Ce este un „sistem electronic de gestionare a documentelor” și de ce este necesar? Managementul electronic al documentelor ca modalitate de optimizare a proceselor de afaceri Sisteme tipice de management al documentelor electronice.

”, „Teză” și 1C: Fluxul documentelor. Ponderea acestor soluții în baza de date TAdviser depășește 60%.

Totodată, de-a lungul anului trecut, au apărut informații despre aproximativ 600 de noi proiecte. În 2019, baza de date TAdviser a fost actualizată cel mai adesea cu informații despre implementarea sistemelor Elma, Tesis, DirectumRX și 1C: Document Flow.

Dacă luăm în considerare implementările în funcție de furnizor, luând în considerare toate soluțiile unei anumite companii legate de EDMS/ECM, atunci în acest caz Top 5, de la sfârșitul anului 2019, va arăta astfel: Directum, Elma, DoxVision și Haulmont .

2018

În decembrie 2018, baza de date a proiectelor TAdviser EDMS/ECM includea informații despre peste 5,1 mii de implementări. Din decembrie 2017, i.e. De la publicarea raportului anterior, acesta a fost completat cu aproape 700 de proiecte noi și de arhivă.

Jumătate din toate proiectele, despre care informațiile sunt disponibile pe site, sunt reprezentate de 5 sisteme interne - Directum, Elma, Docsvision, „Delo” și „Thesis”.

Dacă te uiți la implementarea tuturor produselor din clasa EDMS/ECM de la furnizori specifici, atunci în ceea ce privește numărul de proiecte, primele cinci vor arăta astfel: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), DoxVision și Haulmont.

2017

Cele mai populare sisteme EDMS/ECM

La începutul lunii decembrie 2017, baza de date a proiectelor TAdviser EDMS/ECM includea informații despre aproximativ 4.440 mii de implementări. Din noiembrie 2016, i.e. De la publicarea raportului anterior, acesta a fost completat cu 460 de proiecte noi și de arhivă.

Mai mult de jumătate din toate proiectele, despre care informațiile sunt disponibile pe site, sunt reprezentate de 5 sisteme interne - Directum, Docsvision, ELMA, Delo și 1C: Document Flow.

Dacă te uiți la implementarea tuturor produselor din clasa EDMS/ECM de la furnizori specifici, atunci în ceea ce privește numărul de proiecte primele cinci, ca acum un an, vor arăta astfel: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, DoxVision și 1C.

2016

Cele mai populare sisteme EDMS/ECM

La începutul lunii noiembrie 2016, baza de date a proiectului TAdviser includea informații despre 3.980 de implementări ale sistemelor EDMS/ECM în diverse industrii. Conform acestor date, cel mai mare număr proiectele au fost finalizate folosind sistemele Directum (677 de proiecte), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) și 1C: Document Flow (164).

Desigur, aceste cifre sunt departe de numărul real de implementări, deoarece, de exemplu, doar pe site-ul companiei 1C există informații despre peste 1,5 mii de implementări ale 1C: Document Flow. Cu toate acestea, datele prezentate ne permit să înțelegem ce sisteme sunt cele mai des utilizate în Rusia.

În primele zece sisteme implementate cel mai frecvent, sunt reprezentate doar două soluții străine - Documentum și SharePoint. Acest lucru se explică, în primul rând, prin faptul că proiectele în care se folosesc produse străine sunt luate în volum, nu în cantitate.

Furnizori după numărul de implementări EDMS/ECM

Graficul de mai sus arată implementarea totală a tuturor sistemelor anumitor furnizori care aparțin clasei EDMS / ECM. Dacă într-un proiect au fost utilizate două sau mai multe soluții de la același furnizor, care în baza de date TAdviser sunt clasificate ca EDMS (ECM), atunci implementarea fiecărei soluții a fost luată în considerare separat.

2015

Cele mai populare sisteme EDMS/ECM

Potrivit TAdviser, sistemul electronic de management al documentelor „Delo” este lider în ceea ce privește numărul de implementări. Pe toată perioada de observare, baza de date TAdviser conține 418 proiecte finalizate folosind această soluție. Puțini mai putine proiecte implementat folosind DocsVision - 416 implementări. De asemenea, în primele cinci din punct de vedere cantitativ se află sistemele ELMA, Directum și 1C: Document Management 8 - 393, 368 și, respectiv, 124. În total, baza de date TAdviser, din noiembrie 2015, conține informații despre peste 3,3 mii de proiecte.

