Структура содержание и виды протоколов. Оформление протокола заседания

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Протокол

На законодательном уровнеупоминается статьей 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ, которая раскрывает основную суть и единые правила составления указанного документа.Протокол об административном правонарушениитребует выяснения и внесения в него следующих сведений.

• День, месяц, год и населенный пункт составления.
• Название должности, фамилия, инициалы уполномоченного служащего, составившего документ.
• Данные о человеке или организации, которые являются нарушителями закона (фамилия, инициалы, данные паспорта, адрес проживания и прописки человека; юридический адрес, данные на директора в отношении организации).
• Информация о потерпевших и свидетелях по делу, если таковые есть (фамилии, инициалы, паспортные данные, адреса проживания).
• Данные о совершенном правонарушении (дата, место совершения, суть произошедшего).
• Ссылка на статью закона, который был нарушен.
• Пояснения человека или представителя организации по делу.
• Иные сведения, призванные помочь всесторонне рассмотреть дело.

Написание протокола об административных правонарушениях предполагает дачу разъяснений физическому лицу или представителю организации о правах и обязанностях нарушителя, установленных административным законодательством. О полученных разъяснениях делается запись в составляемом документе.

Лица, в отношении которых составляется протокол (гражданин или доверенное лицо организации), должны быть с ним ознакомлены. При желании эти люди могут оставить запись о своем несогласии с протоколом или разъяснения по сути текста, которые приобщаются к протоколу. Заверяется указанный документ путем проставления подписей уполномоченным работником, составившим протокол, и нарушителем (гражданином или доверенным сотрудником организации), в отношении которого протокол составлен. Если нарушители отказываются протокол подписывать, об этом отдельно записывается в документе.

2-й экземпляр протокола об административном правонарушении выдается лицу, о котором составлен протокол. Фигурант расписывается в получении копии. Также экземпляр получает потерпевший по делу, если таковой имеется. Если лицо, в отношении которого составляется протокол, при этом событии не присутствует, ему высылается экземпляр протокола по почте. Законом отведено на это 3 дня.

Срок составления протокола об административном правонарушении

Срокисоставленияпротокола об административном правонарушенииможно разбить на 3 группы, в зависимости от ситуации.Протокол об административном правонарушенииможет быть составлен:

• незамедлительно;
• в течение 2 дней;
• после проведения административного расследования.

Сразу же, то есть в момент обнаружения нарушения закона, протокол пишется тогда, когда все нужные сведения для заполнения бланка протокола и прояснения обстоятельств случившегося установлены. Если нужно выяснить еще какую-то информацию, закон предусматривает возможность составить протокол в течение 2 дней с момента установленного нарушения. Если же в силу совершенного нарушения закона необходимо проведение расследования, то протокол составляется после расследования.

Не знаете свои права?

Административное расследование проводится, когда информацию можно получить только путем проведения экспертиз или других процессуальных действий, занимающих значительное время. Административное расследование в большинстве случаев не должно длиться дольше 1 месяца. Однако в некоторых ситуациях, возможность которых оговорена в п. 5 ст. 28.7 КоАП РФ, этот срок разрешается продлить. Если совершенное нарушение требует осуществления более длительного административного расследования, разрешенный срок оформления протокола об административном правонарушении может увеличиться до 6 месяцев.

Образец составления протокола об административном правонарушении

Единой формы протокола об административных правонарушениях, утвержденной законодательно, нет. Каждый госорган своими внутренними документами утверждает форму протокола, используемую в работе. Однако по содержанию и внешнему виду эти бланки мало чем отличаются.

Вверху по центру страницы стоит название документа — «Протокол об административном правонарушении» и знак «№», предполагающий проставление при заполнении протокола порядкового номера. Ниже слева необходимо написать число, месяц, год заполнения протокола, а справа — место составления, то есть наименование того населенного пункта, где выявлено нарушение закона и оформляется протокол.

Далее записываются сведения о сотруднике, составляющем протокол (должность, фамилия и инициалы), а также информация о фигуранте. Причем если записываются сведения о гражданине, то указывают не только фамилию, инициалы и паспортные данные, но и адрес — как регистрации, так и фактического проживания, телефон, данные о работе. В отношении организации указываются название, юридический и почтовый адреса, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), а также должность, фамилия, инициалы, реквизиты документа о назначении представителя юридического лица. Как правило, в этой роли выступает директор, а документом является приказ о назначении.

