ワークフロー自動化の上司とレビュー担当者のための Ecm プログラム。 ドキュメント処理プロセスの迅速な実装と迅速な自動化

知識ベースであなたの良い仕事を送信するのは簡単です。 以下のフォームを使用してください

研究や仕事で知識ベースを使用する学生、大学院生、若い科学者は、あなたに非常に感謝しています.

ポストする http://www.allbest.ru/

専門教育団体協会

「地域金融経済専門学校」

コースワーク

分野：「システム 電子文書管理»

のトピックについて： "Boss-Referent 電子文書管理システム»

1年生が完成

専門：230701 応用情報学（業種別）

ミシナ・アナスタシア・ニコラエヴナ

• 序章
• 1. EDMS Boss-Referent の特徴
• 1.1 電子文書管理：本質と関連性
• 1.2 Boss Referent EDMS の説明
• 1.3 EDMS BOSS-Referent の長所と短所
• 2. EDMS BOSS-Referent の実装経験の分析
• 2.1 連邦税務局における BOSS-Referent の実装の実践 ロシア連邦
• 2.2 Rosnedvizhimost で BOSS-Referent を使用した経験
• 結論
• 参考文献

序章

電子文書管理システムの導入は、特に「電子政府」を作成する州のプログラムに照らして、どの政府機関にも関係があります。

システムの導入により、従業員による職務遂行の管理レベルが向上し、パフォーマンス規律が向上し、同時に組織は次のことを習得します。

- 文書の移動の透明性;

- 部門と請負業者の部門を情報的に接続する単一の情報スペース。

- 情報の可用性と即時アクセスの保証。

- 文書の物理的な複製や移動が不要なため、文書の交換と期限が短縮されます。

- 情報の流れを管理および制御し、その結果、組織全体の管理性を向上させます。

EDMSの効果的な実装モデルを選択するための方法論の主なアイデアは、要件の特性を分析し、開発チームとユーザーチームのメンバーの能力を研究することであり、プロジェクトの種類にも依存します考えられるリスク。

電子文書管理システムのソフトウェアを選択する方法論は、将来のシステムの要件と特定のソフトウェアの機能の比較、比較分析、およびハードウェアと技術に対する EDMS 自体の要件の満足度に基づいています。インフラストラクチャー。

この作業の目的は、Boss-Referent 電子文書管理システムを研究することです。

この目標を達成するには、いくつかのタスクを解決する必要があります。

- EDMS Boss-Referent について説明します。

- BOSS-Referent 電子文書管理システムのユーザーを検討します。

- EDMS BOSS-Referent の長所と短所を特定します。

- ロシア連邦の連邦税務局における BOSS-Referent の実装の慣行を分析する。

- Rosnedvizhimost で BOSS-Referent を使用した経験を評価します。

研究対象はBoss-Referent電子文書管理システムです。

研究テーマはドキュメンテーション支援の自動化です。

1. EDMS Boss-Referent の特徴

1.1 電子文書管理：本質と関連性

電子文書管理の参照先

多くの研究によって裏付けられた世界の慣行は、EDMS の実装を決定する際に、組織は通常、効率を高めたい、ビジネス プロセスを最適化したい、法的要件を確実に遵守したいという 3 つの要因に影響されることを示しています。 この点でロシア市場も例外ではありません。 ちなみに、への移行の関連性 電子文書ロシア企業の売上高は、顧客データの保存、収集、転送、および処理に深刻な要件を課す、施行された「個人データに関する」法律 (No. 152-FZ) によって大きく促進されています。 蓄積される情報量の増大と確保の必要性 信頼できる保護情報システムを支持する企業の選択をさらに明確にします。

同時に、ロシアのオフィスワークに伝統的に固有の詳細を忘れないでください。 ドラフト文書、習熟ログ、転送ログ、文書およびプロジェクトの指示、指示のタスク、実行管理、可変文書承認プロセス - ロシアの文書フローのこれらすべての機能を EDMS で考慮する必要があります。 同時に、システムが管理者の要件を同時に満たす必要があり、管理効率の向上に貢献するだけでなく、従業員のニーズを作成し、 必要な条件生産性と顧客サービスを向上させます。

もちろん、現代の管理者はEDMSに主なこと、つまり企業の効率を高めることを期待しています。 今日、すべての企業がビジネス プロセスの効率性と透明性を自慢できるわけではありません。 誰が特定の機能を実行する責任があるかが明確でなく、従業員が多数の日常業務を実行している状況。 紙の書類、および情報の損失は珍しくありません。

EDMS は、事務作業を合理化し、時間と消耗品を節約するだけでなく、企業のビジネス プロセスのより明確な編成にも貢献し、多くの場合、その効率を大幅に向上させます。

EDMSの従業員は、まず第一に、日常的なコンポーネントの削減とドキュメントの操作の便利さ、必要な情報の検索に時間を無駄にしない機会を期待しています。 重要な要素は、EDMS の使いやすさ、そのインターフェースの「使いやすさ」です。 システムは、毎日それを使用しなければならない普通の従業員にとって明確で理解しやすいものでなければなりません。

SED の利点を検討してください。 したがって、電子文書管理の主な利点は次のとおりです。

1. 情報へのアクセスを改善し、プロセスをより明確に制御することにより、ビジネスの透明性と管理性を向上させます。 管理のためのビジネスプロセスの透明性を高め、詐欺の可能性を減らすために、電子文書管理システムには、システム内のすべての文書に同意して変更するプロセスを明確に示すモジュールがあります。

2. 法的および経済的リスクを軽減することを意味する不可抗力の結果を含む、ドキュメントの信頼できる保管と損失の防止。

3. コスト削減。 電子文書管理の導入により、紙の文書管理で使用される文書の保管コストと消耗品を削減できます。

4. 柔軟なレポートを通じて指示の実行を監視します。これにより、管理者は、処理済み、合意済み、および期限切れのドキュメントの数を分析し、状況を修正するための措置を講じることができます。

5. 従業員の生産性の向上。 定型業務を減らし、時間を節約し、仕事の利便性を向上させることで、従業員の生産性も向上します。 さらに、電子文書管理を正しく構成することで、いわゆる人的要因に関連するエラーを排除することができます。

6.クイック検索。 必要なドキュメントをすばやく簡単に見つけることができることは、EDMS の主な利点の 1 つです。

7. ドキュメントの共同作業。 ワークフローの自動化により、複数のユーザーが同じファイルを同時に操作したり、単一のドキュメント データベースを検索したりできます。

8. ドキュメントへのアクセスの差別化。 システムの各ユーザーは、アクセスが許可されているドキュメントのみを表示します。

9. 文書の調整と承認のプロセスをスピードアップします。

EDMS を選択する際には、システムの柔軟性、特定のビジネス タスクに合わせてカスタマイズする機能、およびさらなる開発の可能性に注意を払うことが重要です。 後者には、財務書類の調整、1C およびその他の会計システムとの統合、バーコード化、一次書類のアーカイブの作成、電子デジタル署名のシステムとの統合、ストリーミング スキャン、自動作成による書類の認識のためのビジネス プロセスの設定が含まれる場合があります。カードなど

電子文書管理の妥当性は、情報の流れの成長や情報環境のダイナミズムなど、当時の客観的な要件によって決定され、国の指導者の声明によってますます確認されています。 ロシア連邦D.A.の大統領として。 ペトロザボーツクの国務院幹部会でのメドベージェフ: 「電子文書管理は 2010 年に現実のものとなるはずです。」 もちろん、大統領の「命令」がまだ完全に実施されているとは言えませんが、多くのロシア企業は、リスクを軽減し、市場での競争上の優位性を獲得するためのツールとして、EDS の有効性をすでに実践しています。

もちろん、EDMS のすべての明白な利点により、ロシア連邦の法律の観点からも、電子文書管理に完全に切り替えることはまだ不可能です。文書、および客観的な生活の現実によるものです。 ただし、ビジネス開発に必要な効果的な管理ツールを入手する機会 現代の状況、現在ロシアの企業が利用できます。

1. 2 EDMS Boss-Referent の説明

管理プロセスにおけるBOSS-Referent EDMSの使用は、企業文書の移動の最適化、組織の経営陣による意思決定の迅速化および管理の質の向上、執行規律の改善および管理につながります。人事業務の効率化。 Boss-Referent 電子文書管理システムは、6 か月から 2 年以内に成果を上げます。

BOSS-Referent プログラムは、品質管理システムの基準に従って文書の流れを整理するのに役立ち、管理タスクを解決する際の信頼できるアシスタントです。

システムの使用法:

- 紙のワークフローを最大限に拒否することができます。

- 契約、アプリケーションの作業を最適化するのに役立ちます;

- 効果的なプロジェクト管理を組織します。

- 経営陣からのタスクと指示の実行に対する制御を改善します。

州および政府の構造にBOSS-Referent電子文書管理システムを導入すると、「電子政府」のタイプによって外部ユーザーとの情報交換を確立し、公共サービスポータルの作業を整理するための基盤が作成されます。 BOSS-Referent ソフトウェア製品は、活動の透明性を確保し、州が提供するサービスの質を向上させます。 このシステムにより、政府機関の維持のための予算支出を削減し、経営の生産性と効率を高め、行政規律をより適切に管理することが可能になります。 民間組織では、システムを構築することで、文書の処理や必要な情報の検索にかかる時間が短縮され、経営判断の効率が向上し、スタッフの生産性が向上します。

EDMS BOSS-Referent には多くの否定できない利点があります。

- 幅広い支部構造を持つ組織における単一の情報フィールドの作成。

- これらの問題の解決に顧客の専門家が関与することで、組織の要件に適応した迅速な実装。

- 便利でアクセスしやすいインターフェイスにより、組織のスタッフは短時間でストレスなくシステム内の作業を習得できます。

- ユーザーの効果的な作業は、クライアント Lotus および Web を通じて実行されます。

- 24 時間 365 日モードの単一のセンターから、すべての支店でシステム、サポート、および管理の信頼性の高い運用。

- 分散環境で作業するときのトラフィックの削減。

- ユーザー数、ドキュメントの種類、サイトの点で、システムを成長させる十分な機会。

- 高レベルの情報保護。

- 豊富で成功した実装経験、開発者のプロフェッショナリズム;