Dintre toate proiectele finalizate în 2014, și există aproximativ 500 dintre ele în baza de date TAdviser, cel mai mare număr de implementări au fost în ELMA, Directum, Delo, DocsVision și „

Bună, dragă colegă! Dezvoltarea tehnologiei informației nu stă pe loc, iar procesele de afaceri se dezvoltă odată cu ele, iar unele lucruri dispar complet. Astfel, treptat diverse companii, inclusiv agenții guvernamentale, trec de la gestionarea documentelor pe hârtie la cele electronice. Vom lua în considerare conceptul de „gestionare electronică a documentelor”, principalele forme de sistematizare și implementare în acest articol. Rămâneţi aproape. Sper ca informațiile prezentate să reducă semnificativ timpul, forța de muncă și costurile financiare ale afacerii tale sau, dacă plănuiești doar să devii antreprenor, să previi greșelile în această direcție.

1. Ce este gestionarea electronică a documentelor și ce tipuri de EDI există?

Cu doar 5 ani în urmă, un astfel de concept precum „sistem electronic de gestionare a documentelor” putea fi întâlnit foarte rar. Treptat, odată cu introducerea tehnologiei informatice în viețile noastre, schimbul de date a început să fie introdus fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Gestionarea electronică a documentelor în Rusia este o tehnologie modernă care poate simplifica semnificativ procesele dintr-o întreprindere, poate reduce timpul de căutare și generare de documente și așa mai departe.

Deci, să ne uităm la conceptele de bază pe care le vom întâlni în acest articol.

Munca de birou este un ansamblu de măsuri de organizare a circulaţiei documentelor într-o întreprindere. Are un anumit algoritm, un set de reguli și diverse direcții. Deci, în multe organizații este posibil să se facă distincția între tipuri precum managementul înregistrărilor de personal, producția și așa mai departe. În esență, acesta este suportul pentru documentație.

Document electronic este un document creat folosind tehnologia informatică, care poate fi semnat cu semnătură electronică și stocat sub formă de fișier într-un format specializat pe un computer sau într-o rețea (locală sau pe Internet).

Fluxul documentelor - Asta sistem mare crearea, interpretarea, recepția, transmiterea, arhivarea documentelor, precum și controlul implementării acestora și protecția împotriva accesului neautorizat. Fluxul documentelor poate fi fie simplu (pe hârtie), fie electronic.

Și în sfârșit, managementul documentelor electronice este un set de procese automatizate în lucrul cu documente, efectuate în formular electronic, care poartă conceptul de „muncă de birou fără hârtie”.

Fluxul de documente electronice poate fi atât în ​​cadrul unei organizații, cât și între organizații.

Să ne uităm la ce tipuri de flux de documente există:

1. Fluxul documentelor de producție;
2. Fluxul documentelor de management;
3. Arhivare (un set de proceduri pentru arhivarea documentelor);
4. Afaceri de personal (un set de proceduri pentru fluxul de documente de personal);
5. Fluxul documentelor contabile;
6. Fluxul documentelor din depozit;
7. Lucru de birou secret (confidențial);
8. Fluxul documentelor tehnice și/sau tehnologice etc.

Evident, pot exista tot atâtea sisteme de flux de documente câte procese sunt acoperite de întreprindere. Este posibil ca, de exemplu, înregistrările de personal și contabile să lipsească în organizația dvs., deoarece veți efectua această contabilitate apelând la servicii și așa mai departe.

Ce sarcini îndeplinește EDF?

• asigură transparența activităților organizației și eficiența managementului prin controlul automat al îndeplinirii sarcinilor în întreprindere;
• oferă suport pentru conformitatea cu standardele internaționale de calitate;
• oferă suport pentru acumularea efectivă, managementul și accesul la informații și cunoștințe. Oferă flexibilitate personalului prin stocarea întregului istoric al activităților unui angajat la întreprindere;
• înregistrează toate procesele;
• optimizează și automatizează procesele și mecanismele de afaceri pentru implementarea și controlul acestora în întreprindere;
• Prin eliminarea documentelor pe hârtie din circulație, se realizează economii mari de resurse prin reducerea costurilor pentru hârtie și cartușe. Datorită EDI, este mai ușor pentru o întreprindere să controleze mișcarea documentelor prin canalele organizației;
• simplifică și reduce costul stocării documentelor prin arhivare electronică.

Astfel, am trecut în revistă împreună cu dumneavoastră conceptele de bază și tipurile de flux de documente electronice, precum și sarcinile care sunt rezolvate acest sistem.

