Помещение кассы. Помещение кассы не оборудовано должным образом, как избежать штрафа? II

Оборудование кассы на предприятии оговаривается рядом требований и положений, оговаривающих условия надежной охраны места, где хранятся наличные деньги. Касса – это изолированное помещение с дверью, закрывающейся изнутри, оборудованное металлическими несгораемыми шкафами, которые после работы запираются и опечатываются печатью.

Правила оборудования кассы предусматривает устройство окошечка для обслуживания клиентов, закрывающееся изнутри дверцей, запираемой навесным замком. Тщательно укрепляются решетками окна помещения, дымоходы, вентиляционные каналы и другие возможные пути несанкционированного проникновения.

Металлические шкафы для хранения денег обязательно крепятся к несущим конструкциям здания. Оборудование кассы организации предусматривает наличие двух огнетушителей. Требования по оборудованию помещения кассы оговаривают конкретные требования по размерам и конструкции кассового окошка и двери, которые могут быть упрощены только в том случае, когда помещение охраняется вооруженной милицией или ВОХР.

В учреждении должно предусматривать обустройство охранной сигнализации, состоящей из нескольких контуров различного принципа действия – ультразвуковых, радиоволновых, оптико-электронных и других средств оповещения о случаях проникновения в помещение посторонних лиц. Инструкция по оборудованию кассы предприятия предусматривает устройство тревожной сигнализации, подающей сигнал вооруженной части милиции или охраны.

По окончанию рабочего дня электропитание кассы полностью отключается выключением с центрального охранного поста во избежание использования злоумышленниками электроинструментов для вскрытия сейфов с деньгами. Кроме сигнализации о возможном проникновении, оборудование кассы в бюджетном учреждении должно предусматривать пожарную сигнализацию, питание которой осуществляется от независимой электросети, чтобы она могла работать круглосуточно.

Новые требования к кассовому оснащению

Требования к оборудованию кассы в 2015 году изменились, теперь они регламентируются указанием Центробанка России № 320-У, которое упростило порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и для представителей малого предпринимательства. Предпринимателям теперь не обязательно вести кассовую книгу и лимитировать наличие денежных средств. Впрочем, если оборот наличных денег в предприятии велик, то даже ИП лучше всего поступать в соответствии с требованиями к предприятиям:

устроить и оборудовать место под кассовое обслуживание;
назначить постоянного кассира;
придерживаться кассовой дисциплины;
использовать контрольно-кассовую технику.

Оборудование кассовых помещений для ИП теперь не является обязательным требованиям, но остается желательным. С кассиром, назначаемым приказом руководителя, заключается договор ответственности. При временном отсутствии кассира его функции может брать на себя главный бухгалтер предприятия.

Какая техника должна быть в помещении для работы кассира

Оборудование помещения кассы предприятия заключается не только в обеспечении системы безопасности. В помещении должен присутствовать контрольно-кассовый аппарат, с помощью которого все наличные расчеты сопровождаются выдачей кассового чека. ККМ обладает еще и фискальной памятью, регистрируется в налоговом органе и допускает контроль движения наличных денег налоговой инспекцией.

Сопровождаются условиями их обеспечения программными продуктами, позволяющими передавать информацию о движении денежных средств в центральный компьютер бухгалтерии, на котором осуществляется весь финансовый и бухгалтерский учет. Существует положение о порядке использования кассового оборудования, в котором нормируются все действия кассира от ведения учетного журнала до управления контрольно-кассовой машиной.

В распоряжении кассира предприятия может быть и дополнительное оснащение, не входящее в состав обязательного. Так, требования к кассовому оборудованию не предусматривают наличия купюросчетных машин, намного ускоряющих процесс обслуживания кассиром клиентов, или устройств для проверки подлинности банкнот в ультрафиолетовом или инфракрасном свете. С наличием таких устройств оборудование кассы на предприятии позволяет исключить попадание поддельных купюр. При этом обслуживание клиентов кассиром упрощается и ускоряется.

Упрощенный подход современных требований, распространяющихся на индивидуальных предпринимателей, позволяет им на первое время деятельности упростить работу с наличными деньгами без приобретения специальной техники. Затем, когда оборот наличных средств возрастает, индивидуальный предприниматель может принять дополнительные меры по автоматизации обслуживания и по соблюдению необходимой безопасности.

СРЕДСТВАМИ ОХРАННОЙ И ОХРАННО-ПОЖАРНОЙ СИГНАЛИЗАЦИИ

1. Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.

2. Помещение кассы предприятия оборудуется, как правило двумя рубежами охраны.

2.1. Первым рубежом охраны блокируются:

дверные проемы - на "открывание" и "пролом";

остекленные конструкции помещения - на "открывание" и разрушение стекла;

некапитальные стены, потолки, перегородки и места ввода коммуникаций - на "пролом";

капитальные стены, вентиляционные короба, дымоходы - на разрушение и ударное воздействие.

2.2. Вторым рубежом охраны рекомендуется блокировать материальные ценности, хранящиеся в металлических шкафах или сейфах. Для их блокировки рекомендуется использовать емкостные извещатели типа "Риф-М", "Пик" или аналогичные. Кроме того, для повышения надежности защиты возможна дополнительная блокировка сейфов и металлических шкафов простейшими датчиками и извещателями, контролирующими площадь (объем) помещений.

3. Блокировку строительных конструкций на "открывание" рекомендуется осуществлять извещателями типа СМК (двери, остекленные конструкции).

4. Для блокировки остекленных конструкций на разрушение стекла применяются фольга, извещатели типа "Окно-1" или аналогичные.

5. Для блокировки зарешеченных оконных проемов, окрашенные прутья решеток обвиваются проводом НВМ или аналогичным диаметром 0,18 - 0,25 мм, после чего провод и решетка окрашиваются вновь.

6. Блокировка дверей, некапитальных стен (перегородок) на "пролом" производится проводом НВМ или аналогичным диаметром 0,18 - 0,25 мм. Провод должен прокладываться по возможности скрытым способом в штробах. Глубина и ширина штроба должна быть не менее двух диаметров провода.

7. При одновременной блокировке дверей на "пролом" и "открывание" рекомендуется применять линейные оптико-электронные извещатели типа "Вектор-3" и пассивные оптико-электронные извещатели типа "Фотон-2", "Фотон-5" или им аналогичные.

8. В тех случаях, когда возникает необходимость блокировки капитальных стен и потолков помещения, рекомендуется использовать извещатель типа "Грань".

9. При отсутствии механической защиты элементов периметра помещения или ее недостаточности целесообразно использовать оптико-электронные извещатели типа "Фотон-2", "Фотон-5", формирующие зону обнаружения в виде вертикального барьера и контролирующие зону вдоль стены, оконного проема, перекрытия внутри помещения. Такой способ блокировки периметра обеспечивает достаточно высокую надежность охраны при сравнительно малых затратах на монтаж.

10. Для повышения надежности срабатывания охранной сигнализации при блокировке строительных конструкций рекомендуется использовать совместно извещатели различного принципа действия, например, оптико-электронные с ультразвуковыми или радиоволновыми, ультразвуковые с радиоволновыми.

11. Сигналы тревоги от всех рубежей охраны рекомендуется выводить на отдельные номера пульта централизованного наблюдения (ПЦН) через пост дежурного персонала или охраны, на котором должны устанавливаться приемно-контрольные приборы (ПКП) типа "Сигнал", УОТС и т.п.

11.1. Разрешается устанавливать вывод сигнала тревоги к сторожу, надомнику или иному лицу, заключившему договор в письменном виде об охране кассы. Места дежурства всех этих лиц должны быть обеспечены средствами радио или телефонной связи с горрайорганами внутренних дел.

12. Клеммные крышки ПКП, извещателей, другой установленной на объекте аппаратуры охранной сигнализации и разветвительные коробки опломбируются (опечатываются) электромонтером ОПС или инженерно-техническими работниками с указанием фамилии и даты в технической документации по этому объекту.

13. Для защиты персонала касс предприятий от преступных посягательств, на рабочих местах кассиров, у администрации этих учреждений устанавливаются кнопки тревожной сигнализации, которые предназначаются для передачи сигналов тревоги в дежурные части органов внутренних дел для принятия своевременных мер в случае разбойного нападения на объект.

14. Электропитание каждого из рубежей охраны должно осуществляться от независимого источника, при этом необходимо предусматривать для каждого из рубежей охраны резервное (автономное) питание.

