Conceptul de forță juridică a unui document electronic. Mai rapid, mai mare, mai puternic! Sau semnificația juridică a documentelor electronice

Ce poți să-ți sfătuiești dacă vrei să dovedești că destinatarul tău a primit cu siguranță mesajele tale și ți-a răspuns, dar deja au apărut suspiciuni că refuză să confirme aceste informații pe viitor? Se poate recomanda ca în versiunea pe hârtie a scrisorii să vă referiți la e-mailurile trimise anterior și la cele primite ca răspuns și să vă referiți la acestea, de altfel, nu ca subiectul principal al scrisorii. Nu uitați că nu numai că poate fi necesar să furnizați e-mailul ca dovadă, ci nu ar trebui să luați cu ușurință corespondența din partea dvs., inclusiv cu candidații pentru un post, și nu doar cu angajații. Autorul acestui articol a întâlnit în practică următorul exemplu. Un angajat HR a respins un candidat pentru postul, avocat M., pe baza unui parametru atât de discriminatoriu precum sexul. Managerul a vrut să lucreze cu un avocat, dar o femeie i-a trimis CV-ul.

Acordarea de forță juridică documentelor de pe suportul electronic

Pentru solutii simple de obicei nici unul sisteme specializate nu sunt necesare, orice program de scanare sau recunoaștere este suficient. Pentru volume mai mari, luați în considerare utilizarea unui sistem profesional conceput pentru a captura imagini de document, cum ar fi Accent Capture de la Kofax sau InputAccel de la ActionPoint. Aceste sisteme permit introducerea în masă a documentelor cu organizarea de locuri de muncă separate pentru diverse tipuri functioneaza, cu servere dedicate pentru procesarea, conversia si recunoasterea imaginilor.
Algoritmii încorporați în ele vă permit să obțineți imagini de înaltă calitate la viteză maximă. Acestea se concentrează pe utilizarea scanerelor industriale de flux. Prețurile unor astfel de sisteme variază de la câteva mii la câteva zeci de mii de dolari.

Oferirea de forță juridică a unui document electronic

Prin urmare, mulți experți consideră că este necesar să se determine separat procedura de furnizare și evaluare a mijloacelor electronice de probă. Proiectul de lege privind comerțul electronic propune să se ia în considerare toate exemplarele documente electronice, semnate în modul prevăzut de lege, sunt originale. Un document electronic nu poate avea o copie electronică.

Caracteristici de stocare, protejare și conferire a forței legale documentelor electronice

Toate copiile unui document electronic semnat cu același analog electronic al unei semnături (semnătură digitală electronică) au o semnificație juridică egală, sub rezerva confirmării autenticității lor în conformitate cu cerințele legilor federale. 2. Un document electronic semnat cu un analog electronic (semnătură electronică digitală) are aceeași forță juridică ca un document scris și poate fi prezentat ca probă judiciară. 3. O copie a unui document electronic pe hârtie are semnificație juridică dacă este semnată cu un analog electronic al unei semnături (semnătură electronică digitală), precum și dacă este certificată de o persoană care are dreptul de certificare în conformitate cu acte juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Forța juridică a unui document electronic și atributele sale obligatorii

Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază”. Prezentul standard stabilește cerințe pentru compoziția și conținutul detaliilor care conferă un document electronic forță juridică și, de asemenea, stabilește procedura de modificare a acestora. Documentul electronic trebuie să conțină: — numărul de înregistrare; — data înregistrării; — semnătura (codul) persoanei responsabile de prezentarea corectă a documentului sau care a aprobat documentul; — conținutul documentului; — numele organizației care a creat documentul; — locația organizației care a creat documentul sau adresa poștală.
Este posibil să folosiți detalii suplimentare, principalul lucru este că cele necesare pot fi identificate clar.