Основное место протокола об административном правонарушении отведено под описание события совершенного правонарушения. Ниже идут пустые графы, позволяющие записать сведения о свидетелях и потерпевших. Заканчивается протокол подписью нарушителя и подписью с расшифровкой сотрудника, оформившего протокол. Лицо, в отношении которого протокол составлен, своими подписями также подтверждает, что его права и обязанности были озвучены, что с протоколом он ознакомился и что копия документа им получена. Информация о получении экземпляра протокола удостоверяется не только подписью, но и проставлением даты вручения.

Ошибки в протоколе об административном правонарушении

Ошибки, допущенные впротоколе об административном правонарушениипри оформлении, по своей значимости можно разделить на существенные и несущественные. В соответствии с Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», существенным недочетом документа является отсутствие в протоколе информации, упомянутой в ст. 28.2 ч. 2 КоАП (п. 4 Постановления). Это значит, что впротоколе об административном правонарушениидолжны быть заполнены все графы и записана вся информация, о которой упоминалось выше.

Если протокол оформлялся при нарушителе, то должны присутствовать подписи, подтверждающие озвучивание прав и обязанностей, ознакомление с протоколом после оформления. Если же документ был составлен без нарушителя и нет достаточных фактов о сообщении ему о дате и месте оформления протокола, то это будет значительным нарушением процессуальных прав и может привести к отмене протокола и прекращению производства по делу. Вообще, любая ошибка в протоколе, являющаяся, по мнению Пленума Верховного суда РФ, существенной, может повлечь за собой отмену протокола и прекращение производства по делу.

ВАЖНО! Любые исправления в протоколе, особенно в сведениях, перечисленных в ст. 28.2 ч. 2 КоАП, должны быть заверены подписью должностного лица, составляющего протокол, и подписью нарушителя, удостоверяющей, что он с этими исправлениями ознакомлен и согласен.

К несущественным ошибкам в протоколе пленум относит все те недостатки информации, которые могут быть компенсированы в процессе рассмотрения дела по существу. К несущественным недостаткам, и об этом специально упомянуто в постановлении, относится также заполнение протокола в отсутствии нарушителя, если ему должным образом было сообщено о дате и месте составления протокола, но он без повода или по неуважительной причине не появился в назначенном месте в указанное время. Не являются существенными и не несут последствий орфографические ошибки в тексте протокола, если, конечно, это не ошибки в фамилиях.

Назначение наказания без составления протокола об административном правонарушении

В некоторых ситуациях оформление протокола об административном правонарушении может и не случиться. Если зафиксировано нарушение, которое не несет большой общественной опасности и за которое предусмотрено наказание в виде предупреждения или штрафа, то протокол не нужен.

В соответствии со ст. 28.6 КоАП составление протокола не требуется, если сразу на месте назначается штраф или предупреждение. Эта ситуация требует вынесения постановления по делу об административном правонарушении, экземпляр которого получает и нарушитель — лично либо по почте, если он отказывается от личного получения.

Но если нарушитель не согласен с вынесенным постановлением (с самим совершением нарушения закона или с примененным к нему взысканием), протокол об административном правонарушении все-таки оформляется и прилагается к постановлению.

Протокол совещания - информационно-распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа - важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

• Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
• Заголовок.
• Дата и номер регистрации протокола.
• Место (населенный пункт), где проводится совещание.
• Вопросы (повестка дня).
• Основная часть.
• Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 - 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

Место составления протокола - географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

• В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
• Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
• Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
• Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

• Вопрос, вынесенный на совещание.
• Докладчик по данному вопросу.
• Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

• «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
• «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
• «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

• Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
• Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

Протокол занимает особое место в системе организацион­но-распорядительных документов. С одной стороны, его мож­но отнести к информационным документам (так как он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распоряди­тельные документы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания ак­ционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной вла­сти для регистрации (например, при регистрации коммерче­ских банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или сте­нографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. с. 94). Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания (см. с. 95-96).

Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на ос­нове рукописных стенографических или магнитофонных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото­кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да­та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе­дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко­ла включает даты начала и окончания.

Например: 21-24.01.2000.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар­ного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид за­седания или коллегиальной деятельности и согласуется с назва­нием вида документа. Например: Протокол - заседания колле­гии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальни­ков структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фа­милии и инициалы председателя и секретаря заседания (в крат­кой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном по­рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за­седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спи­скам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопро­са и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред­седатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку (см. с. 97). При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во­прос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи­си, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для пред­ставления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Смотрите также: