Tvorba a registrácia prípadov v inštitúciách, organizáciách a podnikoch. Vynikajúca sekretárka Vlastnosti fyzického stavu a formovanie vzorky prípadu

Na dizajne certifikačného listu objem puzdra končí. Kde získať jeho formulár a ako vyplniť hárok certifikácie prípadu, čo sú čísla listov a aké vlastnosti stavu prípadu by sa v ňom mali odrážať, ako aj vzor hárku certifikácie prípadu v článku. Formulár si môžete stiahnuť aj tu.

Hárok-certifikátor prípadu: analýza formulára

Formulár svedeckého listu prípadu je prílohou č. 8 k. Pripomínam, že sú povinné pre každého.

Samotná forma je jednoduchá. Najprv číslami a slovami napíšeme, koľko listov prípadu je uložených v tom zväzku. Na listy internej inventarizácie sa neprihliada. Potom uveďte čísla posledných listov puzdra, napríklad:

od #1 do #204.

Potom prídu písmenkové čísla a vynechané čísla. Číslice s písmenami sú čísla s písmenami: 10a, 55a atď. Tvoria sa, ak sa pri číslovaní listov jeden omylom vynechal (všetci ľudia, všetci sa mýlia). V tomto prípade nemusíte nič opakovať, ale jednoducho zoberte predchádzajúce číslo a vložte ho na nečíslovaný hárok, ale s písmenom. Ukazuje sa napríklad 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

To isté s chýbajúcimi: omylom ste vynechali hárok o číslovaní - je to v poriadku, len to nezabudnite uviesť v certifikačnom hárku.

Ak nie sú hárky označené písmenami alebo chýbajú, vložte do týchto polí pomlčky.

Potom samostatne uvádzame počet listov interného inventára.

Nasleduje tabuľka o vlastnostiach fyzického stavu puzdra. V ľavom stĺpci píšeme, aký druh funkcie, v pravom - na ktorých listoch. Vlastnosti sú rôzne: list môže byť roztrhnutý, naplnený vodou alebo niečím iným, kópia môže byť veľmi bledá alebo naopak tmavá na hranici čitateľnosti. Poďme to napraviť.

Tu sa odporúča uviesť základné pravidlá pre prácu archívov organizácií:

počet listov s nalepenými fotografiami;
počet veľkoformátových listov;
obálky s prílohami a počet listov v nich priložených;
prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli zaznamenané pri všeobecnom číslovaní listov prípadu.

Ak našťastie puzdro nemá žiadne vlastnosti, prečiarkneme túto tabuľku písmenom Z.

Certifikačný list je podpísaný osobou, ktorá ho zostavila.

Kde a ako je umiestnený certifikačný list

Svedecká listina prípadu sa ukladá ako posledná. Objem úplne dokončeného puzdra teda vyzerá takto: kryt s titulná strana, potom - , potom dokumenty prípadu, certifikačný list, obal.

Ak boli pred vami prípady vyhotovené bez certifikačných listov, nemusíte pre ne vyšívať zväzky. List svedka sa potom prilepí za hornú časť listu na vnútornú stranu krytu puzdra.

Je možné vykonať zmeny v certifikačnom liste?

Pravidlá z roku 2015 vyžadujú, aby všetky zmeny vo fyzickom stave alebo zložení prípadu boli zaznamenané v certifikačnom hárku. Fyzická kondícia nevyvoláva otázky, no môže sa zloženie zošívaného puzdra naozaj zmeniť? Áno možno. Živým príkladom je ten, o ktorom sme hovorili pred týždňom. Keďže si pre ne môžu kedykoľvek prísť, knihy o firmvéri zväzku nie sú prepichnuté. Obálky, v ktorých sú vložené, sú prepichnuté a 1 obálka zodpovedá jednému listu puzdra. Ak po niekoľkých rokoch niekto alebo jeho príbuzní požiadali o túto knihu, vydávame ju všeobecný poriadok. Potom nezabudnite urobiť príslušný záznam v certifikačnom hárku puzdra, inak sa ukáže, že sme knihu stratili priamo z puzdra.