33.. dând forţă juridică documentelor de pe suport informatic

Deoarece dacă stocați comenzi pentru personal în formular electronic, și separat chitanța de familiarizare a angajatului în formă de hârtie, apoi, dacă apare un conflict, angajatul poate spune că nu a fost familiarizat cu documentul care a fost stocat corespunzător în organizație. Și va fi imposibil să dovedești contrariul. Putem trage o concluzie fără ambiguitate că în această etapă o tranziție completă la personal managementul documentelor electronice imposibil. E-mail-ul ca probă Folosirea e-mail-ului ca probă provoacă dificultăți enorme, în primul rând, în identificarea persoanei care a trimis un e-mail cu cutare sau cutare informații din căsuța sa poștală.
Mai mult, dacă conținutul unui e-mail este dezvăluit fără acordul autorului mesajului, atunci scrisoarea poate fi exclusă din probe, deoarece a fost obținut cu încălcarea legii.

Forța juridică a unui document electronic

O altă problemă este necesitatea asigurării valabilității legale a documentelor electronice. Dar cu cât mergem mai departe, cu atât această problemă poate fi rezolvată mai des ca o problemă organizatorică și tehnică obișnuită. Datorită faptului că în sfârșit a fost adoptată o lege care reglementează utilizarea semnăturilor electronice digitale (EDS), a devenit posibilă acordarea statutului juridic documentelor electronice.

Conform Legii Federale „Cu privire la semnătura digitală electronică” Legea federală„Despre semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2002, art. 4-12 // Culegere de legislație a Federației Ruse. 2002. Nr. 2. Art. 127., o semnătură electronică digitală într-un document electronic echivalează cu o semnătură olografă într-un document pe hârtie, cu anumite condiţii.

Conceptul de document electronic, forța sa juridică

Atenţie

ÎN în ultima vreme tot mai mult organizații mari iar întreprinderile trec la managementul documentelor digitale. Desigur, acest lucru este foarte convenabil și economisește o cantitate semnificativă de timp. Dar acest lucru ridică o întrebare serioasă: care este forța juridică a unui document electronic? Conţinut

• 1 De la managementul documentelor pe hârtie la cel electronic
  • 1.1 Detalii care determină forța juridică
• 2 Protecția corespondenței
• 3 Cazuri speciale
• 4 Recomandări practice
• 5 Ce urmează?

De la hârtie la fluxul documentelor electronice În 2001, a intrat în vigoare Legea federală care reglementează utilizarea semnăturilor digitale electronice.

Unicitate crescută

Trimit instanței prin poștă, împreună cu declarația de revendicare, copii ale formularelor 2-NDFL trimise prin poștă de la locul de muncă și copii ale ordinelor de acceptare/demitere. În timpul muncii mele, am primit în mod repetat comenzi și am scanat copii ale documentelor referitoare la e-mail. Cum pot fi prezentate aceste informații din e-mail ca probe în instanță? Notarul refuză să certifice corespondența mea tipărită. Ce poți sfătui într-o astfel de situație? Desigur, notarul va refuza să certifice un document luat de la cineva necunoscut. Trebuie să aducă computerul de pe care au fost înregistrate datele. corespondență prin e-mail, astfel încât să poată verifica faptul prezenței acesteia, iar apoi să întocmească un protocol cu descriere detaliată acțiunilor tale: pornirea computerului, lansarea unui program de e-mail, e-mailuri găsite. Abia atunci e-mailurile sunt tipărite și depuse cu protocolul.

Documente electronice ca probe

Autenticitatea Cea mai simplă modalitate de a asigura autenticitatea unui document electronic este utilizarea unei semnături digitale electronice (EDS). La aprecierea valorii probatorii a unui document electronic, instanța ține cont, în primul rând, de fiabilitatea modalităților de generare, păstrare, transmitere și identificare a autorului. Pentru aceasta, pe lângă semnătura digitală, este important un sistem de încredere pentru procesarea documentelor electronice (stocare de încredere).
Ce documente trebuie întocmite imediat pe hârtie Indiferent dacă întreprinderea are instalat un sistem electronic de gestionare a documentelor, toate documentele de personal pentru care legislația muncii, contract de munca, contractul colectiv de muncă necesită acordul salariatului, trebuie păstrat pe hârtie, cu semnăturile persoanelor autorizate și ale salariatului.

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre semnătura digitală electronică.

Astăzi vei învăța:

1. Ce este semnătura digitală și în ce domenii poate fi folosită?
2. Despre forța juridică a unei semnături în acest format;
3. Despre avantajele pe care le oferă prezența acestuia.

De ceva timp, semnătura digitală este un instrument care simplifică deplasarea documentației. Mai mult, acest lucru se întâmplă nu numai în cadrul companiei, ci și în afara acesteia. Să vedem cum să devină proprietarul ei astăzi.

EDS - ce este în cuvinte simple

Toată lumea știe că orice document este semnat de o persoană care are o astfel de autoritate. Acest lucru se face pentru a da documentului forță juridică. Datorită tehnologii moderne, tot fluxul de documente devine electronic. Mai mult, s-a dovedit a fi extrem de convenabil!

Ce este semnătura digitală în termeni simpli?

EDS – Aceasta este o analogie cu o semnătură obișnuită, care este folosită pentru a da forță legală documentației aflate pe suporturi electronice.

De obicei, este stocat pe o unitate flash.

Avantaje:

1. Simplificarea și accelerarea procesului de schimb de date (când se realizează cooperarea cu companii străine);
2. Reducerea costurilor asociate fluxului de documente;
3. Nivel de securitate crescut pentru informațiile de natură comercială.

Condiții legate de semnătura digitală

Strâns legate de acest concept sunt alte două: cheieŞi certificat de semnătură electronică.Certificatul confirmă că semnătura digitală aparține unei anumite persoane. Poate fi îmbunătățită sau normală. Un certificat îmbunătățit este emis fie de o autoritate de certificare, fie de FSB.

Cheia sunt personajele din secvență. Ele sunt de obicei folosite în perechi. Prima este semnătura în sine, cealaltă confirmă că este autentică. Pentru a semna fiecare document nou creat, este generată o nouă cheie.

Informațiile care sunt primite la CA nu sunt o semnătură digitală electronică, ci un mijloc de a o crea.

Puțină istorie

Primele dispozitive electronice au început să fie utilizate în Rusia în 1994. Iar legea care reglementează utilizarea lor a fost adoptată în 2002. A fost extrem de vagă și interpretată în mod ambiguu terminologia. De asemenea, problema obținerii unei semnături nu a fost practic acoperită.

Din 2011, agențiile guvernamentale au trecut la gestionarea electronică a documentelor. Asta e tot oficiali a primit o semnătură electronică.

În 2012, acest proces a căpătat o amploare globală și datorită acestui fapt, putem deveni acum proprietarii semnăturilor moderne universale.

Cum să obțineți o semnătură digitală electronică

Să luăm în considerare o situație în care o persoană a evaluat toate avantajele acestui instrument și a decis să obțină o semnătură electronică. Deci, a apărut întrebarea: ce trebuie făcut pentru asta? Să vorbim despre asta mai detaliat.

Pentru a obține o semnătură digitală electronică, trebuie să parcurgeți câțiva pași importanți:

• Decideți tipul semnăturii;
• Selectați o autoritate de certificare;
• Completați cererea;
• Plata factura;
• Colectați pachetul de documentație necesar;
• Primiți o semnătură electronică.

Acum vom discuta fiecare pas în detaliu.

Pasul 1. Alege tipul de semnătură care ți se potrivește cel mai bine.

În ultima perioadă de timp, numărul celor care doresc să primească o semnătură electronică îmbunătățită a crescut. maxim. Potrivit unui număr de experți, semnăturile digitale simple vor înceta să mai existe în curând.

Să prezentăm sub forma unui tabel în ce zone sunt utilizate diverse tipuri semnături.

Pasul 2. Selectați un centru de certificare.

Dacă trebuie să obțineți o semnătură electronică pentru a depune rapoarte, alegeți una calificată, dar dacă trebuie doar să gestionați documentele, atunci alegeți una simplă.

Să lămurim că AC este o entitate juridică al cărei scop este generarea și emiterea unei semnături electronice.