- システムの高品質で魅力的で手頃な価格。

企業での電子文書管理システムの作成には、必要な数のライセンスの購入、システムのセットアップと実装の作業、担当者のトレーニング、システムのサポートとメンテナンスの組織化が含まれます。 BOSS-Referent パートナーは、ライセンスをエンド ユーザーに販売します。 システム内のユーザー数に応じて、BOSS-Referent プログラムのライセンスと IBM Lotus Notes/Domino プラットフォームのライセンスを購入する必要があります。

電子文書管理システムを導入した結果、組織は文書の流れを整理し、文書を処理する時間を短縮し、文書の実行の制御を改善する機会を得ます。 必要な情報をすばやく検索できるため、企業経営者の意思決定の効率が高まります。 競争中 重要な側面 EDMS BOSS-Referent が完全に提供する情報の安全性です。 単一の情報スペースの作成により、当局間の相互作用が改善され、国家構造の活動がより透明になります。

BOSS-Referent管理文書管理システムに基づいて構築された電子文書管理システムは、条件付きでいくつかのレイヤーの組み合わせとして表すことができます。

BOSS-Referent システムは、次のモジュールで構成されています。

サーバー ハードウェア、クライアント ワークステーション、ローカル エリア ネットワーク、モデム、プリンター、スキャナー、無停電電源装置、およびその他の技術的手段。

図 1 - BOSS-Referent 管理文書システムのレイヤー

オペレーティング システム: ネットワーク オペレーティング システム Windows、Linux、その他、およびすべてのハードウェアを 1 つの複合体に結合するトランスポート プロトコル。

Lotus Notes/Domino は、ネットワーク オペレーティング システムへのアドオンであるアプリケーション ソフトウェア プラットフォームであり、ドキュメントの保存、データの複製 (同期)、全文検索、電子メール、およびその他の重要なメカニズムのためのツールが含まれています。

BOSS-Referent - Lotus Notes/Domino 環境で動作し、管理のビジネス プロセスと機能ワークフローの一部をサポートする、適用された相互接続されたソフトウェア モジュール。

組織的および規制上のサポート: 規制、作業規則、ユーザーおよびシステム管理者への指示など。

BOSS-Referent には、電子文書管理システムとオフィス オートメーションを作成するために設計された、相互接続された一連のサブシステムが含まれています。

図2 電子文書管理「BOSS-Referent」の仕組み

BOSS-Referent 電子文書管理システムは、優秀な専門家が割り当てられたタスクにどのように取り組んでいるかを示す好例です。 管理ワークフローと事務作業を自動化するために、BOSS-Referent によって開発されました。 1996 年に設立された BOSS-Referent EDMS は、ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) クラスのソリューションのロシア市場におけるリーダーの 1 つです。 2008 年にインストールされたすべての EDMS ジョブのうち、25%、つまり 4 分の 1 が BOSS-Referent システムで実装されました (DSS Consulting が発表した EDMS 市場調査データによる)。

ロシア最大の EDMS は、ロシア連邦税務局 (FTS) の BOSS-Referent プラットフォーム上に構築されました - 85,000 人以上のユーザーと MTS 会社 - このシステムは 25,000 人以上の従業員を結び付けています。

上記の事実は、指示対象または秘書補佐の職業と「上司」という言葉の起源の歴史を記事とともに説明した直後に、インターネットで「上司の指示対象」という単語の組み合わせを検索すると、その理由を完全に説明しています。専門的な活動でこれらの同じボスと対話する方法については、この製品へのリンクを見つけることができます.

メイン画面は、ユーザーに現在の状況を視覚的に示します。 従業員は、当面のタスクの数と本質、処理のために受け取ったメールとドキュメントの量を簡単に評価し、必要に応じて特定のドキュメント、手紙、または割り当てに進むことができます。 新しいタスクは、完了するまでワーカーを放っておくことはありません。

図 3 - プログラムのメイン画面

プログラムの目標の 1 つは、職場を清潔に整頓することです。 通常、ユーザーは数十のドキュメントを操作します。 表示されるドキュメントの数を制限するために、一緒に機能するラジオ ボタンが使用されます。これは、コンテキストを根本的に変更するのではなく、ドキュメントのリストの現在のビューを絞り込みます。

図 4 - 注文画面

BOSS-Referent 電子文書管理システムのユーザーは、連邦および地方当局、州の統一企業、大規模な支店構造を持つ持ち株会社、および小規模な組織の両方を含む営利企業です。

BOSS-Referent の助けを借りてドキュメント管理を自動化すると、従業員の生産性が向上し、管理上の意思決定を行うための情報へのアクセスが容易になり、パフォーマンスの規律が改善され、その結果、管理の質が全般的に向上します。

EDMS BOSS-Referent によって解決される管理タスク:

- 契約で効果的な仕事を組織する;

- 社内文書の流れを可能な限りペーパーレスにする。

- 連邦または地方当局のワークフローを自動化します。

- マネージャーの注文の実行に対する品質管理を確保するため。

- アプリケーションの作業効率を向上させます。

- 品質管理システム内の文書管理を確立します。

当然のことながら、「上司の指示対象」というクエリは、営利組織と政府機関の両方の代表者によって検索エンジンに入力されることがよくあります。

EDMS BOSS-Referent の実装により、次の結果が得られます。

- 公共サービスの質の向上;

- 訓練の実行の改善、制御性の向上;

- 活動の透明性と開放性を高める。

- 政府機関の業務を確保するためのコストを削減します。

- 「電子政府」（部門間の文書管理、EAR、アーカイブ、公共サービスのポータル）などの統合情報システムの基盤の作成。

システムの投資回収期間は 6 か月から 2 年です。

1.3 EDMS BOSS-Referent の長所と短所

営利企業にとってのメリット:

- 制御性の向上;

- 変更への迅速な対応。

- 市場における会社の競争力を高めます。

BOSS-Referent EDMS の利点は、IBM Lotus プラットフォームの幅広い機能、ハイテク アーキテクチャ、豊富な実装経験によって決まります。 競合他社と比較したソリューションの次の利点を区別できます。

利点:

- 文書処理プロセスの迅速な実装と迅速な自動化。

- インターフェイスが便利で直感的であるため、ユーザーはシステムの操作の基本を簡単に学習できます。

- Lotus クライアントと Web の両方を介してシステムを使用するユーザーの本格的な作業の可能性。

- 顧客の専門家によるものを含め、システムを組織のニーズに適合させる十分な機会。

- 地理的に分散した構造を持つ組織で、真に統一された情報スペースを構築する可能性。

- 「ドキュメントは作業に必要な場所にのみ配信される」という原則の実装により、分散環境で作業する際のトラフィックを削減します。

- システムの信頼性とフォールト トレランスを 24 時間年中無休で保証します。

- システムのメンテナンスの容易さと、単一のポイントからすべてのブランチで EDMS を管理できる可能性。

- 高度なデータ セキュリティの確保。

- 価格/品質比の点で市場で最高のオファーの1つ;

- システムの有効性と利点は、多くの成功した実装の経験によって確認されています。

欠点の中には、オフライン作業の欠如とわずかに時代遅れのインターフェースが挙げられます。 ユーザー側のプラットフォームに対する偏った態度があります。 通常のスタッフの離職、グループ アクセス権の欠如の状況でのドキュメントへのアクセス権の管理は非常に不便です。 新しいソフトウェア バージョンのリリースに関する問題、不十分な保証サポート。

2. EDMS BOSS-Referent の実装経験の分析

2.1 ロシア連邦国税庁における BOSS-Referent の導入慣行

IT Co. Group とそのパートナーは、さまざまな業界、規模、および所有形態の企業で、BOSS-Referent プラットフォームに基づく電子文書管理システムを作成するための多数のプロジェクトを実施してきました。

ロシア連邦の連邦税務局は、わが国の国家機関の構造の中で最大の部門です。 毎年、連邦税務局は市民から 20 万件を超える文書を受け取り、処理しています。 法人そして政府の構造。 この点で、連邦税務局の主なタスクの 1 つは、文書管理システムを作成することです。

IT Co. が Lotus Domino/Notes プラットフォーム上で開発した BOSS-Referent ソフトウェア パッケージは、連邦税務局の部門別電子文書管理システムの基盤として選ばれました。 EDMS を作成するための IT Co. とロシア連邦税務局 (GNIVTS) のメイン リサーチ コンピューティング センターの共同プロジェクトは、3 つの段階で実行されます。

現在、システムの利用者数は8.8万人を超えており、プロジェクト終了後は12万人以上がシステムで働くことになります。 すでに今日、ロシア連邦税務局の電子文書管理システムは、わが国で最大のものです。

2008 年半ばの時点で、ロシア連邦税務局の部門別電子文書管理システムには 800 以上の組織が含まれています。 含む: 連邦税務局の中央事務所、連邦税務局の 80 以上の領土部門、ロシア連邦の連邦地区のための連邦税務局の 7 つの検査、多額の納税者のための 9 つの地域間検査、750 以上の地区および連邦税務局の市の検査官。

2007 年のドキュメント フローの定量的指標は印象的です。 セントラル オフィスで EDMS を使用して配信および登録された受信および送信レターの数は、それぞれ 185,000 の受信ドキュメントと 235,000 の送信ドキュメントでした。 たとえば、タタールスタン共和国の連邦税務局の領土管理の場合、これらの数字は等しく、113,000 と 132,000 のドキュメントです。

図 5 - 連邦税務局の電子文書管理システム

連邦税務局の電子文書管理システムは、ロシアの連邦税務局である IFTS (Inspectorate of the Federal Tax Service ）ロシアの、そして仕事の過程でお互いに効果的な相互作用を確実にします。