15. Система охранно-пожарной сигнализации должна соответствовать требованиям действующего СНиПа "Пожарная автоматика зданий и сооружений" и ведомственного перечня объектов, подлежащих оборудованию охранно-пожарной сигнализацией, и постоянно находиться в работоспособном состоянии.

16. Охранно-пожарная сигнализация и освещение кассы монтируются раздельно и получают электропитание от разных источников. Все виды проводки выполняются скрытыми. В исключительных случаях допускается прокладка шлейфов в металлических трубах внутри помещения по железобетонным или бетонным строительным конструкциям.

17. Пожарные извещатели должны включаться в самостоятельные шлейфы с целью обеспечения их круглосуточного функционирования.

18. Во всех видах касс осуществляется обесточивание освещения, розеток и других выводов электропитания с тем, чтобы не дать возможности преступникам использовать для взлома металлических хранилищ электродрели, углошлифовальные машинки и т.п. средства. Включение электропитания кассы с началом рабочего дня производится только с пульта вневедомственной охраны, поста сторожевой охраны, кабинета руководителя хозоргана и других изолированных от кассы помещений.

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Приложение N 4

к Порядку ведения кассовых операций

в Российской Федерации

__________________________

предприятие, организация

цех ______________________

ревизии наличных денежных средств

"__" _______________ 199_ г.

находящихся ______________________________________________________

РАСПИСКА

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на

денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства,

поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие

списаны в расход.

() _________________________________

Должность Роспись Фамилия

На основании приказа (распоряжения) от "__" ______________ 19__ г.

N __________ произведена ревизия денежных средств по состоянию на

"__" _____________ 19__ г.

При ревизии установлено следующее:

1) наличных денег ____________________________ руб. _________ коп.

2) почтовых марок ____________________________ руб. _________ коп.

3) ценных бумаг ______________________________ руб. _________ коп.

4) ___________________________________________ руб. _________ коп.

Итого фактическое наличие ____________________________________

__________________________________________________________________

(прописью)

По учетным данным ______________________ руб. _________ коп.

Результаты ревизии: излишек ______________ недостача _____________

Последние номера кассовых ордеров:

приходного N __________, расходного N ____________

Председатель комиссии

__________________________________________________________________

Члены комиссии

__________________________________________________________________

(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

__________________________________________________________________

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,

находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

"__" ___________ 19__ г.

Объяснение причин излишков или недостач __________________________

__________________________________________________________________

Материально ответственное лицо

Решение руководителя предприятия _________________________________

__________________________________________________________________

(подпись)

"__" ___________ 19__ г.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического

наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.),

находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета

всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки,

ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается

ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один

экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации),

второй остается у материально ответственного лица.

До начала ревизии от каждого материально ответственного лица

или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется

расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в

3 экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности,

материально ответственному лицу, принявшему ценности, и

Банки и их филиалы, почтовые отделения и узлы связи, кассы предприятий, организаций, учреждений, головные кассы крупных торговых предприятий независимо от разрешенного остатка хранения денежных средств и размещения материальных ценностей в них относятся к объектам и помещениям группы "А", оборудуемых по высшей категории укрепленности.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

§ быть изолированным от других служебных и подсобных помещений; располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

§ иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

§ закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

§ оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

§ иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами; располагать исправным огнетушителем.

Капитальными наружными стенами, перекрытиями, перегородками считаются такие, которые выполнены из кирпичной или каменной кладки толщиной не менее 500 мм, бетонных стеновых блоков толщиной не менее 200 мм, бетонных камней толщиной 90 мм в два слоя, железобетонных панелей толщиной не менее 180 мм.

Капитальными внутренними стенами (перегородками) считаются такие, которые выполнены аналогично капитальным наружным стенам.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.

Помещение кассы предприятия оборудуется, как правило двумя рубежами охраны.

Порядок и правила ведения и заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано... страниц” и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники (кассовая книга представлена в приложении).

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

2. Помещение кассы предприятия оборудуется, как правило двумя рубежами охраны.

2.1. Первым рубежом охраны блокируются:

дверные проемы - на "открывание" и "пролом"

остекленные конструкции помещения - на "открывание" и разрушение стекла;

некапитальные стены, потолки, перегородки и места ввода коммуникаций - на "пролом"

капитальные стены, вентиляционные короба, дымоходы - на разрушение и ударное воздействие.