Zostavenie dôkazu o prípade

Osvedčovací list prípadu sa vyhotovuje tak, aby sa zohľadnil počet listov v prípade v predpísanej forme (príloha 1). V uisťovacom nápise listu svedka prípadu je počet očíslovaných listov prípadu, počet listov vnútorného inventára uvedený v číslach a slovách, znaky číslovania listov prípadu. a fyzický stav dokumentov prípadu, prítomnosť čísel listov listov prípadu, chýbajúce čísla, čísla listov s nalepenými fotografiami (s výnimkou osobných kufríkov), čísla veľkoformátových listov, obálky s príloh a počet listov v nich priložených, ako aj prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli vyznačené v celkovom hrubom číslovaní v prípade. Počet listov vnútorného inventára, ktorý je očíslovaný samostatne a umiestnený na začiatku prípadu, sa uvádza v liste osvedčenia prípadu za celkovým počtom listov prípadu prostredníctvom znamienka + (plus). Napríklad "100 (sto) listov + 5 listov interného inventára bolo zaradených a očíslovaných v kartotéke."

Neskoršie zmeny v zložení a stave veci (poškodenie, nedostatok dokladov, nahradenie originálov kópiami a pod.) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu veci s odkazom na príslušný zákon. Značky sú certifikované administratívnou alebo archívnou službou organizácie s uvedením dátumu.

Certifikačný list prípadu sa umiestňuje na koniec prípadu a je vyhotovený na tlačive resp čistá bridlica Papier veľkosti A4. V prípade personálu, ktorý nemá obálky s prílohami, je povolené vydať osvedčovací list na liste papiera A5. V knihách je certifikačný nápis uvedený na zadnej strane posledného prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty. Certifikačný list prípadu je podpísaný zostavovateľom. Certifikačný nápis v osvedčovacom liste puzdra musí byť napísaný čitateľne s uvedením polohy, dekódovania podpisu, osobného podpisu a dátumu vyhotovenia.

Je zakázané vyberať svedecký list prípadu na obale prípadu alebo na prázdnu zadnú stranu listu posledného dokumentu. V prípadoch, keď je spis už založený alebo zviazaný bez prázdneho listu svedka alebo prázdneho listu A4, prilepí sa v hornej časti listu na vnútornú obálku veci alebo sa môže založiť na koniec spisu.

Certifikačný list prípadu zostavený s prihliadnutím na počet listov v prípade v predpísanom tvare, ktorý je uvedený v prílohe č.

Pravidlá pre vyplnenie osvedčovacieho listu prípadu

A personálne ich treba po skončení kalendárneho roka, v ktorom vznikajú, pripraviť na presun do archívu. Predarchívna príprava spisov zahŕňa dva postupy: registráciu a popis.

Registráciu vykonáva osoba zodpovedná za prácu s dokumentmi. Návrh zahŕňa prípravu certifikačného listu.

List svedka sa vo veci vypisuje na samostatnom liste (formát A4, A5) na zadnej strane posledného prázdneho listu.

Je zakázané vyberať osvedčovací list na obale puzdra alebo na prázdnu zadnú stranu listu posledného dokumentu. Ak je puzdro zošité alebo zviazané bez formulára osvedčovacieho listu, prilepí sa v hornej časti listu na vnútornú stranu krytu puzdra.

V certifikačnom hárku je počet očíslovaných hárkov a samostatne cez znamienko „+“ počet hárkov interného inventára (ak existujú) uvedené číslami a slovami.

V liste svedkov sú uvedené vlastnosti číslovania listov, fyzický stav dokumentov a vykonanie prípadu:

prítomnosť písmenových čísel listov;
prítomnosť chýbajúcich listov;
počet listov s nalepenými fotografiami;
počet veľkoformátových listov;
počty obálok s prílohami a počet listov v nich priložených;
počet poškodených listov:
prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli označené vo všeobecnom hrubom číslovaní v prípade.

Počet chýbajúcich listov označených písmenom by sa mal zohľadniť pri konečných údajoch o počte očíslovaných listov. Napríklad, posledná strana spis má číslo 252, ale spis má listy s číslami 5a a 30a a chýbajúce číslo 17. V tomto prípade bude celkový počet listov 252+2-1=253.

List svedka podpisuje jeho zostavovateľ, uvádza sa jeho pozícia, dekódovanie podpisu, dátum zostavenia.

Všetky následné zmeny v zložení veci (poškodenie, nahradenie pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.

Pripravujete dokumenty na archiváciu? Nezabudnite urobiť vyhlásenie o dôkaze prípadu. Do príslušného formulára zadajte informácie o počte listov a ich fyzickom stave. Vysvetlite vlastnosti číslovania. Z článku sa dozviete:

prečo je certifikačný list potrebný a je povinný;
ako sa vyhotovuje svedecký list osobného spisu;
certifikačný list osobného spisu: vzorový návrh;
aké informácie sú uvedené pri vypĺňaní certifikačného listu;

Certifikačný list v systéme účtovných dokladov Moderná kancelárska práca je samostatnou oblasťou činnosti venovanej problematike dokumentácie, ako aj organizácii práce s dokumentáciou.