ロシア連邦税務局の EDMS は 3 つのレベルで構成されており、その間で情報のやり取りが行われます。

レベル 1: EDMS CA FTS

第 2 レベル: SED UFTS (MRI) (「SED-Region」)

レベル 3: SED IFTS。

Lotus Notes/Domino ファミリーの製品は、FTS EDMS の基本コンポーネントとして使用されます。

Notes/Domino システムは、ユーザーとサーバーの証明書のマルチレベル階層システムを維持します。 このプロジェクトでは、3 レベルの組織構造と部門の地域分布を考慮して、組織全体で単一の証明書システムを使用しています。 このスキームに従って、Lotus Notes/Domino インフラストラクチャは単一のルート認証者 (FTS) に基づいています。 CA / FTS の中央局の証明書と同様に、CodeUFTS / FTS タイプのレベル 1 認証者が FTS ごとに作成されています (たとえば、R05 / FTS)。

各 FTS (MRI) には独自の Notes ドメインがあります。 すべての UFNS サーバーは、ドメイン内の最初のサーバーとしてインストールされます。 地域検査のサーバーは、同じドメイン内の 2 番目のサーバーとして設定されます。

すべての FNS (MRI) サーバーには、独自の Lotus Notes (Domino Directory) アドレス帳があります。

連邦税務局の統一カタログは、以下によって提供されます。

中央ハブ サーバーへのすべてのアドレス帳の複製 (プッシュ)。

Directory Catalog データベースと Lotus Notes Dircat 標準タスクを使用する。

ディレクトリ カタログ データベースのリージョンへのレプリケーション (プル)。

これにより、さまざまな FTS、MRI、IFTS 間で任意のメール交換とやり取りを行うことができます。

連邦税務局の主な特徴は、3 レベルのオフィス システムです。 部門の長だけでなく、彼の代理人や部門の長も独自のオフィスを持っています。 この点で、マルチオフィス構造は、対象ユーザーと部門のレベルで機能するため、適切なアクセス権を与えられたユーザーのみがさまざまなグループのドキュメントを操作できるようになります。 地区検査の従業員は、検査ごとに特別に作成されたデータベース「Chancery - IFTS」を使用します。 EDMS は、税務サービス部門に配信および登録されたドキュメントの毎週の登録を自動的に生成し、対象ユーザーに転送します。 同様の記録が地区検査から関連部門に送られます。

連邦税務局の EDMS では、DB「Chancery」のドキュメントをアーカイブする機能が実装されています。 地域部門、検査、中央アジアのアーカイブは自律的です。

税務職員向けに特別に開発されたシステム 通信教育、連邦税務局の EDMS のすべての機能を考慮し、そのモジュールです。

2 .2 Rosnedvizhimost で BOSS-Referent を使用した経験

連邦不動産地籍庁 (Rosnedvizhimost) は、 連邦機関行政権、国有財産の管理機能の実行、および国有不動産地籍の維持の分野における公共サービスの提供、不動産の州地籍登録の実施、地籍活動、州地籍土地評価、土地管理および土地の状態監視。国有地管理の機能と同様に。

Rosnedvizhimost の EDMS の構築は、2 つの方向で実行されました。部門の中央オフィスでの文書循環の自動化と、地域レベルでの電子文書管理システムの導入です。チャンバー。

2015 年半ばの時点で、ロスネドヴィジモストの EDMS には、チュクチからのタイムゾーンにある 220 を超える部門の組織 (中央局、連邦の主題のためのロスネドヴィジモストの領土管理、連邦の主題のための連邦地籍会議所) が含まれていました。カリーニングラードでは、電子文書管理システムのアクティブ ユーザー数が 2000 を超えました。

実施のほぼ最初の日から、当局はすべての政府の指示を無条件に実行することを保証する強力なツールを受け取りました。 このシステムにより、すべての幹部が個別に命令の実行を監視できます。 EDMS の導入の非常に重要な結果は、現在の対応を含むドキュメントの保存の問題が解消されたことです。

システムは専用サーバー上に展開され、動作します。 これは、フェデレーションの各サブジェクトがそのサーバー ベースとサブスクライバー ネットワークに地域の電子文書管理システムを展開していることを意味しますが、これらすべての地域の EDMS は、 共通システム. つまり、担当部門の従業員がEDMSで独立して作業を行うことができる階層構造が構築されています。

このシステムには、次の主要な生産プロセスを最大限に自動化できるソフトウェア コンポーネントが含まれています。

- 受信および送信ドキュメントの登録 (マルチレベルの複雑なデータベース「オフィス」);

- 文書の配布;

- 市民の訴えを処理し、彼らに対して下された決定の実行を監視する (データベース「市民の声明」)。

- 受信文書（DB「指示」、DB「ヘッドオフィス」）に従って、機関の管理者によって与えられた指示の実行を制御します。

- 登録、注文の保存、指示、管理者の指示など (DB「組織および管理文書」);

- 草案文書の承認、承認のための提出、およびその後の登録。

- ドキュメントを操作する「公式使用のため。

- ドキュメントの検索。

各領土行政は、行政の文書サポートを維持するための独立した作業を行うための同様のデータベースのセットを自由に使用できます。

ドキュメントを登録し、紙から電子形式に変換するプロセスを最適化するための作業が行われました。 専用のソフトウェアとハ​​ードウェアの複合体が接続されているため、大量のドキュメントを同時にスキャンし、ドキュメント イメージを EDMS 登録カードに自動的に添付できます。

プロジェクトの実施中に、地域部門のユーザーを含むすべてのカテゴリのユーザー向けにトレーニング セッションが編成および実施されました。 これは、システムで作業を開始し、ドキュメントを操作するための新しい条件に適応するための追加の肯定的な要因でした.

技術サポートは、エージェンシー本部の部門 EDMS 管理グループによって集中的に実施されます。

現時点では、次の分野でシステムを開発することは興味深いようです。

1.会議の開催、決定の管理、およびそれらの報告のプロセスの自動化。

2. 機関の構造部門におけるプロジェクト文書の保管と管理のプロセスの自動化。

3. EDMS と他の自動制御システムとの相互作用、およびシステムとドキュメントによって提供されるサービスの公開の管理。

4. 領土行政における文書の実行および中央事務所における報告の受領に対するエンドツーエンドの制御の可能性。 これにより、当局の地域局に実行のために送信される文書の現在のステータスと、それらに対して作成された指示に関する情報を取得するための追加のメカニズムが提供されます。

5. 中央局からの EDMS-TU の自動監視の可能性 (統計情報の収集)。 下位組織の EDMS における文書の作業の定量的指標に関する構造化データの利用可能性。 統計レポートを生成する機能。

結論

受信/送信/内部通信、ファックス、契約、アプリケーション、指示、およびその他の作業文書などの増加する情報は、長い間ビジネスプロセスの不可欠な部分となっており、定期的な処理と順序付け - 生成、ソート、分析、調整、および承認。

EDMS は、ドキュメントの処理を容易にし、保存された情報の関連性を確保し、必要なデータの検索にかかる時間を大幅に短縮します。

最適な EDMS の選択では、解決するタスクと企業または組織の特性を考慮する必要があります。 現在、大規模な組織の事務作業のすべての領域をカバーする複雑な EDMS と分散型保持構造の両方を実装することが可能であり、中小企業向けのよりシンプルで単純なシステムも実装できます。

電子文書管理システムの主な機能

- 電子通信や従業員の内部文書を含む、通信の登録と保存。

- 文書の調整と承認のプロセスの最適化。

- ドキュメントの自動アーカイブのためのカスタマイズ可能なメカニズムを使用して、ドキュメントの信頼性が高く、運用可能で長期的なアーカイブ ストレージを確保します。

- フォームとドキュメント テンプレートの統一と標準化。

- クライアントのリストを維持し、クライアントとのやり取りの履歴を追跡します。

- 単一の情報スペースを作成し、オフィス内およびリモートアクセスモードで従業員が完全に機能する可能性を確保します。

- 一般および個人的なイベントの企画。

EDMS の大きな利点は、ドキュメントだけでなく、従業員のコミュニケーション プロセスも電子形式に変換できることです。これにより、会議やディスカッションの編成、関連する戦略的な情報の交換、および場所（他のオフィス、他の都市）に関係なく、従業員の行動の調整。

電子文書管理システムの実装段階:

- EDMS の文書、要件、および機能を維持するための既存の規制の調査

- ソフトウェアのインストールによる試運転

- 従業員ユーザー向けのシステム操作に関するトレーニング

・試運転時のサポート

EDMS の導入により、組織内のワークフロー プロセスが質的に変化し、次の利点がもたらされます。

- 企業データベースでのエンドツーエンド検索による必要書類の検索時間の短縮。

- 労働集約度を減らし、さまざまな部門間の相互作用の効率を高めます。

- さまざまな部門間のやり取りの効率を高める;

- 文書処理プロセスの管理および制御システムの改善。

- 管理情報の配信時間の短縮: 注文、指示、割り当て;

- ドキュメントを紛失するリスクを軽減します。

- 提供された情報の完全性と関連性による迅速な意思決定の可能性。

- すべての送受信ドキュメントをスキャンすることにより、会社のワークフロー内の紙のドキュメントの数を減らします。

- アクセスの役割とこの情報に対する従業員の権利を考慮して、システムへの許可されたアクセスを導入することにより、ドキュメントの保存のセキュリティを強化します。

EDMS の 1 つの例は、このホワイト ペーパーで検討している BOSS-Referent システムです。 提示された例からわかるように、多くの機関 (Federal Tax Service、Rosnedvizhimost) がすでにそれを実際に実装しており、ドキュメント フローの実際的な最適化に関連する結果を評価することができました。

リスト文学

1.バイコバI.ユ。 書類の流れと事務：書類で仕事を整理する方法。 - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Bardaev E.A.、Kravchenko V.B. 文書管理。 - M.: アカデミー、2012. - 291 p.