În plus, CA desfășoară următoarele activități:

• Confirmă că semnătura este autentică;
• Dacă este necesar, blochează semnătura digitală;
• Servește ca mediator dacă apare brusc o situație de conflict;
• Oferă suport tehnic;
• Oferă software-ul necesar clienților.

Există aproximativ 100 de CA în Federația Rusă. Este mai bine să-l alegeți pe cel care se potrivește locației și capacităților dvs. Puteți verifica mai întâi dacă există în orașul dvs. Acest lucru este ușor de făcut: trebuie doar să vă uitați la informațiile de pe site-ul oficial.

Pasul 3. Completați cererea.

Pentru a face acest lucru, fie vizităm biroul centrului, fie completăm online. Metoda de la distanță vă permite să evitați o vizită personală la CA, adică să economisiți ceva timp.

Imediat ce depunerea cererii este finalizată, un specialist CA contactează clientul pentru a clarifica datele specificate în aceasta. Puteți să-i puneți întrebări și să primiți sfaturi.

Pasul 4. Plătiți.

Va trebui să plătiți pentru serviciul în avans. Imediat ce cererea este acceptată, toate detaliile sunt convenite, clientului i se emite o factură. Costul poate varia, deoarece depinde de regiunea în care locuiește clientul, de compania însăși și de ce fel de semnătură digitală doriți să primiți.

În plus, gama de prețuri este destul de mare - de la 1.500 la 8.000 de ruble.

Documente pentru semnătură digitală

La colectarea documentelor nuanță importantă este după cum urmează: o semnătură electronică este necesară pentru o persoană fizică, o semnătură electronică pentru o persoană juridică sau pentru un antreprenor individual. Prin urmare, vom caracteriza documentația separat.

Pentru a obține o semnătură, persoanele trebuie să colecteze următorul set de documente:

• Formular de cerere completat;
• Pașaport cu fotocopie;
• SNILS;
• O chitanță care confirmă plata facturii.

Dacă destinatarul are un reprezentant autorizat, acesta se poate ocupa de depunerea documentelor. Singurul lucru este că aveți nevoie de o procură pentru a efectua astfel de acțiuni.

Persoanele juridice trebuie să pregătească:

• Aplicație completată;
• certificat OGRN;
• certificat TIN;
• (nu a expirat);
• Pașaport cu o copie a persoanei care va folosi semnătura digitală;
• chitanta de plata;
• SNILS al persoanei care va folosi semnătura digitală;
• Dacă directorul va folosi semnătura, trebuie să furnizați un ordin în baza căruia ocupă această funcție;
• Alți angajați au nevoie de împuterniciri pentru a putea folosi semnăturile digitale.

IP-urile sunt furnizate de:

• Aplicație completată;
• certificat OGRNIP;
• certificat TIN;
• Un extras din registrul antreprenorilor, care nu are mai mult de 6 luni (o copie este posibilă);
• O chitanță care confirmă plata.

Dacă cererea a fost depusă de la distanță, documentele necesare trimis la CA prin poștă, dacă este în persoană, apoi împreună cu cererea.

Semnătură electronică pentru persoane fizice

Pentru persoane fizice există 2 tipuri de semnături: calificate și necalificate. Procedura de obținere, în comparație cu persoanele juridice, este mult mai simplă.

Persoanele fizice folosesc de obicei semnăturile electronice pentru a semna anumite documente.

În prezent, sisteme precum:

• Portalul unificat al serviciilor publice;
• Rețeaua ESIA pentru obținerea diverselor informații.

Pentru sistemul unificat de identificare și autentificare este suficient un tip simplu de semnătură electronică, dar pentru portalul serviciilor guvernamentale se folosește una calificată.

Pentru a obține o semnătură electronică, un cetățean se adresează și la CA cu toate documentele și o cerere. De asemenea, trebuie să aveți o unitate flash cu dvs. pe care va fi scrisă partea privată a cheii, cunoscută doar de proprietar.