Certifikačný list kufríka: obsah a dizajn

List svedka sa potom prilepí za hornú časť listu na vnútornú stranu krytu puzdra. Je možné vykonať zmeny v certifikačnom liste? Pravidlá z roku 2015 vyžadujú, aby všetky zmeny vo fyzickom stave alebo zložení prípadu boli zaznamenané v certifikačnom hárku. Fyzická kondícia nevyvoláva otázky, no môže sa zloženie zošívaného puzdra naozaj zmeniť? Áno možno.
Pozoruhodným príkladom sú nevyzdvihnuté pracovné knihy, o ktorých sme hovorili pred týždňom. Keďže si pre ne môžu kedykoľvek prísť, knihy o firmvéri zväzku nie sú prepichnuté. Obálky, v ktorých sú vložené, sú prepichnuté a 1 obálka zodpovedá jednému listu puzdra.
Ak po niekoľkých rokoch niekto alebo jeho príbuzní požiadali o túto knihu, vydávame ju všeobecným spôsobom. Potom nezabudnite urobiť príslušný záznam v certifikačnom hárku puzdra, inak sa ukáže, že sme knihu stratili priamo z puzdra.

Ako vypracovať osvedčenie o osobnom spise

Špecifikom zostavovania internej inventarizácie dokumentov osobného spisu je, že sa do veci zaradí hneď pri jej otvorení a vyplnení v rámci jej vedenia. Práve preto interná inventarizácia počíta s premietnutím zaradenia nových písomností do osobného spisu, ako aj s vyradením písomností z osobného spisu, nahradením originálov kópiami (evidované v kolónke „Poznámka“). Ak je spis už zviazaný a zaradený, zostavovateľom overený súpis dokumentov sa prilepí horným okrajom na vnútornú stranu prednej obálky.

Upozorňujeme, že pri príprave veci na archiváciu sa listy interného inventára číslujú oddelene od listov osobného spisu. Po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis uzavrie, to znamená, že sa odstráni z priečinka a preblikne. V tomto prípade je dôležité nezabudnúť na vystavenie osvedčovacieho listu.

Certifikačný list prípadu

List svedka sa vo veci vyhotovuje na samostatnom liste, v knihách - na zadnej strane posledného prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty. Certifikačný list prípadu sa vyhotovuje v súlade so stanoveným formulárom (príloha 9), ktorý uvádza číslami a slovami počet očíslovaných listov prípadu, počet listov vnútorného inventára, vlastnosti číslovania. čísla prípadov (prítomnosť čísiel listov prípadu, chýbajúce čísla, počty listov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových listov, obálky s prílohami a počet listov v nich priložených), ako aj prítomnosť v prípade tlačené kópie brožúr s počtom listov v nich, ak neboli uvedené v celkovom hrubom číslovaní v prípade. Certifikačný list prípadu podpisuje jeho zostavovateľ.

Blanker.ru

Ministerstvo kultúry (príkaz č. 526 zo dňa 31.01.2015) zaraďuje vypĺňanie osvedčovacieho hárku do postupu podávania vecí v papierovej forme spolu s podávaním dokumentov, ich číslovaním, zostavovaním interného inventára a návrhom obalu. . Jeho tvar je definovaný regulačné požiadavky na organizáciu uchovávania archívnych dokumentov. Vzor osvedčovacieho listu prípadu je uvedený v prílohe č. 8 Archívneho poriadku.

Pomôžte K štandardné detaily formy zahŕňajú:

názov typu dokumentu;
Názov pozície kompilátora;
Podpis;
dešifrovanie;
Dátum prípravy;

Do formulára sa zadávajú tieto údaje: Celkový počet listov prípadu (uvedený slovami a číslami); Čísla písmen; Zmeškané čísla; Vlastnosti fyzického stavu a formovania puzdra; Odporúčaná veľkosť papiera na registráciu formulára je A4.