3. バサコフ M.I. 質疑応答の事務と対応：経済大学の学生のための教科書 - 第5版、改訂。 そしておまけ。 // シリーズ「教科書と学習ガイド」 - ロストフ n / a: 出版社「フェニックス」、2013. - 320 p。

4. ボビレバ M.P. 自動化されたシステムの使用のコンテキストにおける組織のワークフローの分析の問題。 - 2012. - No. 8. - p. 50-56

5. ボビレバ M.P. 情報管理への道 (ドキュメント管理の自動化のコンテキストでドキュメント管理サービスのアクティビティを評価する問題) // Deloproizvodstvo. - 2014. - No. 2. - と。 67-69

6. Bykova T.A.、Kuznetsova T.V.、Sankina L.V. 経営（事務）のドキュメンタリー支援：Proc. 手当。 - 第2版。 M.: INFRA-M, 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M.、Dorofeeva O.P.、Gubskaya E.K. 秘書業務。 シリーズ「養成講座」。 ロストフ n / a：フェニックス、2011年。 - 270 p。

8. Grinberg, A. S. 管理のドキュメンテーション サポート [電子リソース]: 「経済学」と「管理」、専門分野「情報学」、「ドキュメンテーションとドキュメンテーション管理」、「自動化と管理」の分野で勉強している大学生のための教科書 / A. S. Grinberg et al. - M. : UNITI-DANA, 2012. - 391 p.

9.事務処理（文書管理の組織と技術）; 大学向け教科書 / Kuznetsova T.V.、Sankina L.V.、Bykova T.A. や。。など。; 教授の編集の下で。 T.A. クズネツォワ。 - M.: UNITI-DANA, 2013. - 359 p.

10. 組織の活動の文書化支援。 バラノフスキー V.P. チュートリアル. - M.: 著者と出版社の協会「タンデム」。 出版社 Ekmos、2005 年 - 276 ページ。

11.管理（事務）の文書化支援：Proc。 決済 / T.A. Bykova ほか - 第 2 版、改訂。 と追加 - M.: NITs Infra-M、2013. - 304 p.

12. クズネツォフ S.L. 自動化システム登記・執行管理 // 秘書業務。 - 2011. - No. 4. - と。 48-49

13. クズネツォフ S.L. 管理のための文書化サポートの最新技術 - M .: MPEI; 2012. - 361ページ。

14. Kuznetsov, I. N. Office work [電子リソース]: 教育およびリファレンス マニュアル / I. N. Kuznetsov. - 第 6 版、改訂。 と追加 - M. : パブリッシング アンド トレード コーポレーション「Dashkov and Co」、2013 年。 - 520 ページ。

15. Kunyaev, N. N. Confidential office work and secure electronic document management [電子リソース]: 教科書 / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; 合計未満 編。 N. N. クニャエバ。 - M.: ロゴス、2011. - 452 p.

16. 電子政府。 電子文書管理。 用語と定義: 教科書 / S.Yu. カバショフ。 - M.: NITs INFRA-M、2013. - 320 p.

17. ストラステンコ V.V. STC IRM。 なぜビジネスの自動化が必要なのですか? - アクセスモード: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. 電子文書管理システムの概要。 - アクセスモード: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. 電子文書管理 - 文書管理システム。 - アクセスモード: http://www.IT.ru/

20. 自動化されたエンタープライズ管理システム。 - アクセスモード: http://www.cmdsoft.ru/

21. 電子リソース: コンピュータ技術センター: N-System 電子文書管理システム。 - アクセスモード: http://www.cland.ru/

Allbest.ruでホスト

類似文書

オフィス オートメーション ソフトウェア システム。 電子文書管理システムの導入効果の評価。 ZAOテクノリガにおける事務サービスの分析。 EDMS「BOSS-Referent」に基づく電子文書管理システムの作成。

タームペーパー、2015 年 3 月 4 日追加


「参照対象」、「秘書-参照対象」、および「kerіvnikのヘルパー」を理解するためのエッセンスとspivvіdnoshnja。 別の補助指示対象の資格。 ウクライナにおける指示対象者の職業に関する規範文書。 非常線の背後にある参照対象の活動を規制する文書。

タームペーパー、2015 年 3 月 22 日追加


分析 現代のシステム組織のオフィスオートメーションと電子文書管理、それらの分類の特徴。 電子文書管理の自動化の問題点。 電子文書管理システムを実装する利点。

タームペーパー、2013 年 1 月 15 日追加


電子文書管理の本質と意義、企業管理プロセスの効率化への影響。 ドキュメントを処理するための並列または順次スキームの決定。 電子文書管理プログラムの分類。

タームペーパー、2014 年 4 月 22 日追加


電子文書管理の基本的な概念と原則、その実装の利点。 Portable Document Format (PDF) は、ポータブルでプラットフォームに依存しない、ポータブルな電子ドキュメント形式です。 電子デジタル署名: 目的とアプリケーション。

プレゼンテーション、2016 年 1 月 31 日追加


電子文書管理の概念と定義 (本文中) 連邦法）。 電子文書管理システム (EDMS) における小規模企業の必要性。 EDMS機能の分類、その基本要件。 ドキュメントの属性と詳細。

プレゼンテーション、2015 年 3 月 21 日追加


電子文書管理ツール導入の問題点分類：過剰科学、耐環境性とリバースエンジニアリング、カスタマイズ、アンダープロジェクト。 従業員と経営陣の保守主義。 電子文書に法的強制力を与える。

要約、2011 年 5 月 17 日追加


技術的特徴企業に電子文書管理システムを実装する際の具体性、時間枠、および複雑さ。 EDMSの導入に関連する職員の動機付けと再訓練から生じる心理的性質の問題の分析。

タームペーパー、2014 年 4 月 12 日追加


電子文書管理の本質と種類; その組織の原則。 行政文書および参考文書の実行に関する規則。 アーカイブ基金の概念と性質。 組織における電子文書管理の規制。

タームペーパー、2014 年 10 月 16 日追加


情報管理サブシステムの特徴。 コンセプトと類型 規範文書組織。 合同会社「大型パネル住宅施工工場」における書類の流れの検討。 電子文書管理「Delo」の実装方法。

3 機能モジュール「オフィス」 送受信通信を伴う作業の全サイクル: 文書カードのテンプレートの使用 通信の登録 検討のための文書の送信、解決策の作成 習熟シートの作成 文書の元の紙の場所の監視 実行、習熟、送信「オンファイル」 文書をスキャンし、ファックス サーバー経由で受信した文書を処理する 送信文書の番号を予約する 集中型、分散型、および混合形式のワークフローをサポートする

4 受信文書の AC の作成 文書カードから新しい相手方を作成する 再登録のために文書をチェックする このタイプの文書の登録ログを指定する 期限と受信解像度を指定する 1) バーコード付きのステッカーまたはカードを印刷する 2 ) スキャンした文書画像を添付: スキャナーからのローカル ディスクから (通常またはバーコードでスキャン)

5 登録 複雑な登録番号のサポート。 すべての種類のドキュメントの番号付けテンプレートを設定します。 1 つのカウンターに複数のフォーマットを使用する機能。 書類には印鑑、番号、バーコードが貼られています。 簡略化されたRK-遠征を使用することが可能です。

6 レビュー 複数の従業員が文書をレビューする可能性。 受信ドキュメントに標準ルートを使用する機能。 決議草案を作成し、決議テンプレートを使用する機能 統制の種類を指定して文書を統制下に置く コントローラまたは管理単位を選択する 決議条項を手動またはテンプレート ビューから追加する / 以前に作成した決議草案を変更する

決議の7段落 責任執行者と共同執行者、件名、期間、管理者が示されています。 解像度のコントロール ポイント、非コントロール ポイントの指示が作成されます。ドキュメントはレビューのために送信されます。 オリジナルの転送を修正する 定期的な管理で注文を作成する

8 命令 執行者は、執行命令の受領に関する通知を受け取ります。 オーダーの作成者および管理者は、次のことができます。 締め切りを調整する 実行者が指示をキャンセルする 作成者、管理者、実行者は、締め切り違反に関する通知を受け取ります。

9 命令の執行 命令の執行者は以下を行うことができます: 彼の命令 (一連の命令) に基づいて新しい命令を作成する。共同執行者または子注文 添付ファイルを配置する 事前に準備されたドキュメントへのリンク 実行注文の実行レポートに単にコメントを配置する

10 実行管理 注文の作成者と管理者は、注文を承認するか、修正のために返送することができます。 パフォーマンス規律制御: パフォーマンス規律レポート (ReportsMan レポート ジェネレーター)。 注文が実行された 注文が期限切れになった 注文が実行されている コントローラーはドキュメントカードで直接注文を承認できます

12 送信の準備 1. カードのフィールドに入力します 必須フィールドにはアイコンが付けられています 一部のフィールドはデフォルトで入力できます 値はフィールドに直接入力されます

13 送信の準備 2.文書を配置します 「コンテンツ」フィールドにテキストを入力します データベースからローカルディスクから添付ファイルを追加します スキャナからのテンプレート 添付ファイルは、カードテンプレートに事前に添付できます。 添付ファイルのサイズは、システム管理者が制限できます。

15 送信の準備 3. 既存のルートを変更してルートを生成する ルートを設定できます: 1) 「ハード」 - 承認者と承認の順序を変更することはできません 2) 「フレキシブル」 - 承認者を削除および追加できます 3)新しいものを追加することはできますが、デフォルトのものを削除することはできません。 パラメータは、ネゴシエーション ステージごとに設定されます。

21 文書の承認 追加承認と委任 追加。 承認 – 追加の承認ブランチ。 メインコーディネーターのビザは、追加の決定に関係なく、文書に添付されています。 コーディネーター。 委任 - 承認が委任された従業員のビザが文書に添付されています。

28 モジュール「市民の抗議」 口頭および書面による抗議の処理の全サイクル: 抗議の登録 検討 決議の作成、実行 抗議への応答の承認を得て準備 外部組織への関連要求の作成 外部組織からの要求への応答の登録