Procedura arată astfel:

• Contactați CA pentru un certificat și pentru a primi o cheie EDS;
• Găsiți o parolă;
• Completarea formularelor pentru obținerea cheilor;
• Depunerea tuturor documentelor;
• Obținerea unui certificat pentru chei.

Semnătura electronică pentru persoane juridice

Algoritmul de obținere nu este practic diferit de obținerea unei semnături de către o persoană. În același mod, se selectează un CA, se colectează toate documentele necesare și se achită factura. Singurul lucru pe care nu trebuie să-l uitați este că extrasul din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice trebuie să fie primit la timp, deoarece procesul de pregătire a acestuia durează aproximativ 5 zile.

Funcția hash: de ce este necesară?

Funcția hash este un număr unic care se obține dintr-un document transformându-l folosind un algoritm.

Ea are o sensibilitate crescută la diverse feluri denaturare a documentului, dacă se modifică cel puțin un caracter din documentul original, majoritatea caracterelor din valoarea hash vor fi distorsionate.

Funcția hash este concepută în așa fel încât este imposibil să restabiliți documentul original folosind valoarea sa și, de asemenea, este imposibil să găsiți 2 documente electronice diferite care au aceeași valoare hash.

Pentru a genera o semnătură digitală electronică, expeditorul calculează funcția hash a documentului și o criptează folosind o cheie secretă.

Vorbitor în cuvinte simple, este conceput pentru a simplifica schimbul de date între utilizatori. Acesta este un instrument cheie de protecție a datelor.

Fișierul semnat trece printr-o procedură de hashing. Iar destinatarul va putea verifica autenticitatea documentului.

Forța juridică a semnăturii digitale

O semnătură digitală electronică are forță juridică egală cu o semnătură obișnuită într-o versiune pe hârtie a unui document, dacă a fost aplicată fără încălcări. Dacă sunt identificate abateri, documentul nu este valabil. Statul reglementează procesul de utilizare a semnăturilor digitale prin legislația federală.

Perioada de valabilitate a semnăturii digitale

Semnătura digitală este valabilă 12 luni din ziua în care a fost primită. Imediat ce această perioadă se încheie, se prelungește sau se primește alta.

Să rezumam. Utilizarea semnăturilor digitale aduce cele mai mari beneficii companiilor și întreprinderilor mari. Datorită acesteia, fluxul de documente devine mai ieftin și se deschid orizonturi largi pentru afaceri.

De asemenea, este benefic pentru cetățenii de rând să o aibă. Nu este nevoie să stați la coadă, starea comenzii. serviciile sunt disponibile fără a părăsi acasă. EDS este un instrument modern, convenabil și profitabil.

Legea federală din 6 aprilie 2011 a adoptat forța juridică a semnăturilor digitale. Conform prevederilor acceptate, semnătura are forma unei imagini simple. Vă permite să semnați un document legal, un contract de cumpărare sau o documentație similară.

Utilizarea unei semnături electronice confirmă consimțământul persoanei responsabile cu privire la serviciu sau încheierea unui acord. Puterea și semnificația unei semnături electronice sunt recunoscute la fel cu o versiune semnată personal.

Utilizarea semnăturii digitale simplifică problemele de gestionare a documentelor. Puterea sa vă permite să accelerați procesul de transmitere a informațiilor despre consimțământul părții pentru un serviciu sau acțiune. Semnătura este aplicabilă în cazurile în care este suportat sistemul de primire/transmitere a unei semnături electronice digitale.

O imagine este valabilă numai dacă este înregistrată corespunzător și introdusă în registru. Se recomandă efectuarea acestor acțiuni nu independent, ci contactând specialiști. Acest lucru va elimina erorile la crearea unui eșantion și va garanta valabilitatea legală a informațiilor furnizate.

Ce dă forță legală semnăturii electronice?

Să examinăm întrebarea ce confirmă semnificația juridică a unei semnături electronice. Referinţă: semnătură electronică - aceasta este o imagine sau un grup de simboluri/numere care vă permite să semnați o lege document digital

sau misiune.