Pozornosť

Na obale prípadov trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú spisy organizácie prijímať, označenie kódov štátneho archívu a organizácie. Pri zmene názvu organizácie ( konštrukčná jednotka) počas obdobia, na ktoré sa vzťahujú dokumentácie prípadu, alebo keď sa prípad presúva na inú organizáciu (do inej štrukturálnej jednotky), na obale prípadu je uvedený nový názov tejto organizácie alebo nástupníckej organizácie a predchádzajúci názov organizácie ( konštrukčná jednotka) je uzavretá v zátvorkách. Záhlavie prípadu na obale prípadov je prenesené z nomenklatúry prípadov organizácie, dohodnutého s odbornou a overovacou komisiou príslušnej archívnej inštitúcie.

V nevyhnutných prípadoch sa robí upresnenie k nadpisu (čísla objednávok, protokoly a pod.).

Certifikačný list je povinným prvkom pri vyhotovení každého prípadu doby trvalého uloženia a osobného spisu. List svedka prípadu sa vypracuje na samostatnom liste a umiestni sa na koniec prípadu. Pri odovzdávaní kníh (časopisov) do archívu sa certifikačný nápis vyhotovuje na zadnej strane prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty.

Na hárku, číslami a slovami, je uvedený počet očíslovaných listov prípadu a samostatne prostredníctvom znamienka „+“ (plus) počet listov vnútorného inventára (ak existujú). Certifikačný list stanovuje nasledujúce vlastnosti číslovania dokumentov prípadu: prítomnosť čísel písmen na liste prípadu; prítomnosť chýbajúcich čísel listov prípadu; prítomnosť čísel listov s prilepenými fotografiami, dokumentmi, výstrižkami z novín; počet veľkoformátových listov; počty obálok s prílohami a počet listov v nich priložených.

Vytváranie súborov na trvalé uloženie

Nie nadbytočné osobné Pretože pre rozpočtové organizácie nie je upravený postup pri vedení osobného spisu, odporúčame zamestnávateľovi prijať miestny regulačný akt, ktorý bude upravovať problematiku vedenia, spracúvania a uchovávania osobných spisov. Pre tvoju informáciu. Prípad je dokument alebo súbor dokumentov súvisiacich s jedným problémom alebo oblasťou činnosti umiestnený v samostatnom obale. Prípady sa považujú za začaté od okamihu, keď je do nich zaradený prvý vyhotovený dokument.

Pri vedení osobných spisov zamestnancov treba dodržiavať prísne pravidlá, aj keď to nie je pre zamestnávateľa povinná. Je dôležité mať na pamäti, že bez ohľadu na to, ako sa priečinky nazývajú ("osobné údaje", "dokumentácia" alebo inak), obsahujú osobné údaje zamestnanca, preto sú splnené všetky požiadavky uvedené v kap.

Osobný spis zamestnanca

Prípad sa považuje za podaný po zaradení do zložky na uloženie prvého vyhotoveného dokumentu. Súčasne sa vysunie kryt otvoreného puzdra. Obal prípadu je vyhotovený v predpísanej forme (príloha 3) Na obale otvoreného prípadu sa umiestňujú tieto údaje: názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky organizácie, v ktorej bola vytvorená; index prípadov podľa nomenklatúry prípadov; názov prípadu; doba uloženia puzdra alebo nápis „Uchovať trvalo“ (prenesené z nomenklatúry puzdier).
Na obale prípadov trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú spisy organizácie prijímať, označenie kódov štátneho archívu a organizácie.

3.6. požiadavky na evidenciu prípadov prijatých na archiváciu

Termíny pre prípady obsahujúce organizačnú, administratívnu, tvorivú a inú dokumentáciu (zápisnice, odpisy, listy, správy a pod.), pre ktoré je dôležité presné datovanie, ako aj prípady pozostávajúce z viacerých zväzkov (častí), sa pripisujú extrémne dátumy. spisových dokumentov, t.j. dátumy registrácie (vyhotovenia) prvých a najnovších dokumentov zahrnutých vo veci. Ak je prípad registrom objednávok, pokynov a pod., potom dátumom prípadu budú presné kalendárne dátumy prvého a posledného zápisu v denníku. Termíny uzávierky pre prípad obsahujúci zápisnice zo stretnutí sú dátumy schválenia (pre dokumenty, ktoré sú schválené) alebo prvej a poslednej zápisnice, ktoré tvoria prípad.
Lehoty pre osobný spis sú dátumy podpísania príkazu na prijatie a odvolanie osoby, pre ktorú je táto vec vedená.
Hovoríme napríklad o prítomnosti v prípade dokumentov s nečitateľným textom, lepených hárkov (ak sú veľké schémy a pod.), roztrhnutých hárkov, nalepených fotografií, ak sú v puzdre obálky a príloh v nich atď. Svedecký list prípadu musí podpísať jeho zostavovateľ, pričom sa dešifruje poloha a podpis, pripojí sa dátum. V procese používania archívnych dokumentov sa v budúcnosti v certifikačnom liste v prípade potreby urobia potrebné značky.
Ak je spis podaný bez listu svedka, mal by byť prilepený hore na vnútornú stranu krytu prípadu. Zvyčajne sa však umiestni za posledný dokument av tejto podobe je puzdro zošité. Na začiatku článku je uvedený príklad vyplnenia certifikačného hárku. Môžete si tiež stiahnuť vzor certifikačného listu prípadu vo formáte doc. Na podanie prípadu možno budete potrebovať aj vzor interného inventára dokumentov prípadu.

Certifikačný list je dokument, ktorý odráža vlastnosti očíslovaného a zviazaného súboru, pripravený na archiváciu.

Dve použiteľné formuláre

1) Podobu dokumentu nájdete v jednej z príloh „Základných pravidiel pre prácu archívov organizácií“. Je však povinné ho používať iba rozpočtové podniky, pretože vyššie uvedené pravidlá upravujú prácu archívov týchto organizácií, a preto sú záväzné iba pre rozpočtové podniky.

Poznámka! Tieto pravidlá upravujú aj pracovný postup všetkých ostatných zamestnávateľov, avšak len z hľadiska uchovávania, popisu, účtovania a používania dokumentácie. To znamená, že postup registrácie zostáva na rozhodnutí správy organizácie.

2) Tiež forma osvedčenia môže byť vypracovaná v akejkoľvek forme, ale podstatou tento dokument, to znamená, že by mal presne odrážať vlastnosti prípadu, ku ktorému je pripojený, a nie iné informácie.

Kde sa používa certifikačný list?

List svedka sa používa v prípadoch, ktoré sa odovzdávajú na uloženie do archívu. V tomto prípade možno všetky dokumenty rozdeliť do dvoch typov:

Puzdrá, ktoré sú uložené na dlhú dobu alebo trvalo;
Kufre, ktoré podliehajú skladovaniu do 10 rokov vrátane (tzv. dočasné uskladnenie).

Puzdrá na dočasné uskladnenie sa nesmú číslovať ani zošívať, ale jednoducho sa ukladajú do priečinkov, v ktorých sú uložené. V týchto prípadoch teda nedôjde k žiadnym zvláštnostiam a listina svedkov nie je potrebná.

Ale to je len právo, nie povinnosť zamestnávateľov. V praxi mnohé z nich viažu všetky doklady bez ohľadu na dobu uloženia, najmä pri účtovných a finančných dokladoch.

Certifikačný list musí obsahovať tieto informácie:

Názov dokumentu - in tento prípad"hárok osvedčenia" a číslo prípadu, ku ktorému je pripojený;
Počet hárkov v zošitom obale a nižšie sú vysvetlenia, ak má puzdro čísla s písmenami (1a, 2a atď.), chýbajúce čísla (napríklad po strane č. 5 hneď nasleduje č. 7);
Ďalej je uvedený počet listov v inventári prípadu;
Potom nasleduje tabuľka, ktorá označuje vlastnosti konkrétnej stránky (napríklad strana číslo 18 je fotografia);
Podpis zamestnanca, ktorý zostavil certifikačný list, jeho funkcia, celé meno a dátum.

Kde olemovať / prilepiť svedecký list?

Certifikačný list sa zvyčajne podáva na samostatnom liste na konci prípadu. Ak to však z nejakého dôvodu nebolo možné, môžete certifikačný hárok prilepiť na zadnú stranu horného krytu a prilepí sa iba vrchná časť(hrana).

Kde je zakázané umiestniť certifikačný list:

Na prednej strane krytu zošitého puzdra;
Na čistej zadnej strane dokumentu, ktorý je v súbore posledný.

Vybrali sme pre vás najlepšie ponuky pre individuálnych podnikateľov a LLC na otvorenie bežného účtu.

Otvorenie bežného účtu v Tinkoff Bank

6 mesiacov zadarmo pre nových živnostníkov a malé podniky (LLC).
Otvárame o 1 deň.
Integrácia s online účtovníctvom (automatický výpočet zjednodušeného daňového systému, UTII, poistné).
6% zo zostatku na účte.