30 控訴の作成者 控訴の作成者と連携する: 参考書「ロシアの住所の分類子」(KLADR) を接続する機能 作成者に関する完全な情報: 氏名、住所、勤務先、社会的地位、福利厚生など。 EDMS BOSS-Referent は、レベル 2 ～ 4 の個人データ保護クラスに関して、認証に必要な FSTEC 認証に合格しています。

31 意思決定プロセスのサポート 意思決定プロセスで処理される文書の種類: 意思決定プロセスの文書コンポーネントは、BOSS-Referent システムで自動化されています。 ORD サービスの申し込み メモ 契約書 ドラフト 送信ドキュメント 意思決定モジュールのビジネス プロセスは、標準の意思決定プロセスを使用して実装されます。

32 機能モジュール「意思決定」 データベース内 意思決定が実行されます。 文書移動ルートの形成 「その場で」経路の変更 文書移動制御 文書の登録 (自動登録を含む) 契約、ORD、および番号の予約送信ドキュメントの下書き 37 通知サービス ユーザーは、到着する通知を通じて、すべてのシステム イベント、およびシステムで実行する必要があるアクションについて通知されます。 通知は次のように分類されます。 情報メッセージ DB キャビネット (スタート ページのダイアリーに表示) へ Lotus Notes または他のメール システムのメールボックスへ

アラビア語 ブルガリア語 中国語 クロアチア語 チェコ語 デンマーク語 オランダ語 英語 エストニア語 フィンランド語 フランス語 ドイツ語 ギリシャ語 ヘブライ語 ヘブライ語 ヒンディー語 ハンガリー語 アイスランド語 インドネシア語 イタリア語 日本語 韓国語 ラトビア語 リトアニア語 マダガスカル語 ノルウェー語 ペルシャ語 ポーランド語 ポルトガル語 ルーマニア語 ロシア語 セルビア語 スロバキア語 スロベニア語 スペイン語 スウェーデン語 タイ語 トルコ語 ベトナム語

定義 - BOSS-Referent

BOSS-Referent

フリー百科事典ウィキペディアより

システム BOSS-Referent管理ワークフローと事務作業を自動化するように設計されています。 1996 年に設立された BOSS-Referent EDMS は、ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) クラスのソリューションのロシア市場におけるリーダーの 1 つです。 2008 年にインストールされたすべての EDMS ジョブのうち、25%、つまり 4 分の 1 が BOSS-Referent システムで実装されました (DSS Consulting が発行した EDMS 市場調査による)。

ロシア最大の EDMS は、ロシア連邦税務局 (FTS) の BOSS-Referent プラットフォーム上に構築されました - 85,000 人以上のユーザーと MTS 会社 - このシステムは 25,000 人以上の従業員を結び付けています。

EDMS BOSS-Referent は誰のためのものですか?

BOSS-Referent 電子文書管理システムのユーザーは、連邦および地方当局、州の統一企業、大規模な支店構造を持つ持ち株会社、および小規模な組織の両方を含む営利企業です。

BOSS-Referent の助けを借りてドキュメント管理を自動化すると、従業員の生産性が向上し、管理上の意思決定を行うための情報へのアクセスが容易になり、パフォーマンスの規律が改善され、その結果、管理の質が全般的に向上します。

BOSS-Referent EDMS はどのような管理タスクの解決に役立ちますか?

• 契約で効果的な仕事を組織する。
• 社内文書の流れを可能な限りペーパーレスにする。
• 連邦または地方当局のワークフローを自動化します。
• マネージャーの注文の実行に対する品質管理を確保します。
• アプリケーションでの作業の効率を高めます。
• プロジェクトのドキュメント フローとチームワークの可能性を実装します。
• 品質管理システム内の文書管理を確立します。

EDMS BOSS-Referent導入の効果は？

当局では：

• 公共サービスの質の向上;
• パフォーマンス規律を改善し、管理性を向上させます。
• 活動の透明性と開放性を高める。
• 政府機関の業務を確保するためのコストを削減します。
• 「電子政府」（部門間の文書管理、EAR、アーカイブ、公共サービスのポータル）などの統合情報システムの基盤の作成。

営利企業の場合:

• 管理性の向上。
• 変更への迅速な対応。
• 市場での会社の競争力を高めます。

システムの投資回収期間は 6 か月から 2 年です。

自動化されたプロセス

BOSS-Referent システムは、ワークフローと管理プロセスを自動化するように設計されています。

システムには、以下を実装できる機能が含まれています。

承認プロセスのサポート

• 標準の使用と特殊なプロセスの作成を可能にします。
• 承認者のリスト、承認の種類および条件を変更する可能性を提供します。
• 承認プロセスを制御できます。
• ドキュメントのバージョンと承認履歴に関する情報を提供します。

注文執行管理

• 発行されたすべての注文の会計を保証します。
• 指示の実行とスペシャリストのロードの適時性を追跡できます。
• 命令の実行とドキュメントの開発に関する統計を生成します。

受信メールと送信メールの処理

• さまざまな形式で受信した通信の登録を提供します。
• 複雑な登録番号をサポートします。
• ドキュメントを相互にリンクできます。
• 決議の実施と決議草案の作成を可能にする。
• 単一の情報スペース内で複数のオフィスの作業を保証します。

システムの機能の詳細については、製造元の Web サイトを参照してください。

利点

EDMS BOSS-Referent には、多数のユニークなコマーシャルと 技術的な利点、ドキュメント管理ソリューションのロシア市場でリーダーシップをシステムに提供します。

このシステムは、大企業と大企業の両方のニーズを満たします。 小さな組織業界を問わず、公的機関は、EAR、ポータル、法的に重要なドキュメント フロー、アーカイブなどの複雑な情報システムを作成できます。

BOSS-Referent EDMS の利点は、IBM Lotus プラットフォームの幅広い機能、ハイテク アーキテクチャ、豊富な実装経験によって決まります。 このソリューションの次の利点を区別できます。

便利なインターフェース

BOSS-Referent EDMS は、組織全体、特に従業員の効率を改善するように設計されています。 従業員が新しいアプリケーションでの作業にどれだけ迅速に関与できるか、電子文書管理システムに標準操作がどれだけ迅速に実装されるかに影響する重要な要素は、ユーザビリティと呼ばれるものです。これは、作業しているユーザーに心理的および美的利便性を最大限に提供することに重点を置いたユーザー インターフェイスです。アプリケーションで。 BOSS-Referent は便利で使いやすい

今日の BOSS-Referent システムのインターフェースは、一般のユーザーにとって直感的に理解しやすく、同様のシステムの中で最も使いやすいものの 1 つです。

「ダイアリー」と「名刺」

バージョン 3.2.1 から、システムには開始ページがあり、仕事で常に使用されるアイテム (日記と名刺ホルダー) が含まれています。

概念的には、開始ページは個別のワークステーション (AWP) です。 これは、各ユーザーが作業しやすいようにページ コンポーネントを構成できることを意味し、主要なシステム ツールは常に手元にあります。

必要な情報だけ

BOSS-Referent システムのインターフェースは、さまざまなユーザー グループがより迅速かつ便利に作業できるように設計されています。必要なツールとデータのみが提供されます。

ユーザーは、システムで作業するときに解決しなければならないタスクに従って、条件付きで次のグループに分けることができます。

• 執行者 - 文書カードに記入し、承認のために文書を送信し、署名し、文書の進行状況を監視し、経営陣からの指示を報告します。
• マネージャー - 文書に関する意思決定 (文書の調整と署名) を行い、指示の実行を制御します。
• 事務員 - 書類の受理、登録、送付、行政規律の管理。

ユーザーグループごとに、同じドキュメントでもインターフェースが異なります。

完全な Web アクセス

BOSS-Referent には、すべてのユーザー機能をサポートする完全に機能する Web バージョンがあります。 したがって、EDMS BOSS-Referent を使用すると、Lotus Notes クライアントと Web ブラウザの両方で、ユーザーの本格的な作業が可能になります。

ユーザーフレンドリー

Web で BOSS-Referent EDMS を使用することは、Lotus Notes クライアントで作業することとほとんど変わりません。

両方のバージョンのインターフェイスは同じです。ツール、ドキュメント カード、システム内のナビゲーションの原則は同じです。 ユーザーが両方のバージョンで作業する場合、たとえば、オフィスではアクセスに Lotus クライアントを使用し、自宅からのアクセスには Web ブラウザーを使用する場合、各バージョンで作業するためのルールを学習する必要はありません。 - 両方のバージョンで同一です。

システムへの Web アクセスを使用するのが適切なのはいつですか?