Opțiunea digitală implică posibilitatea intervenției terților. Doar utilizarea unei chei certificate confirmă atitudinea subiectului față de formarea documentului. Doar proprietarul sau un reprezentant autorizat responsabil poate avea acces la datele criptate.

Datorită introducerii datelor despre proprietar în sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS), acordul semnat cu semnătură electronică are forță juridică. Face posibilă ajungerea la un acord între părți cu privire la recunoașterea echivalenței hârtiei și a suporturilor digitale. Aceasta este puterea unui formular de semnătură electronică.

Documente formalizate

În EDMS, următoarele sunt considerate documente formale:

raportare

facturi

contract de munca cu
angajat care lucrează pentru
de la distanță

pretins
documente, inventarul acestora

O semnătură capătă semnificație juridică dacă se potrivește cu formatul și respectă condițiile de semnare. Este necesar să se transmită informații electronice strict conform protocoalelor. Dacă, după verificare, se confirmă autenticitatea mărcii furnizate, contractul este recunoscut oficial. Formatul semnăturii trebuie să respecte regulile de înregistrare a unei semnături electronice calificate (QES).

La primirea unui astfel de acord, partea are dreptul la verificare prin sistemele corespunzătoare. O semnătură criptată pe informații (ECS) este considerată implicit a fi egală cu crearea scrisă de mână a unui document. Are forță juridică și este recunoscută în mod egal cu versiunea scrisă de mână. Un astfel de acord electronic cu imaginea unei semnături, a cărui forță juridică este recunoscută ca semnificativă, este reglementat de stat.

Documente neformalizate

Forța juridică recunoscută a unei semnături electronice în format CEP confirmă faptul că persoana responsabilă a creat documentul cu propria sa mână. Astfel, mediul este oficial.

Lista fluxului formal de documente include următoarele categorii:

contracte

împuterniciri

foi de cărți de vizită

liste de verificare etc.

Opțiuni similare sunt permise să fie semnate vedere simplă sau o semnătură necalificată. Toate persoanele implicate în crearea EDF încheie acorduri preliminare privind confirmarea reciprocă a consimțământului cu privire la forța și semnificația juridică a unei astfel de semnături.

O condiție necesară este încheierea unui acord de către ambele părți. Acesta precizează formatul media, condițiile de înregistrare a detaliilor și conținutul acestora. Toate detaliile, nuanțele și micile lucruri sunt luate în considerare. Acest acord este cel care face posibilă recunoașterea autenticității sau nesiguranței unei imagini atunci când se determină forța sa juridică.

Echivalența semnăturii digitale cu un document pe hârtie

Pentru mulți, întrebarea relevantă este dacă o semnătură electronică este la fel de validă ca și versiunea pe hârtie. Forța juridică este recunoscută în mass-media dacă conține detaliile corespunzătoare.

Dacă este necesar, versiunea scrisă de mână este comparată cu mostrele înregistrate în bazele de date de la biroul de pașapoarte și de la biroul fiscal. Pentru semnăturile electronice, aceasta este o bază de date separată care conține informatii complete despre proprietar. Aceste date sunt introduse la înregistrarea unui autograf digital și trebuie să aibă o listă completă de informații fără erori sau inexactități. De aceea este recomandat să contactați specialiști pentru a evita neconcordanțe.

O semnătură întocmită în conformitate cu toate regulile este echivalentă cu o versiune scrisă de mână. În funcție de subtilitățile designului și scopului, acesta poate fi utilizat în crearea de contracte, acorduri etc. Legea recunoaște mediile electronice care conțin detaliile necesare.

Compania noastră oferă servicii de înregistrare și semnătură digitală. Crearea rapidă și competentă a bazelor de date este garantată. Specialiștii noștri vor efectua întreaga operațiune, de la colectarea detaliilor până la instalare pe computerul dumneavoastră.

Semnătura electronică emisă de noi are forță legală și este recunoscută fără erori. Dacă doriți să aveți o semnătură digitală, trebuie doar să semnați un contract de muncă cu noi. Costul serviciilor este în limite rezonabile.

