機関、組織、企業における事例の形成と登録。優秀な秘書体調の特徴と事例の形成

認証シートのデザイン上、ケースの分冊は終了となります。フォームの入手先とケース認証シートの記入方法、文字番号とは何か、ケースの状態のどのような特徴を反映する必要があるか、および記事内のケース認証シートのサンプル。こちらから様式をダウンロードすることもできます。

ケースのシート認証者: フォームの解析

事件の証人票の様式は別紙第8号にある。それらはすべての人にとって必須であることを思い出してください。

フォルム自体はシンプル。まず、数字と言葉で、その巻に何枚の事件が提出されているかを書きます。内部在庫のシートは考慮されません。次に、ケースの最後のシートの番号を示します。たとえば、次のようになります。

#1 から #204 まで。

次に、文字の数字と見逃した数字が表示されます。文字付きの数字は、10a、55a などの文字付きの数字です。それらは、シートに番号を付けるときに誤って省略された場合に形成されます（すべての人、誰もが間違っています）。この場合、何もやり直す必要はありませんが、前の番号を取り、番号のないシートに文字を付けて配置するだけです。たとえば、54、55、55a、56、57 ... ..

欠落している場合も同様です。ナンバリングに関するシートをうっかり見逃してしまった場合は、問題ありません。これを認証シートに反映することを忘れないでください。

文字や欠落しているシートがない場合は、これらのフィールドにダッシュを入力してください。

その後、社内在庫の枚数を別途記載しております。

以下は、ケースの物理的状態の特徴に関する表です。左の列にはどのような機能があり、右の列にはどのシートにあるかが書かれています。機能は異なります。シートが破れたり、水などで満たされたり、コピーが非常に薄くなったり、逆に読みにくいほど暗くなったりする可能性があります。これを修正しましょう。

組織のアーカイブの作業に関する基本的なルールをここに示すことをお勧めします。

写真を貼り付けた枚数。
大判シートの数;
添付ファイル付きの封筒と同封されているシートの数。
ケースのシートの一般的な番号付け中にそれらが記載されていない場合、シートの数を含むパンフレットの印刷されたコピーの場合の存在。

幸いなことに、ケースに特徴がない場合は、この表に Z の文字を塗りつぶします。

認証シートは、それを編集した人によって署名されています。

認証シートはどこにどのように配置されますか

事件の証人用紙は最後に提出されます。したがって、完全に完成したケースのボリュームは次のようになります。タイトルページ、次に - 、ケース文書、認証シート、カバー。

ケースが認証シートなしで作成される前に作成された場合は、それらのボリュームを刺繍する必要はありません。証人シートは、ケースカバーの内側のシートの上部の後ろに貼り付けられます。

認証シートの変更は可能ですか？

2015 年の規則では、ケースの物理的状態または構成のすべての変更を認証シートに記録する必要があります。体調は問題ないのですが、ステッチケースの構成は本当に変わるのでしょうか？うん、たぶん。鮮明な例は、1 週間前に話したことです。彼らはいつでも彼らのために来ることができるので、ボリュームのファームウェアに関する本は突き刺されていません。封入される封筒には穴が開いており、封筒1枚がケース1枚に相当します。数年後に個人またはその親族がこの本をリクエストした場合は、一般的な順序. その後、ケースの証明書シートに適切なエントリを作成することを忘れないでください。そうしないと、ケースから本を紛失したことがわかります。

事件証拠陳述書の作成

ケースの認証シートは、所定のフォーム（付録1）のケースのシート数を考慮して作成されます。事件の証人のシートの保証碑文では、事件の番号付けされたシートの数、内部在庫のシートの数が数字で示され、言葉で言えば、事件のシートの番号付けの特徴事件書類の物理的状態、事件用紙の文字番号の有無、番号の欠落、写真貼付用紙の枚数（個人の場合を除く）、大判用紙の枚数、貼付封筒添付ファイルとそれに同封されているシートの数、およびケースの総総番号でマークされていない場合は、シートの数が記載されたパンフレットの印刷されたコピーの場合の存在。個別に番号が付けられ、ケースの最初に配置されている内部インベントリのシートの数は、ケースの合計シート数の後に + (プラス) 記号を介してケース認証シートに表示されます。例えば、「100（百）枚＋社内在庫5枚をファイリングし、ファイルに番号を振った」。