次の条件の下では、組織が Web インターフェイスを介して BOSS-Referent を操作する方が適切です。

• 組織が Lotus 以外のメール クライアントを企業標準として採用している場合、それを置き換えることはお勧めできません。ドキュメントの操作は、システムのインターネット バージョンを介して実装できます。
• モバイル ユーザーが EDMS ユーザーの大部分を占める場合、インターネット アクセスを備えた任意のポイントからシステムにアクセスできる方が便利です。
• 現場の組織の方針が 情報技術可能な限り Web インターフェースを介して利用可能なアプリケーションの使用を含みます。
• 組織が地理的に離れたオフィスに非常に多くのユーザーを抱えている場合、Web バージョンを使用すると、EDMS の実装を高速化し、プロジェクトのコストを削減できます。

技術的特徴

BOSS-Referent システムへの Web アクセスを構成するために、追加のサーバーは必要ありません。 追加の設定ロータス ドミノ サーバー。 同じサーバーは、Lotus クライアントで作業するユーザーをサポートするためにも使用されます。

Web で作業するときのシステム ユーザーの認証は、次の 3 つの方法のいずれかで実装されます。

• ロータス ドミノ (のみ 可能なバリアント Web と「シック」クライアントを介して作業を組み合わせるユーザー向け)。
• Active Directory 経由 (Winlogon コンポーネントの使用が可能);
• LDAP 準拠のディレクトリを使用します。

ユーザーのメールで受信した通知は、Web で作業している場合、HTML リンクのように見えます ( メール クライアントロータス）。

Web アクセスでは、ActivX コントロールや Java アプレットをダウンロードする必要はありません。 ユーザーが Web で作業できるようになった後、管理者が指定したリンクを使用してログインし、認証に合格すると、システムのフル バージョンをすぐに使用できます。

迅速なプロセス自動化

EDMS を迅速に実装するには何が必要ですか? そのためには、文書を短時間で処理するためのプロセス（規則）をシステムに設定する必要があります。

そのため、BOSS-Referent には、特定の顧客向けにカスタマイズするだけでよい標準ドキュメントを操作するための一連の事前設定されたプロセスが付属しています。 このシステムには、「キューブ」から特殊なドキュメントを処理するためのプロセス (たとえば、ローン申請の承認プロセスなど) を迅速に構築するように設計されたコンストラクター要素も含まれています。 これにより、顧客の要件に対するシステムの実装と適応の時間を大幅に短縮できます。

どの組織にも、ドキュメントを操作するための規則があり、規則 (または規則) の形で固定されている場合と固定されていない場合があり、ビジネスを自動化するときに考慮する必要があります。 規則は、文書に何が起こるかを定義します さまざまな段階彼の ライフサイクル. 管理自動化システムを実装する場合、規制は電子行政規則 (EAR) の形で実装されます。 BOSS-Referent EDMS では、電子規則を「意思決定プロセス」（例えば、「契約意思決定プロセス」または「メモ意思決定プロセス」）と呼んでいます。

「意思決定プロセス」の要素 (規制)

「意思決定プロセス」は、文書カードと文書の経路から形成されます。

ドキュメント カードは、管理者が設定する画面フォームであり、ドキュメントの属性とドキュメント自体が、スキャンされた電子イメージまたはドラフト ドキュメント (Microsoft Word 形式など) の形式で含まれています。

ドキュメント ルートは、システム管理者がドキュメント タイプに対して設定する一連のドキュメント処理ステージです。 ルートには、ドキュメント処理の次の段階が含まれる場合があります。

• 準備;
• 合意;
• 署名;
• 声明;
• 登録;
• 実行;
• アーカイブに転送します。

承認段階は、1 つまたは複数の段階で構成されます。 各ステージは、次の一致するブロックのいずれかを使用して作成されます。

• 平行;
• 一連;
• 条件に応じて遷移します。

「意思決定プロセス」（規程）の整備

組織によって処理される文書の全体の流れは、条件付きで、大多数の組織に典型的な文書と、原則として工業的な性質の特殊な文書に分けることができます（銀行ではこれらは融資申請であり、コンサルティング会社ではレポートです-レポート）など）。

BOSS-Referent には、標準ドキュメントを操作するための事前構成されたプロセスが含まれており、システムに組み込まれたコンストラクター「キューブ」から特殊なプロセスを組み立てることもできます。

一般的なプロセスの設定

BOSS-Referent システムの基本バージョンには、標準ドキュメント用に事前構成された 5 つの「意思決定プロセス」が含まれています (大多数の組織で使用されています)。

• 契約;
• 組織および管理文書;
• 送信文書の下書き;
• メモ;
• アプリケーション。

これらのプロセスのために、BOSS-Referent システムは、ドキュメントと標準ドキュメント カードの移動のための標準ルートを実装します。 組み込みプロセスはユニバーサルであり、管理者は簡単な設定で変更できます。

5 つの典型的なプロセスのいずれかのカードの構造は、システム管理者によって構成されます。 この場合、一部のフィールドはデフォルトで入力することができ、一部のフィールドはシステム ディレクトリを使用して入力できます。

事前に構成されたプロセスのルートはシステムに既に設定されており、前述のドキュメント処理と承認ブロックの段階で構成されています。 システム管理者は、承認ブロックを使用して承認プロセスを設定したり、ドキュメントの承認、署名、および承認に関与する従業員を決定したりできます。

専門プロセスの作成

BOSS-Referentで専門的なドキュメント（ローン申請書など）を使用する企業は、必要な専門的なルートとドキュメントカードを迅速に設計できます。

特殊化されたルートの作成は、Lotus Workflow Architeсt を使用して、システムに組み込まれた文書処理および承認ブロックの標準段階 (上記で説明) から実行されます。

必要なフィールド構成を含む特殊な文書用のカードを作成するには、Lotus Domino Designer ツールを使用します。

カードとルートを作成したら、通常のプロセスと同じようにプロセスを構成します。

分散環境に最適

BOSS-Referent は、地理的に分散した構造を持つ組織で効果的な文書管理を組織するためのロシア市場で最高のソリューションの 1 つです。これは、次のような多くの成功したプロジェクトによって証明されています。

• ロシア最大の EDMS は、BOSS-Referent プラットフォーム上に構築されました。ロシア連邦連邦税務局 (FTS) の電子文書管理システムのユーザー数は 85,000 を超え、このシステムは、ロシア連邦のすべての主題の連邦税務局、システムは 350 以上のサーバーでサポートされています。
• 商業部門で最大の EDMS は、MTS の BOSS-Referent で作成されました。このシステムは、ロシアの会社部門と多数の CIS 諸国の 25,000 人を超える従業員を 1 つの情報スペースに統合し、その作業は 100 を超える従業員によってサポートされています。サーバー。

分散環境における電子文書管理システムの効率は、互いに離れた場所にいるユーザーへの文書の配信がどの程度うまく構成されているかに依存します。 つまり、EDMS で作業するすべてのユーザーは、場所に関係なく、作業に必要なすべてのドキュメントにアクセスできる必要があります。 BOSS-Referent では、システムのすべての機能が、地域分布の条件で正しく機能するように実装されています。

分散環境で動作するために、BOSS-Referent システムは、Lotus Domino プラットフォームのすべての利点と独自のトランスポート メカニズムを使用します。 彼らの助けを借りて、次の機能がシステムで提供されます。

• 「業務上必要な場所にだけ電子文書を届ける」という原則が実践されつつある。 これは、ドキュメントが会社の本社と支社の 1 つで処理される場合、ドキュメントはこれら 2 つのサイトに配置されている必要があり、他の場所には配置されていないことを意味します。
• ドキュメント (承認中など) を別のサイトに転送すると、関連するすべてのドキュメントが一緒に送信されます。
• ドキュメント、注文、データの配信はパッケージで実行され、ほぼ瞬時に行われます。 同時に、サーバーの権限やレプリケーションに関する複雑な設定を行う必要はありません。
• BOSS-Referent トランスポート メカニズムには、ドキュメント パッケージの配信を保証する機能があります。パッケージが完全に配信されない場合、システムは再送信し、パッケージを配信できない場合は管理者に通知します。 管理者はツールを使用してトランスポート プロセスを診断し、配信が失敗した理由を突き止めることができます。

分散環境で動作する BOSS-Referent システムの管理は、単一サイトの管理と同じくらい簡単です。 同時に、リモート オフィスの管理は、たとえばセントラル オフィスなどの 1 つのポイントから可能です。 そのため、新しいリリースへのシステムの更新は、すべての MTS EDMS サイトで夜間に行われ、会社の本社から管理者によって実行されます。

• ユーザー移行サポート機能を使用すると、ユーザーとそのドキュメントをあるサイトから別のサイトに移動する際の問題を解決できます。 たとえば、組織の支社から本社にユーザーが転送された後、転送前にユーザーが使用したすべてのドキュメントのパッケージが、支社のサーバーから本社のサーバーにコピーとして送信されます。

迅速な実装

EDMS BOSS-Referent は、次の 3 つの独自の利点の組み合わせによって際立っています。

• 一方では、システムはデザイナーの要素を組み合わせています。これにより、ドキュメント管理プロセスを非常に迅速に自動化できます。
• 一方、プラットフォームのすべての機能を保持しているため、顧客の特定のニーズにソリューションを適応させることができます。
• さらに、システムのアーキテクチャと実装方法により、プロセスを段階的に自動化できます。たとえば、組織がシステムで作業を開始できるように最初に契約の処理を設定し、次に他のプロセスを設定します。

BOSS-Referent EDMS の商用運用を開始するには 2 か月かかります。

これは、システムと実装方法の次の機能により可能になります。

• ほぼすべての組織で同じ方法で処理されるドキュメントがあります。 BOSS-Referentでは、このような5種類のドキュメントに対して、標準的なプロセスがすでに作成されています。 したがって、システムのインストール後すぐに、契約書などの標準文書の使用を開始できます。
• システムの実装中に、単一の組織の作業で使用される専門的なドキュメントを処理するためのプロセスを作成する必要が生じた場合、これも迅速に行うことができます。 プロセスは、システムにすでに実装されているプロセスの要素から形成されます。つまり、コンストラクターのような「キューブ」で構成されます。
• BOSS-Referent にはフル機能の Web アクセスがあり、ユーザーは Lotus Notes クライアントと Web ブラウザの両方で完全に作業できます。 組織の構造に地理的に離れた多くの支店や部門が含まれている場合、支店のすべてのユーザーにシステムへの Web アクセスを提供することで、実装プロジェクトの時間を大幅に短縮できます。
• BOSS-Referent EDMS 実装方法論は、さまざまな規模の成功したプロジェクトの長年にわたって練り上げられており、短期間でのプロジェクトの実装に重点を置いています。 たとえば、標準ドキュメントの作業を自動化する場合、組織内の既存のワークフローの調査と実装の準備に 1 か月かかり、2 か月はシステムのインストール、標準プロセスの設定、およびユーザーのトレーニングに費やされます。 つまり、2 か月後、組織は EDMS の試運転を開始します。

信頼性と性能

BOSS-Referent システムの信頼性とパフォーマンスは、Lotus Domino プラットフォームの機能によって保証されています。信頼性指標は 24 時間年中無休で、1 つのサーバーで最大 1000 人のユーザーが作業できます。