2. Ce este automatizarea gestiunii electronice a documentelor. Managementul electronic al documentelor: argumente pro și contra

Managementul electronic al documentelor este un sistem informatic care vă permite să utilizați datele companiei mai rațional și mai ușor. Include software specializat, e-mail, care face posibilă comunicarea rapidă, internetul, retea localași așa mai departe. În diferite organizații, acest tip de complex poate consta din diferite componente.

Principalele avantaje ale managementului documentelor electronice în comparație cu cele pe hârtie sunt:

• capacitatea de a căuta fișiere în sistem folosind o varietate de filtre și parametri;
• contabilitatea completă a producției sau orice altă documentație;
• întocmirea promptă a rapoartelor întreprinderii;
• managementul operațional al întreprinderii și schimbul de informații prin canale securizate din orice punct (nu este necesar ca toată lumea să fie împreună pe același teritoriu pentru a interacționa);
• șabloane unificate pentru crearea documentelor;
• supravegherea si controlul personalului;
• distribuirea drepturilor de acces la informațiile corporative în funcție de anumite criterii și parametri;
• reducerea costurilor hârtiei (și mai general, rezolvarea problemelor de mediu într-o oarecare măsură);
• este posibilă reducerea numărului de angajați implicați în lucrul cu acte, precum și reducerea spațiilor închiriate (ocupate) din cauza lipsei documentelor de arhivă pe hârtie.

În ceea ce privește dezavantajele EDI (managementul electronic al documentelor), nu sunt atât de multe. Acesta este un software destul de costisitor și consumator de timp, atât pentru instruirea angajaților, cât și pentru digitizarea documentelor existente. Dar dacă abia începeți să faceți afaceri, atunci nu ar trebui să aveți probleme cu implementarea managementului electronic al documentelor, deoarece personalul va fi deja stadiu inițial lucrează în acest sistem.

3. Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor?

Așadar, dacă am înțeles conceptul de flux de documente electronice și principalele avantaje, acum îmi propun să luăm în considerare principalele sisteme de birotică și management electronic documentelor, precum și procesele de implementare a acestor sisteme.

Așa cum a devenit deja clar din informațiile de mai sus, nu este suficient să cumpărați și să instalați software, este important să pregătiți angajații și să restructurați complet întregul proces de producție al întreprinderii dvs. Dacă tocmai începi o afacere, atunci îți va fi puțin mai ușor, deoarece procesele de afaceri nu au fost încă lansate.

Procesul de introducere a EDI într-o companie deja funcțională ar trebui să aibă loc treptat. Conectând totul pas cu pas diviziuni structuraleîntreprinderile să lucreze.

Prima etapă va fi crearea unui birou automatizat. În toate etapele, puteți întâmpina nu numai probleme tehnice, ci și psihologice, deoarece este dificil să „încălcați” regulile deja stabilite.

Este important să achiziționați și să instalați software-ul EDF de la un singur furnizor, apoi configurarea întregului sistem va fi mult mai ușoară și nu va provoca defecțiuni.

Să ne uităm la cerințele de bază pentru implementarea procesului de implementare a managementului documentelor electronice într-o organizație.

În primul rând, disponibilitatea echipamentelor informatice pentru instalarea de software;

În al doilea rând, toți angajații întreprinderii implicați în acest proces trebuie să fie utilizatori de PC încrezători și să aibă acces la acesta;

În al treilea rând, trebuie să existe mijloace electronice de comunicare între echipă, precum e-mail, skype și așa mai departe;

Patrulea, trebuie să creați o divizie specializată sau să o angajați ca companie de outsourcing (puteți citi mai multe despre externalizare în).

Și în sfârșit, sectorul administrativ al companiei trebuie să fie pregătit pentru faptul că în locul semnăturii obișnuite „manuale” va fi folosită.

Astfel, dacă toate cerințele specificate sunt îndeplinite, puteți începe tranziția către utilizarea documentelor electronice și gestionarea documentelor electronice.

4. Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor

În această secțiune a articolului ne vom uita la sistemele electronice de gestionare a documentelor. Aș dori să remarc că orice sistem poate conține elemente din următoarele categorii, dar practic au o orientare specifică în fiecare zonă, care este asociată cu poziționarea produsului.

1. Arhive electronice

Arhive electronice (EA) sunt sisteme electronice de gestionare a documentelor cu mijloace temeinic dezvoltate de stocare și recuperare a informațiilor. Datorită sistemului perfect EA, căutările pot fi efectuate nu numai după titlul documentului, ci și după parametrii cheie.