事案の構成および状態のその後の変化（損傷、書類の欠落、原本のコピーへの差し替えなど）は、関連する行為を参照して、事案の証明用紙に記載されます。マークは、組織の事務局またはアーカイブサービスによって認定され、日付が表示されます。

ケースの証明書シートは、ケースの最後に配置され、フォームまたはフォームに作成されます。白紙の状態 A4サイズの紙。添付ファイル付きの封筒を持たない職員の場合、A5 用紙の証明書シートを発行することができます。書籍では、証明書の碑文は最後の白紙の裏に、ファイルキャビネットでは - カード形式の別の白紙に示されています。ケースの認証シートは編集者によって署名されています。ケースの証明シートの証明碑文は、位置、署名の解読、個人の署名、および編集の日付を示す、読みやすく書かれている必要があります。

事件の表紙または最後の文書の白紙の裏にある事件の証人のシートを取り出すことは禁じられています。ファイルが証人の白紙またはA4の白紙なしですでにファイリングまたは製本されている場合、それはケースの表紙の内側のシートの上部に貼り付けられるか、ファイルの最後にファイリングされます.

ケース認証シート付録9に記載されている所定のフォームのケースのシート数を考慮して編集されています

事案の認定シートの記入規則

そして人員に関しては、彼らが設立された暦年の終わりの後、彼らはアーカイブへの移動の準備をしなければなりません。ファイルのアーカイブ前準備には、登録と記述の 2 つの手順が含まれます。

登録は、文書を扱う責任者によって行われます。デザインには認証シートの作成が含まれます。

証人用紙は、最後の白紙の裏にある別の用紙（A4、A5形式）にケースに作成されます。

ケースの表紙または最後のドキュメントのシートの空白の裏にある証明書シートを取り出すことは禁止されています。ケースが証明書シートのフォームなしでホッチキス留めまたは綴じられている場合は、ケースカバーの内側のシートの上部に貼り付けられます。

認証シートでは、番号付きのシートの数と、「+」記号を使用して、内部在庫のシート数（存在する場合）が数字と言葉で示されます。

証人用紙には、用紙の番号付け、文書の物理的状態、および事件の実行の特徴が記載されています。

シートの文字番号の存在;
欠落しているシートの存在;
写真を貼り付けた枚数。
大判シートの数;
添付ファイル付き封筒の数と同封されているシートの数。
破損枚数:
ケースの一般的な総番号でマークされていない場合、シート数を含むパンフレットの印刷されたコピーの場合の存在。

番号付きシート数の最終データでは、文字付きの欠落シートの数を考慮する必要があります。例えば、最後のページファイルには番号 252 がありますが、ファイルには番号 5a と 30a のシートがあり、番号 17 が欠落しています。この場合、合計シート数は 252+2-1=253 になります。

証人用紙は編集者によって署名されており、編集者の立場、署名の解読、編集日が示されています。

ケースの構成のその後のすべての変更（損傷、元のドキュメントの交換）は、関連する行為を参照して認証シートに記載されています。

アーカイブするドキュメントを準備していますか? 事件の証拠の陳述をすることを忘れないでください。シートの枚数と物理的な状態に関する情報を適切なフォームに入力します。ナンバリングの特徴を説明します。この記事から次のことを学びます。

認証シートが必要な理由と必須の理由。
個人ファイルの証人シートがどのように作成されるか。
個人ファイルの認証シート：サンプルデザイン。
認証シートに記入する際に示される情報。

会計文書システムの認証シート現代の事務作業は、文書化の問題と、文書化を伴う作業の組織化に専念する別の活動領域です。

ケースの認証シート：内容とデザイン

証人シートは、ケースカバーの内側のシートの上部の後ろに貼り付けられます。認証シートの変更は可能ですか？ 2015 年の規則では、ケースの物理的状態または構成のすべての変更を認証シートに記録する必要があります。体調は問題ないのですが、ステッチケースの構成は本当に変わるのでしょうか？うん、たぶん。
顕著な例は、1 週間前にお話しした未請求のワークブックです。彼らはいつでも彼らのために来ることができるので、ボリュームのファームウェアに関する本は突き刺されていません。封入される封筒には穴が開いており、封筒1枚がケース1枚に相当します。
数年後に個人またはその親族がこの本をリクエストした場合は、通常の方法で発行します。その後、ケースの証明書シートに適切なエントリを作成することを忘れないでください。そうしないと、ケースから本を紛失したことがわかります。

個人ファイルの証明書の作成方法

個人ファイルのドキュメントの内部目録を編集することの詳細は、それが開かれ、そのメンテナンスの過程で記入されるとすぐにケースに含まれることです。そのため、内部目録には、個人ファイルへの新しいドキュメントの追加、および個人ファイルからのドキュメントの削除、オリジナルのコピーによる置き換え（「メモ」列に記録）が反映されます。ファイルがすでに製本されファイリングされている場合、コンパイラによって認証された文書の内部目録が表紙の内側に上端で接着されます。

アーカイブのケースを準備するとき、内部インベントリのシートは個人ファイルのシートとは別に番号が付けられることに注意してください。従業員が解雇された後、彼の個人ファイルは閉じられます。つまり、フォルダーから削除されてフラッシュされます。この場合、証明書の発行を忘れないようにすることが重要です。

ケース認証シート

証人シートは、ケース内の別のシート、本の最後の白紙の裏、ファイルキャビネットの別の白紙のカード形式で作成されます。ケースの認証シートは、確立されたフォーム（付録9）に従って作成されます。これは、ケースの番号付きシートの数、内部インベントリのシートの数、番号の特徴を数字と言葉で示します事件番号の有無（事件番号、欠番、写真貼付枚数、大判用紙番号、添付書類付き封筒及び同封枚数の有無）及びケースの合計総番号に記載されていない場合は、シート数が記載されたパンフレットの印刷されたコピー。ケースの認証シートは、その編集者によって署名されています。

ブランカー.ru

文化省 (2015 年 1 月 31 日の命令第 526 号) により、証明書シートへの記入は、書類の提出、番号の付け方、内部目録の作成、およびカバーのデザインとともに、紙でケースを提出する手順に含まれます。 . その形状が定義されています規制要件アーカイブ文書の保管の組織へ。ケースの認証シートのサンプルフォームは、アーカイブ規則の付録 No. 8 に含まれています。

Kさんを助けて標準詳細フォームは次のとおりです。

ドキュメントタイプの名前。
コンパイラの位置の名前。
サイン;
復号化;
準備日;

次の情報がフォームに入力されます。文字番号; 番号がありません。体調の特徴とケースの形成; フォームの登録に推奨される用紙サイズは A4 です。

注意

永久保管のケースの表紙には、組織のファイルが受け入れられる州のアーカイブの名前、州のアーカイブと組織のコードの指定のための場所が用意されています。団体名を変更する場合（構造単位）事件文書の対象期間中、または事件が別の組織（別の構造単位）に移管された場合、事件の表紙には、この組織または後継組織の新しい名前、および組織の旧名（構造単位) は括弧で囲まれています。ケースの表紙のケースの見出しは、組織のケースの命名法から転送され、対応するアーカイブ機関の専門家および検証委員会と合意されています。

必要に応じて、見出し（注文数、プロトコルなど）を明確にします。

認証シートは、永久保存期間および個人ファイルの各ケースの実行において必須の要素です。ケースの証人シートは、別のシートに作成され、ケースの最後に配置されます。本（雑誌）をアーカイブに引き渡すとき、証明書の碑文は白紙の裏のファイルキャビネットに作成されます-カード形式の別の白紙に。

シートには、数字と言葉で、ケースの番号付きシートの数が示され、「+」（プラス）記号を介して、内部在庫のシート数（存在する場合）が個別に示されます。認証シートは、ケース文書の番号付けの次の機能を規定しています。ケースシートの文字番号の存在。ケースのシート数の欠落の存在; 写真、文書、新聞の切り抜きが貼り付けられたシート番号の存在; 大判シートの数; 添付ファイル付き封筒の数と同封されているシートの数。

永久保存用ファイルの作成

余計な個人的ではない予算組織個人ファイルを維持する手順は規制されていないため、雇用主は、個人ファイルの維持、処理、保存の問題を規制する現地の規制法を採用することをお勧めします。ご参考までに。ケースとは、1 つの問題または活動領域に関連するドキュメントまたは一連のドキュメントであり、別のカバーに配置されます。ケースは、最初に実行されたドキュメントが含まれた時点から開始されたと見なされます。

従業員の個人ファイルの管理では、これが雇用主にとって必須の要件ではない場合でも、厳格な規則に従わなければなりません。フォルダーの呼び方 (「個人データ」、「ドシエ」など) に関係なく、フォルダーには従業員の個人データが含まれていることを覚えておくことが重要です。