Recent, tot mai multe organizații și întreprinderi mari trec la managementul documentelor digitale. Desigur, acest lucru este foarte convenabil și economisește o cantitate semnificativă de timp. Dar acest lucru ridică o întrebare serioasă: care este forța juridică?

De la gestionarea documentelor pe hârtie la documente electronice

În 2001, a intrat în vigoare Legea federală care reglementează utilizarea semnăturilor digitale electronice. Din acel moment, multe organizații au schimbat formatul de gestionare a documentelor: de la hârtie la digital sau mixt. Cu toate acestea, această lege are un accent restrâns: se concentrează pe forța juridică a semnăturii electronice în documente și o echivalează cu cea scrisă de mână. În același timp, nu există un act legislativ general care să reglementeze ED în țara noastră.

Există atât de multe tipuri de documente utilizate în managementul documentelor încât este foarte problematic să le descrieți în lege. Prin urmare, astăzi fluxul de documente digitale este reglementat indirect, prin mai multe acte legislative diferite. Unul dintre ele este Codul civil al Federației Ruse, în special, articolul 160. Acesta prevede posibilitatea semnării documentelor nu numai cu o semnătură de mână, ci și cu orice alta care este prevăzută. Legislația rusă, inclusiv electronice și digitale.

Forța juridică a documentelor pe hârtie și electronică este astăzi recunoscută ca fiind egală numai în cazurile în care sunt îndeplinite toate detaliile necesare.

Detalii care determină forța juridică

Reglementarea legală a activităților cu documente electronice este asigurată de următoarele detalii.

• denumirea tipului de document (cu excepția literelor);
• număr de serie;
• numele organizației,
• data inregistrarii;
• locul de desfasurare si semnare;
• semnătură digitală electronică (pe hârtie – aceasta este o semnătură obișnuită).

De asemenea, dau forță juridică unui document pe hârtie.

Obţine semnătură digitală este posibil numai la un centru de certificare care este înregistrat în Districtul Federal Ural. O astfel de semnătură este echivalentă cu una olografă și are aceeași forță juridică.

Protecția corespondenței

În sine, un raport, cerere sau comandă în formă electronică nu are forță juridică, deoarece nu există nicio garanție că documentul nu va fi modificat în timpul procesării. În plus, confidențialitatea informațiilor transmise nu poate fi asigurată în mod corespunzător. Prin urmare, dacă documentele electronice au forță juridică, poate fi determinat prin mai multe puncte:

• prezența unei semnături digitale electronice, care a fost obținută în stabilit prin lege Bine;
• utilizarea semnăturilor digitale electronice numai prin mijloace de telecomunicații certificate;
• existența unui acord între părți privind utilizarea unei semnături digitale electronice sau a unui regulament care precizează procedura de păstrare a documentelor electronice și de utilizare a semnăturii digitale electronice.

Numai dacă aceste condiții sunt îndeplinite poate fi garantată valabilitatea legală a gestiunii electronice a documentelor.

Cazuri speciale

Nu este un secret pentru nimeni că o parte semnificativă a corespondenței dintre colegi sau clienți se realizează prin schimbul de mesaje prin e-mail. Acest lucru poate fi suficient pentru a rezolva probleme importante sau pentru a clarifica informații. Cu toate acestea, în unele cazuri, trebuie nu numai să trimiteți un e-mail, ci și să îl faceți oficial. Întrebarea apare în în acest caz, dacă e-mailul este un document oficial.

Majoritatea întreprinderilor și organizațiilor rusești mari vor interpreta cu siguranță scrisoarea ca fiind oficială. Cu toate acestea, pentru ca o astfel de scrisoare să aibă cu adevărat statut oficial, trebuie să conțină detaliile de mai sus. Desigur, prezența unei semnături digitale electronice va da unui astfel de mesaj forța juridică necesară.

În absența unuia, pot apărea unele îndoieli cu privire la autenticitate. De exemplu, Codul de procedură civilă face o rezervă conform căreia probele digitale pot fi luate și ca probe în procese, dar autenticitatea acestora trebuie verificată. Și aici poate apărea o problemă cu identificarea expeditorului. Prin urmare, un acord bilateral cu organizația cu care se realizează corespondența electronică ar fi o măsură foarte de dorit în acest caz.