システムの信頼性

24x7 インジケーターを備えた BOSS-Referent EDMS の信頼性は、2 つ (またはそれ以上) のサーバーで構成される Lotus Domino ソフトウェア クラスターで作業を編成することによって達成されます。 クラスタ内のサーバーのデータ ID は、Lotus Domino クラスタの複製によって維持されます。 Lotus Domino クラスターを使用すると、以下が提供されます。

• システムのフォールト トレランス - ユーザーが作業するメイン サーバーに障害が発生した場合、ユーザーは自動的にバックアップ サーバーに切り替えられます。
• サーバーの負荷分散 - ユーザーは異なるサーバーに比例して分散され、システム パフォーマンスの向上に役立ちます。

システム性能

高いシステム パフォーマンスは、次のような多くの技術的ソリューションによって提供されます。

• Lotus Domino ソフトウェア クラスタでの負荷分散。
• 対応するモジュールのアーカイブへの処理されたドキュメントの自動転送 - ドキュメントでの作業が完了した後、それらは対応するモジュールのアーカイブに移動されますが、アーカイブを含むすべてのモジュールでの自動アーカイブおよび検索の柔軟な設定が利用可能です;
• 文書カードと添付ファイルを異なるモジュールに保管する (特に大量のファイルの場合、添付ファイルを「電子アーカイブ」タイプのシステム - IBM Content Manager または Saperion に保管することができます)、保管場所はユーザーには明らかではありません。 「カードに添付ファイルが添付されている」効果は保存されたドキュメントです。
• 送信される情報量の点で最適化され、「ドキュメントは保存され、作業に必要なサーバーにのみ転送される」という原則に基づいて動作する分散トランスポート メカニズム。

ソリューション開発

単一のプロジェクトの枠組み内での電子文書管理システム BOSS-Referent の開発は、2 つの方向で可能です。

• システムをスケールアップする過程で。
• 拡大の途中 機能性.

単一の情報スペースを維持しながらシステムの規模を拡大するために、BOSS-Referent では次のことが可能です。

• 新しいユーザーを接続する 大量に. BOSS-Referent システムの機能は、ロシア最大の EDMS を連邦税務局 (予定されているユーザーの総数は 100,000 を超える必要があります) および MTS (25,000 人を超える従業員がシステムで働いています) で構築するプロジェクトでテストされています。
• 新しいサイト (組織の地理的に離れた部門や支部) をサーバーに接続します。 現在、連邦税務局および MTS の EDMS の作業は、100 を超えるサーバーによってサポートされています。

BOSS-Referent は 幅広い機会システムの質的開発 - 新しい機能の追加 - 以下の手段による:

• このシステムは、組織で使用されるすべての種類の管理ドキュメントの作業を自動化できます。 標準文書を処理するプロセスは、事前構成済みのプロセスから簡単に「複製」できます。規制がコピーされ、必要な設定が変更されます。 組織の特殊なドキュメント (融資申請書など) については、Lotus プラットフォームのツールを使用して特殊なプロセスが作成されます。
• 他の製品との統合により、BOSS-Referent システムの機能を大幅に拡張できるだけでなく、EDMS を組織の単一の情報システムの一部にすることができます。 BOSS-Referent プラットフォーム上で EDMS を構築した経験には、HR、ERP、CRM クラス システムとの統合の成功例、および法的に重要な電子文書管理システムの作成の例が含まれます。
• BOSS-Referent パートナーは、システムの基本機能を拡張するように設計された、EDMS BOSS-Referent と互換性のあるモジュールを開発しました。

決定の公開性

BOSS-Referent EDMS は、ロシアの EDMS 市場でオープン ソースを提供する数少ないシステムの 1 つです。 これにより、お客様には次の利点がもたらされます。

• BOSS-Referent を使用している組織は、システムを業務の詳細に適応させ、独自のシステムを開発する機会があります。 追加モジュール SED。 これは、BOSS-Referent システムの柔軟性のユニークな利点です。
• 顧客のセキュリティ サービスは、コードとシステム自体のセキュリティを検証し、社内のセキュリティ要件への準拠を証明することができました。

データ保護

BOSS-Referent システムは、ロシアの FSTEC の指導文書の要件に準拠していることが認定されています。

• «情報技術のセキュリティ。 情報技術セキュリティを評価するための基準」。 評価保証レベル 4 (EL4)。
• 「情報への不正アクセスに対する保護。 パート 1. 情報セキュリティ ソフトウェア。 宣言されていない能力の欠如の管理レベルによる分類」（NDV4）。

EAL4 証明書は、機密情報を扱うために必要なシステム セキュリティ レベルとセキュリティ機能の正しい動作を保証します。

NDV4 証明書は、プログラム コードに「バックドア」がないことを保証します。

FSTEC証明書の存在により、「1G」までの個人データ情報システム（ISPD）のセキュリティクラスに従って、およびISの個人データ保護クラスに従って、BOSS-Referentに基づいて構築された情報システムを証明できます。 K2」を含みます。

BOSS-Referent システムには、ロシアの FSB によって認定された暗号化情報保護ツールのサポートが組み込まれています。 これらのツールの助けを借りて、BOSS-Referent は以下を実装します。

• 電子の使用 デジタル署名(EDS) は、電子文書の作成者、完全性、および法的重要性の確認を確実にすることを可能にします。
• 電子文書に含まれる情報の追加保護を可能にするデータ暗号化。

システムアーキテクチャー

BOSS-Referent に基づいて構築された電子文書管理システムは、いくつかのレベルで構成されています。

• ハードウェア (サーバー、クライアント ワークステーション、ネットワークなど) と、すべてのハードウェアを 1 つの複合体に結合するプラットフォーム (Windows / Linux / Sun オペレーティング システムおよびトランスポート プロトコル)。
• ネットワーク オペレーティング システム上の「アドオン」であり、Domino サーバー コンポーネントとクライアント Notes を含む技術プラットフォーム IBM Lotus。
• nsf 形式のモジュール (データベース) で構成される Lotus Domino アプリケーションである BOSS-Referent システム。
• Lotus Notes クライアントと Web ブラウザの両方を使用して機能するクライアント クライアント プレース。

IBM Lotus はドキュメント指向のプラットフォームであるため、リレーショナル DBMS よりも EDMS タスクに適しています。

モジュール

BOSS-Referent はモジュラー アーキテクチャを備えています。 BOSS-Referent システムに含まれるモジュールは、Lotus Notes/Domino 環境で動作する相互接続されたデータベース (DB) です。 これらのデータベースは、次の 3 つのグループに分けることができます。

機能モジュール

管理情報の処理と意思決定のために設計されています。

モジュール「オフィス」

提供する フルサイクル着信および発信ドキュメントを使用した組織の作業。 通信を管理、記録、および登録することができます。

意思決定モジュール

ドキュメント カードとドキュメント移動ルートという 2 つの必須要素から構成される「意思決定プロセス」の形でシステムに実装されるビジネス プロセスを自動化するように設計されています。 システムの提供には、標準ドキュメント (契約、組織および管理ドキュメント、送信ドキュメントのドラフト、メモ、アプリケーション) 用の事前構成済みの「意思決定プロセス」が含まれます。 特殊なドキュメント (融資申請書など) のプロセスは、追加ですばやくカスタマイズできます。

モジュール「注文」

ドキュメントの注文または独立した注文を作成して、組織全体の従業員のタスクを設定し、それらの実装を追跡できます。 注文の「ツリー」を形成する関連する注文を作成し、その実行を制御する機能を提供します。

命令は、すべてのレベルのマネージャーが発行できます。 請負業者は、課題モジュールに進捗レポートを保存できます。 このモジュールは、システムの他の基盤 (「意思決定」、「オフィス」) と密接に関連しています。 注文は、「注文」データベース自体とシステムの他のモジュール (「意思決定」、「オフィス」) の両方で作成できますが、すべての注文は「注文」モジュールに保存されます。

一般システム辞書・参考書

参照情報の保存を目的としています。

組織ディレクトリ モジュール

企業の構造と従業員に関するデータを保存および更新するように設計されています。 データベースには、組織の一部である部門と支店、それらの相互の従属関係、および組織の従業員に関する情報が含まれています。これには、役職の組み合わせ、権限の委任、文書処理の役割 (承認、調整、など) .)。 サイト (作業が実行されているサーバー)、接続、ノード、オフィスの名前などのサービス情報もここに保存されます。組織ディレクトリ モジュールのデータは、BOSS-Referent システムのほとんどのモジュールで使用されます。

モジュール「外部受信者」

カウンターパーティ組織 (顧客、パートナー、クライアント) とその代表者に関するデータを保存するように設計されています。 「外部連絡先」には、組織の銀行の詳細から代表者の携帯電話まで、さまざまな情報を保存できます。

システムでは、「外部宛先」モジュールからのデータは、契約、送受信文書などを扱う場合など、取引相手を指定する必要がある場合に使用されます。

モジュール「辞書」

システム データベース カードの入力フィールドに入力するために使用されるキーワードのリストを作成および保存するように設計されています。 BOSS-Referent システムのほとんどのモジュールで、ディクショナリ値のディクショナリとして使用されます。 新しいエントリの追加と古いエントリの編集は、管理者または専任の従業員によって実行されます。

システム全体のサービス

これらは、機能サブシステムの柔軟な設定を可能にし、補助機能をサポートするモジュールです。

スイッチ モジュール

これは、アプリケーションを構成するための中心的な基盤です。 これには、サーバー上の BOSS-Referent システムの他のデータベースの場所に関する技術情報が含まれています。 「Switchboard」データベースは、次のタスクを解決するように設計されています。

ユーザー ナビゲーション - モジュールはデータベース ナビゲーションを提供し、ユーザーのシステムへの単一のエントリ ポイントとして機能します. システム モジュールの切り替え - システム データベース間のリンクと、辞書および参照モジュールとのリンクを確立します. ユーザー ワークステーションの構成. ユーザーのエントリ ポイント.