従業員の個人ファイル

ケースは、最初に実行されたドキュメントを格納するためのフォルダーに含まれた後、ファイルされたと見なされます。同時に、開いたケースのカバーが引き上げられます。ケースの表紙は、所定の様式で作成されます (付録 3)。開いたケースの表紙には、次の情報が記載されます。組織の名前。それが形成された組織の構造単位の名前; 症例の命名法による症例指数; ケースのタイトル; ケースの保管期間または碑文「永久に保管してください」（ケースの命名法から移管）。
永久保管のケースの表紙には、組織のファイルが受け入れられる州のアーカイブの名前、州のアーカイブと組織のコードの指定のための場所が用意されています。

3.6. アーカイブ受理事例の登録要件

正確な日付が重要な組織、行政、創作、その他の文書（議事録、議事録、手紙、報告書など）を含む場合、および複数のボリューム（部分）からなる場合の締め切りは、日付の極端に付けられます。ケース文書の、すなわち事件に含まれる最初の文書と最新の文書の登録（作成）日。ケースが注文、指示などの記録である場合、ケースの日付はジャーナルの最初と最後のエントリの正確な暦日になります。会議の議事録を含むケースの締め切り日は、承認日 (承認されたドキュメントの場合) またはケースを構成する最初と最後の議事録の日付です。
個人ファイルの期限は、この訴訟が提起された人物の入学および解雇の命令に署名した日です。
たとえば、文字が判読できない書類、糊付けされたシート（大きな図がある場合など）、破れたシート、貼り付けられた写真、ケースに封筒がある場合、および添付ファイルがある場合の存在について話しています。それらの中で、など。事件の証人用紙は編集者によって署名されなければならず、位置と署名が解読され、日付が添付されます。アーカイブ文書を使用する過程で、必要に応じて、必要なマークが認証シートに将来的に作成されます。
ファイルが証人シートなしでファイリングされている場合は、ケースカバーの内側の上部に貼り付ける必要があります。ただし、通常は最後の文書の後に配置され、この形式ではケースがステッチされます。記事の冒頭に、認証シートの記入例が示されています。ケース認定シートのサンプルを doc 形式でダウンロードすることもできます。ケースを提出するには、ケース文書の内部インベントリのサンプルも必要になる場合があります。

証明書シートは、アーカイブの準備が整った、番号が付けられ製本されたファイルの機能を反映する文書です。

該当する 2 つのフォーム

1) 文書の形式は、「組織のアーカイブの作業に関する基本規則」の付録の1つに記載されています。ただし、上記の規則はこれらの組織のアーカイブの作業を規制しているため、予算企業のみが使用することが義務付けられているため、予算企業のみを拘束します。

ノート！これらの規則は、他のすべての雇用者のワークフローも規制しますが、文書の保存、説明、会計、および使用に関してのみです。これは、登録の手順が組織の管理者の裁量に任されていることを意味します。

2) また、認証シートの様式は任意の様式で作成できますが、本質的にはこのドキュメント、つまり、他の情報ではなく、取り付けられているケースの機能を正確に反映する必要があります。

認証シートはどこで使用されますか?

証拠シートは、アーカイブに保管するために転送される場合に使用されます。この場合、すべてのドキュメントは次の 2 つのタイプに分けることができます。

長期間または恒久的に保管されているケース。
10年以内の保管（いわゆる一時保管）の対象となる場合。

一時保管ケースは、番号を付けたり、ホッチキスで止めたりすることはできませんが、単にファイルされているフォルダーに保管するだけです。したがって、これらの場合には特異性はなく、証人シートは必要ありません。

しかし、これはあくまで権利であり、雇用主の義務ではありません。実際には、それらの多くは、保管期間に関係なく、特に会計および財務文書のすべての文書をバインドします。

認証シートには、次の情報が含まれている必要があります。

ドキュメント名 - でこの場合「証明書シート」とそれが添付されているケースの番号。
綴じられたケースの枚数と、ケースに数字が入っている場合（1a、2aなど）、番号が欠落している場合（たとえば、5ページの直後に7ページが来る場合）の説明は次のとおりです。
次に、ケースの在庫のシート数が表示されます。
次に、特定のページの特徴を示す表が続きます (たとえば、ページ番号 18 は写真です)。
証明書シートを編集した従業員の署名、役職、氏名、日付。