Министерство внутренних дел
Российской Федерации

Приложение N 4
к Порядку ведения кассовых операций
в Российской Федерации

Ревизия

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины и правильностью проведения кассовых операций осуществляется с помощью проведения ревизий, которые проводятся в установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене кассиров. В ходе осуществления ревизии проводится полная проверка всей денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе ООО "СтройСервис". Фактические остатки денежных средств сверяются с данными кассовой книги и члены ревизионной комиссии, назначенной руководителем, оформляют акт проверки.

При выявлении недостач или излишков денежных средств, или других ценностей в акте указывается соответствующая сумма и причины и обстоятельства возникновения несоответствия фактических данных и данных бухгалтерского учета.

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостача имущества. Материально ответственное лицо в этих случаях предоставляет письменное объяснение, после чего руководитель ООО "СтройСервис " принимает решение по этому вопросу.

Если обнаружен излишек, то он оприходуется, принимается к учету, причем по рыночным ценам.

Также применяется такая операция, как пересортица. Это когда обнаружена недостача краски эмалевой белой, но при этом излишек краски эмалевой голубой. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по аналогичным материалам и в одинаковых количествах. А это значит, что краску белую и краску голубую зачесть можно между собой, но краску белую и водоэмульсию нельзя.

За недостачу отвечает материально ответственное лицо. Но выясняют, нет ли в этом случае естественной убыли.

Недостача в пределах норм естественной убыли считается текущими расходами ООО "СтройСервис".

За недостачу сверх норм естественной убыли отвечает материально ответственное лицо, оно должно возместить стоимость недостающих ценностей.

Кассовое помещение предприятия

Кассовые помещения оборудуют вентиляцией и изолируют от шума. Уменьшение числа кассовых окон и потребной для них площади достигается организацией предварительной продажи билетов с доставкой на дом, обслуживанием населения через городские станции и в поездах.

При сменном дежурстве кассиров кассовые помещения оборудуются турникетными кассами.

Обрамление дверного проема (дверная коробка) кассового помещения следует выполнять из стального профиля. Допускается использование деревянных дверных коробок, усиленных стальным уголком 30X40X5 мм, закрепленным в стену с помощью стальных ершей (костылей) диаметром не менее 10 мм, длиной не менее 120 мм.

Степень защиты кассового помещения

В соответствии с Положением о ведении кассовых операций кассовое помещение должно быть изолированным. Окна кассового помещения оборудуются металлическими решетками. Двери кассового помещения в течение рабочего дня должны запираться внутренним замком.

Понимая абсурдность распространения своих требований на все субъекты учета без исключения, законодатель не устанавливает за отсутствие у предприятия изолированного кассового помещения никаких конкретных штрафных санкций, а отсылает к общему законодательству, тем самым негласно разрешая данный пункт письма не исполнять.

Так, минимизация операционных рисков достигается тем, что кассовый узел банка и все подразделения банка размещены в помещениях, полностью отвечающих требованиям, предъявляемым к устройству и технической укрепленности кассового узла и помещений банка. Кассовые помещения оборудованы охранной сигнализацией, имеют соответствующую тревожную и автоматическую пожарную сигнализацию.

Проектом были предусмотрены значительные работы по повышению удобств для пассажиров и улучшению условий работы служащих вокзала. Пассажирские залы и кассовые помещения оборудованы устройствами кондиционирования воздуха, в них разместились установки электроакустики негромкого вещания. Потолок и стены ряда залов облицованы специальными акустическими плитами, поглощающими звук. В связи с устройством основных помещений вокзала в разных уровнях оборудованы багажные лифты, горизонтальные и наклонные транспортеры и др. Для удобства пассажиров нижний этаж соединен переходом со станциями метрополитена и тоннелями, эскалаторами - с первым этажом и привокзальной площадью.

Для осуществления указанных функций РКЦ должен располагать необходимыми материально-техническими условиями. При этом обязательными условиями являются наличие в РКЦ милицейской охраны, кассового помещения и денежного хранилища, оборудованных средствами охранно-пожарной сигнализации, а также наличие оргтехники и оборудования для работы с ценностями.