2. Sisteme EDI cu instrumente dezvoltate pentru fluxul de lucru (WF).

O categorie destul de complexă în care documentele în sine nu au o importanță capitală. Aici lucrarea iese în prim-plan, iar documentele îi sunt deja atașate. Astfel, ei se deplasează de-a lungul unui anumit traseu (hard routing). Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibil să se organizeze munca în anumite domenii, pentru care toți algoritmii sunt cunoscuți și prescriși în prealabil.

3. Sisteme EDI axate pe sprijinirea managementului organizației și acumulării bazei de cunoștințe

Aceste tipuri de programe, de regulă, sunt hibride și pot combina elemente ale celor două anterioare. Mai mult, elementul de bază poate fi fie un document, fie o sarcină, în funcție de alegere. Pentru a îndeplini funcția de management, o organizație are nevoie atât de rutare strictă, cât și de rutare gratuită, atunci când traseul unui document este prescris de manager (de exemplu: după înregistrarea unui document primit, managerul îl „descrie” în funcție de sensul și scopul său ), prin urmare, ambele tehnologii au un loc într-o situație sau alta. Astfel de sisteme sunt utilizate în mod activ de agențiile guvernamentale și companiile mari, în care ierarhia este distribuită clar și există anumite reguli și proceduri. Angajații înșiși creează documente, le pregătesc, iau decizii și le monitorizează implementarea.

4. Sisteme EDI de tip colaborare (colaborare)

Astfel de sisteme sunt axate pe colaborare și sunt noi în domeniul managementului electronic al documentelor. Acestea au fost create din cauza condițiilor de piață în schimbare și a necesității de a fi concentrate în mod clar pe anumite zone fără balast inutil. Sunt opusul sistemelor de mai sus, din cauza lipsei unei ierarhii clare în organizarea și formalizarea fluxului de muncă. Sarcina lor principală este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt în el puncte diferite planetă și, de asemenea, salvează rezultatele muncii depuse. De regulă, acestea sunt create ca portaluri, care sunt servicii de stocare și publicare.

5. Sisteme cu servicii suplimentare dezvoltate

Cred că ați auzit de mai multe ori conceptul de CRM (customer relation management) - acesta este un serviciu pentru gestionarea relațiilor cu clienții, managementul proiectelor, facturarea și așa mai departe. Aceste tipuri de servicii sunt variate și pot include seturi diferite de servicii.

Înainte de a implementa programe de management electronic de documente în întreprinderi mari, vă sfătuiesc să efectuați o analiză aprofundată a sistemelor prezentate și să alegeți pe cel optim, cu o listă de sisteme aplicabile doar organizației dumneavoastră. Este important ca EDMS să ofere o oportunitate management eficientîntreprindere și transparență a tuturor proceselor sale, dar în același timp un nivel ridicat de confidențialitate.

Atunci când alegeți platforme, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită organizării arhivelor documentelor electronice, automatizării fluxului de documente, ținând cont de caracteristicile individuale ale întreprinderii dumneavoastră și implicării într-un sistem deja existent.

5. Probleme de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor

Orice companie care se străduiește să modernizeze procesele și să țină pasul cu vremurile, într-un fel sau altul, se confruntă cu problemele implementării de noi sisteme. Acest lucru poate afecta și o organizație care dorește să implementeze sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Să ne uităm la ce probleme poți întâmpina:

În primul rând, așa cum am spus deja, având în vedere avantajele și dezavantajele EDI, aceasta este o barieră psihologică, dar problema nu este doar atât. De asemenea, un obstacol poate fi nivelul scăzut de educație al personalului companiei, reticența de a învăța și teama de transparență a proceselor. Într-un cuvânt - conservatorism.

În al doilea rând, multe întreprinderi, din păcate, nu au reușit încă să se îndepărteze de tipul de management sovietic, și anume de factorul director al perioadei sovietice, când el însuși nu vrea să lucreze cu un computer, să vizualizeze și să editeze documente.

În al treilea rând, schimbări structurale frecvente în organizare și slabă formalizare a proceselor de afaceri.

Patrulea, într-un fel sau altul, va trebui să interacționați cu lumea exterioară, care nu a trecut încă complet la gestionarea electronică a documentelor, deși se străduiește să facă acest lucru.

6. Managementul electronic al documentelor în achizițiile publice

În acest paragraf al articolului aș dori să reflectez principalele puncte de reglementare a gestionării electronice a documentelor în achizițiile publice.