キャビネットモジュール

ユーザー サービスのグループを指します。 ユーザーにタスクを通知するように設計されています。BOSS-Referent システムのすべてのサービス メッセージがここに配信されます。 データベースはすべてのユーザーが利用できますが、各ユーザーは自分宛ての通知のみを受け取ります。 このシステムでは、ユーザーのメールボックスの「キャビネット」に届くメッセージを複製することができます。

検索モジュール

「Chancery」、「Decision Making」データベースおよびそれらのアーカイブの文書カードの一連の属性によって検索できる補助モジュール。

レジストラ モジュール

ドキュメント登録番号と列挙子の形式を生成する一連の列挙子 (ソフトウェア カウンター) が含まれています。 文書の登録番号を生成する組織の手順に従って、さまざまな分子形式を柔軟に設定できます さまざまな種類. 「カウンター」に加えて、フォーマットにはさまざまなパラメーターが含まれる場合があります。たとえば、署名者の氏名、登録日、区切り記号、ケース インデックスなどです。1 つの列挙子に対して複数のフォーマットを作成できます。

アーカイブ モジュール

モジュール「オフィス」、「割り当て」、「意思決定」、および関連モジュール「電子画像」からのアーカイブ文書を保存するために設計されています。 モジュールごとに個別のアーカイブ データベースが作成されます。 「Chancery」および「Decision Making」モジュールからアーカイブに転送されたドキュメントは、ステータス「In case」を受け取ります。注文のステータスは変更されません。

決定設定モジュール

意思決定データベース内のどの文書が処理されるかに従って、標準プロセスを作成するために使用される補助モジュール。 標準プロセス カードは、ドキュメント処理の段階と段階、ドキュメント フィールドのデフォルト設定、処理に関与する従業員 (調整、署名、承認、登録)、およびドキュメントを作成する権利を持つ従業員を設定します。

プロトコルモジュール

BOSS-Referent システムでドキュメントを操作するときのユーザー アクションを記録するために使用されます。 データベースからの情報 プロトコルは閲覧専用であり、情報セキュリティを担当するサービスによって使用されます。

• BOSS-Referent- IBM Lotus プラットフォームに基づく ECM クラス システム
• BOSS-Referent 2010- Microsoft SharePoint Server 2010 ベースの ECM クラス システム
• BOSSリファレント4J- JBOSSプラットフォームに基づく電子ドキュメント管理およびオフィス自動化システム
• BOSS-Referent.bpm: 財務ワークフロー- 財務書類の集中処理および保管システム

www.boss-referent.ru

会社 BOSS-Referentは、企業情報管理システム (オフィス オートメーション、電子文書管理システム、ECM システム) を開発しているロシアの会社です。

会社の歴史

BOSS-Referent は、2008 年に大手システム インテグレーター IT Co. の子会社として設立されました。 1996 年に IBM Lotus プラットフォーム上で作成された BOSS-Referent システムを完成させて販売する権利は、子会社に譲渡されました。 これに先立ち、製品の著作権所有者は、同じく IT グループ企業の一部である Aplana 社でした。 2010 年には、さらにいくつかの ECM システムが BOSS-Referent ブランドで導入されました。 IBM FileNet プラットフォームでは BOSS-Referent.bpm システム: 財務管理、および他のメーカーのプラットフォーム: Microsoft SharePoint プラットフォームでは BOSS-Referent 2010、JBOSS プラットフォームでは BOSS-Referent 4J。

会社概要

の 現在同社は、BOSS-Referent ブランドの製品の製造、開発、マーケティング プロモーション、ソリューションのパートナーとユーザーのサポートを担当しています。 システムの配布と実装は、会社のパートナーによって行われます。

ソフトウェア製品: BOSS-Referent, BOSS-Referent 2010, BOSS-Referent 4J, BOSS-Referent.bpm: 財務管理

追加モジュール: AWP-head、iReferent

ソフトウェア製品

BOSS-Referent

自動化のために設計されたECMクラスシステム 内部ドキュメント フロー企業と企業コンテンツ管理システムの構築。 ドキュメント指向の IBM Lotus のプラットフォーム上に作成されました。

解決すべきタスク:

• 契約を扱う
• マネージャーの命令の実行の制御
• アプリケーションの操作
• プロジェクトのワークフローとチームワーク
• 市民の訴えに取り組む
• 電子文書のアーカイブ保存
• 公共サービスに関する情報を含むポータルとの統合

BOSS-Referent は、ドキュメントの作業のすべての領域でかなり高いレベルの機能性、作業のスケーラビリティと安定性を備えています。 同時に、実装は迅速で、インターフェースにより、従業員はすぐに仕事に取り掛かることができます。 システムが注目されている 大規模な組織企業のニーズに適応する大き​​な可能性を秘めています。 地理的に分散した企業で EDMS を構築すると、すべての参加者が完全に機能するシステムを受け取ります。 ライセンス体系はシンプルで透過的です。

BOSS-Referent 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 プラットフォームをベースに開発された ECM クラス システムで、新しいレベルのユーザー インタラクションのシステムとして位置付けられています。 このシステムの優先順位は、ユニバーサルクライアントを使用するすべてのカテゴリのユーザーが操作できる利便性です。

BOSS-Referent 2010 は、エンタープライズ 2.0 テクノロジを使用して生成されたものを含む、ドキュメントと非構造化情報を使用した共同作業の可能性、情報フローの制御をサポートします。 クライアント部分は、他の企業アプリケーションと統合できます。 同時に、データへのアクセスは単一のインターフェイスを介して提供されます。

解決すべきタスク:

• 便利な形式で大量の情報を処理する
• 命令の実行を確実に制御する
• 効果的なチームワークの可能性 (Web 2.0 テクノロジー、モビリティ)
• ドキュメントやトピックに関するディスカッションやチャットの編成

BOSSリファレント4J

オフィスの業務を自動化し、経営規律を管理するために設計された電子文書管理システム。 その開発中に、EDMSの機能に対する当局の要件が可能な限り考慮されました。 BOSS-Referent 4J は、RedHat によって JBoss フリー ソフトウェア プラットフォーム上で作成されました。

数少ないシステムの一つです ロシア市場、オープン ソース プラットフォームで作成され、オープン ソースが付属しています。 システムの DBMS にも オープンソース. これは、内部情報のセキュリティとその漏洩の防止について大きな主張をしている組織にとって重要です。

システムは Web アプリケーションです。 作業は、Web ブラウザー Explorer または FireFox を介して実行されます。

解決すべきタスク:

• 注文執行の管理
• 契約を扱う
• 規制文書の操作
• EDMS と部門間電子文書管理システムとの統合
• 市民の訴えに取り組む
• 「電子政府」などの統合情報システムの基盤づくり

BOSS-Referent.bpm: 財務管理

財務書類の集中処理および保管システム。 これは、IBM Corporation の FileNet プラットフォーム上で開発されました。 集中会計の作業を自動化および簡素化するタスクを解決します。

解決すべきタスク:

• リモート部門から中央経理部門への財務書類の配信
• 財務書類の電子コピーの単一集中アーカイブ
• さまざまな会計システムからの財務文書への従業員のアクセス

機能：

• 一次財務書類の入力
• 中央経理部門での文書処理
• 電子文書ストレージへの配置
• 会計システムとのデータ同期
• EDMSへのデータ移行
• 全文検索

市場での地位

DSS Consulting の調査によると、BOSS-Referent は EDMS を開発している上位 5 社の 1 つです。 実装の総数と新しいプロジェクトのダイナミクスの点で、5 位にランクされています。 3位の仕事の数で。 2位の仕事の成長のダイナミクスによると。

BOSS-Referent が販売するライセンスのほとんどは、ロシア連邦税務局 (FTS) と MTS、および国家登録、地籍、地図作成のための連邦サービス (Rosreestr) で進行中のプロジェクトに使用されています。 BOSS-Referent システムは、プラットフォームのアドオン システムのクラスに属します。 DSS によると、数年間、BOSS-Referent システムはこのクラスで首位を維持しています。

BOSS-Referent の主な顧客は、連邦および地方当局、国営企業、燃料およびエネルギー複合体の企業、および化学産業です。

システムの主な利用者

• ロシア連邦税務局
• NK ロスネフチ
• バシネフチ
• フォスアグロ
• ガスプロムネフト
• 州登録、地籍、地図作成のための連邦サービス (Rosreestr)
• 連邦天然資源監督局 (Rosprirodnadzor)
• ヴォロネジ地方政府
• プスコフ地方の行政
• 州および地方自治体のサービス提供のための多機能センター (MBU "MFC")、ヴォルゴグラード

アフィリエイト ネットワーク

BOSS-Referent オフィスはモスクワにあります。 同社には支店構造はありません。 BOSS-Referent パートナーは、ロシアのほぼすべての地域に加え、ウクライナとカザフスタンにも存在します。

製品批評

主な批判は、同社の最も古い製品である BOSS-Referent for Lotus に当てはまります。

欠点の中には、オフライン作業の欠如とわずかに時代遅れのインターフェースが挙げられます。 ユーザー側のプラットフォームに対する偏った態度があります。 通常のスタッフの離職、グループ アクセス権の欠如の状況でのドキュメントへのアクセス権の管理は非常に不便です。 新しいソフトウェア バージョンのリリースに関する問題、不十分な保証サポート。

他のシステムに対する否定的なレビューを見つけることはできませんでした。 おそらくこれは、それらが最近導入されたという事実によるものです。

リンク

• 「BOSS-Referent」はコミュニケーションシステムの改善に役立ちます
• 「BOSS-Referent」の新しいポリシー、BYTE No. 9 (278)、2007 年 5 月 29 日
• EDMS のコスト最適化: 請負業者は節約方法を知っています

BOSS-Referent Management Documentation Support System は、組織が効果的な電子文書管理およびオフィス オートメーション システムを作成し、それによって管理構造の効率を大幅に向上させることを可能にするソフトウェア パッケージです。 特に、組織内にそのようなシステムを作成すると、次のことが可能になります。