Pentru a evita litigiile, se recomandă păstrarea unui jurnal de corespondență, faxuri și e-mailuri. Acest lucru nu este necesar, dar va servi ca o garanție suplimentară a transmiterii unui anumit mesaj. În plus, unele organizații folosesc o formă mixtă de flux de documente, în care documentele semnate sunt stocate în arhivă, iar versiunea lor digitalizată este utilizată în muncă. Această abordare vă va proteja în mod fiabil organizația de diverse incidente legale.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că legislația prevede o limitare: o semnătură digitală electronică este recunoscută ca similară cu una scrisă de mână doar dacă legislația nu prevede disponibilitatea unui anumit document în formă de hârtie. Adică atunci când o semnătură digitală electronică nu poate fi înlocuită cu una scrisă de mână.

Ce urmează?

Perspectivele dezvoltării managementului documentelor digitale sunt clare. Prezența unui act legislativ care să reglementeze în mod clar ar facilita relațiile juridice și, prin urmare, în următorii ani, dezvoltarea activă a legislației internaționale și ruse relevante va continua.

Progresul tehnologic ridică noi provocări care necesită schimbarea formelor tradiționale de muncă. În curând, majoritatea întreprinderilor sociale, inclusiv educația și asistența medicală, vor trece la gestionarea electronică a documentelor. Prin urmare, răspunsul la această provocare va fi standardele stabilite legal pentru verificarea documentelor digitale.

La înregistrarea dreptului la o semnătură electronică, unei persoane i se eliberează un certificat pentru o astfel de semnătură de către un centru special de certificare. O persoană primește două chei: publică și privată. Folosind o cheie privată, puteți genera rapid o semnătură electronică și puteți semna un document. Cheie publică denumită altfel cheia de verificare. Funcția sa este de a confirma autenticitatea semnăturii.

Legislația distinge trei tipuri de semnătură electronică:

• simplu;
• întărit necalificat;
• calificat îmbunătățit.

Forța juridică a semnăturii electronice

Legea „Cu privire la semnătura electronică” stabilește că un document în formă electronică, dacă este semnat cu o semnătură electronică simplă sau îmbunătățită necalificată, este echivalent cu un document întocmit pe hârtie pe care autorul a pus o semnătură olografă.

În acest caz, trebuie să existe un acord adecvat între participanții la interacțiune.

O semnătură calificată consolidată, care certifică un document electronic, va fi analogă nu numai cu o semnătură scrisă de mână, ci și cu un sigiliu de pe document. Organismele care exercită funcții de control pot recunoaște forța juridică numai acelor documente la întocmirea cărora s-a folosit o semnătură electronică calificată.

Unde poate fi folosită semnătura electronică?

Principalul domeniu de aplicare a unei astfel de semnături este gestionarea documentelor electronice. Scopul unui astfel de flux de documente poate fi foarte diferit: de la schimbul intern de informații la personal sau comercial și industrial.

Semnăturile electronice și-au găsit aplicație largă în raportare pentru organismele care îndeplinesc funcții de control. În acest caz, metoda de trimitere a rapoartelor nu contează. O semnătură electronică conferă rapoartelor semnificația juridică necesară.

De asemenea, cetățenii folosesc din ce în ce mai mult acest tip de act de identitate pentru a obține servicii guvernamentale.

În prezent, aproape nicio tranzacție electronică nu poate avea loc fără o semnătură electronică. O astfel de semnătură este esențială pentru furnizorii de bunuri și servicii atât pe platformele comerciale, cât și pe cele guvernamentale. O semnătură electronică asigură părților la tranzacții că au de-a face cu propuneri de afaceri autentice.

Din ce în ce mai mult, acest tip de semnătură de autentificare este utilizat în interacțiunile dintre indivizi. Exemplu: semnarea diferitelor documente de afaceri (certificat de acceptare a serviciului, contract de împrumut).