Potrivit articolului 5 din Legea federală din 5 aprilie 2013 nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile de stat și municipale”:

„În cadrul relațiilor specificate în partea 1 a articolului 1 din această lege federală, schimbul de documente electronice prevăzut de legislația Federației Ruse și alte acte juridice de reglementare privind sistemul contractual în domeniul achizițiilor este permis între participanții sistem contractualîn domeniul achizițiilor, inclusiv depunerea cererilor de participare la stabilirea furnizorului (antreprenor, executant), propuneri finale. În acest caz, cererile, propunerile finale și documentele menționate trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică îmbunătățită și depuse folosind „.”

Acest articol mai spune că cheile sunt întărite semnătură electronică iar certificatele de verificare ale acestora pot fi obținute numai de la centrele de certificare specializate care au primit acreditare în conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 04/06/2011.

Organismele abilitate elaborează procedura de interacțiune a centrelor de certificare specificate cu sistemul informațional unificat și se elaborează și cerințe de securitate.

Astfel, dacă furnizorul (participantul la achiziții) are o semnătură electronică, nu există obstacole în calea participării la achizițiile publice.

Deci, în acest articol ne-am uitat la principiile de bază ale managementului documentelor electronice. Printre cele mai cunoscute corporații care oferă servicii de vânzare și instalare de software se numără 1C, 1C-Rarus, ABBY și altele.

Asta e tot pentru azi. Sper că acest material v-a fost de folos. Vă doresc mult succes și ne vedem în numerele următoare.

Dragi cititori! Datorită faptului că la colectarea materialului pentru acest studiu, funcționalitatea sistemului MOTIV prezentat în recenzie a fost evaluată incorect, editorii, la discreția lor, au ajustat diagramele pentru a reflecta mai exact funcționalitatea produsului specificat. Diagramele corectate indică funcționalitatea sistemului MOTIV versiunea 1.1, care exista la momentul selecției participanților la test (martie 2010). Este posibil ca și unii parametri ai altor sisteme să fie estimați incorect.

De asemenea, vă reamintim că în acest moment materialul este foarte depășit și nu poate sta la baza evaluării funcționalității versiunilor moderne ale acestor sisteme sau a relației dintre acestea.

ÎN organizare modernă Sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) devin un element obligatoriu al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, societățile comerciale își măresc eficiența activităților și întreprinderile industriale, iar în instituțiile guvernamentale, pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor, se rezolvă sarcinile de management intern, interacțiune interdepartamentală și interacțiune cu populația. Abrevierea general acceptată este EDMS, deși împreună cu aceasta sunt folosite și SAD (sistem de automatizare de birou), EDMS (sistem electronic de gestionare a documentelor) și SADO (sistem de automatizare a documentelor).

Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente în organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar ca un instrument pentru automatizarea sarcinilor clasice de lucru de birou, dar cu timpul au început să acopere o gamă din ce în ce mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își concentrează produsele pe lucrul nu numai cu corespondența și ORD (documente organizaționale și administrative), ci și cu diverse documente interne(contracte, documentații de reglementare, de referință și de proiect, documente privind activitățile de personal etc.). EDMS sunt de asemenea folosite pentru a rezolva probleme aplicate în care o componentă importantă este lucrul cu documentele electronice: gestionarea interacțiunilor cu clienții, procesarea cererilor cetățenilor, automatizarea muncii departamentul de service, organizarea managementului documentelor de proiect etc. De fapt, un sistem electronic de management al documentelor este orice sistem informatic care asigură lucrul cu documente electronice.

Piața EDMS în ultimii ani este unul dintre segmentele cele mai dinamice în dezvoltare ale industriei IT autohtone. În 2009, potrivit IDC, pe fondul unei reduceri de aproape 50% a volumului pieței globale de software din Rusia, acest segment a arătat o stabilitate ridicată. Scăderea sa, conform datelor pentru 2009, nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, volumul pieței EDMS astăzi, conform CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 de milioane de dolari.

Consumatorii tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și activități specifice. În mod tradițional, consumatorul cheie de EDMS rămâne sectorul public. Potrivit experților, aproximativ 30% dintre proiectele de implementare a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt realizate de agenții guvernamentale. Este important că interesul statului a devenit baza pentru stabilitatea pieței EDMS, care, chiar și în timpul crizei, a primit un impuls semnificativ pentru dezvoltare. Managementul electronic al documentelor a fost numit un element cheie al conceptului „guvern electronic”, a cărui implementare ar trebui să ajute la eliminarea obstacolelor birocratice în interacțiunea dintre stat, populație și afaceri, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în organele guvernamentale și instituțiile guvernamentale mari, este de remarcat cerințele crescute pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construirea (dezvoltarea) sistemelor electronice securizate de gestionare a documentelor bazate pe produse software replicate.

Despre dezvoltatorii EDMS

Atunci când alege soluții de clasă EDMS, clientul ia în considerare diverse opțiuni: soluție în cutie, soluție bazată pe platformă sau dezvoltare personalizată. Dezvoltatorii ruși oferă în principal soluții gata făcute, în timp ce cei occidentali acționează ca furnizori de platforme pe baza cărora sunt implementate soluții de design și dezvoltări personalizate. Potrivit statisticilor, în structura pieței, dezvoltatorii ruși reprezintă aproximativ 95% din numărul total de proiecte pentru implementarea EDMS. O explicație este că în Rusia specificul lucrului cu documente, bazat pe tradițiile interne de management, este încă puternic.

Este de remarcat faptul că o serie de furnizori au început să ofere EDMS clienților în modul SaaS (Software as a Service), dar deocamdată această abordare, din mai multe motive (încrederea în furnizor, calitatea și fiabilitatea canalelor de comunicare) , este mai degrabă considerată ca o formă de familiarizare cu capacitățile sistemului și nu ca o abordare realistă a automatizării documentelor.

Una dintre tendințele emergente este utilizarea sistemelor de clasă ECM (Enterprise content management) pentru lucrul cu documente.

Pe baza materialelor din enciclopedia liberă (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - managementul resurselor de informații ale întreprinderii sau managementul informațiilor corporative.

În cadrul conceptului Fluxul documentelor ECM este considerată una dintre sarcinile de asigurare a lucrului cu informații corporative. Susținătorii acestei abordări sunt în principal dezvoltatori occidentali. Și, deși în Rusia cererea pentru astfel de tehnologii este încă în stadiul de formare, multe EDMS interne au implementat deja diverse componente ECM: managementul documentelor, managementul imaginilor documentelor, stocarea documentelor pe termen lung, managementul fluxului de lucru, munca în echipă cu acte. În mod fundamental, tehnologiile ECM diferă de EDMS prin elaborarea lor mai profundă a problemelor de management al conținutului web și multimedia.

Inițiative de stat în jurul „documentului electronic”

În 2009-2010, în Rusia au început să fie implementate mai multe inițiative guvernamentale globale legate de organizarea interacțiunii electronice oficiale între stat, populație și afaceri, care vizează creșterea nivelului de pătrundere a tehnologiilor informaționale în diferite aspecte ale vieții publice și ale statului. Printre acestea se numără aprobarea listei de servicii guvernamentale furnizate populației prin intermediul internetului și aprobarea prevederilor privind sistemul de flux de documente interdepartamentale, care au devenit primii pași importanți către implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

Este important de menționat că problema temeiului juridic al documentului electronic rămâne încă deschisă. Astăzi, activitățile participanților la gestionarea documentelor electronice sunt reglementate de legi și reglementări privind utilizarea semnătură digitală(EDS), GOST și instrucțiuni privind munca de birou și arhivare, legi și reglementări privind tehnologia de informație. Rezultă că la nivel de stat au fost definite regulile și procedurile de lucru cu documentele, există cerințe de securitate pentru sistemele informaționale, dar legislația nu a definit încă statutul juridic al unui document electronic.

Standarde în domeniul EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor EDMS nu sunt practic reglementate. Atunci când dezvoltă produse software și implementează proiecte de implementare, dezvoltatorii și furnizorii, într-o măsură sau alta, sunt ghidați de următoarele documente legale și de reglementare:

• GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);
• Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” (modificată la 8 noiembrie 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);
• Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;
• Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”.

La implementarea proiectelor de implementare a unui EDMS, în cazul lucrului cu date cu caracter personal, este necesar să vă ghidați după cerințele Legile federale din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie 2009 N. 363-FZ „Cu privire la modificările la articolele 19 și 25 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Deoarece GOST-urile sunt de natură consultativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât, în funcție de client, este posibilă implementarea diferitelor scheme de lucru cu documente pe baza sistemului. Adesea, arhitectura și logica sistemului trebuie să ofere abordări diferite și, uneori, opuse ale automatizării documentelor. Absența standarde general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece selectarea cerințelor pentru EDMS devine o sarcină prea subiectivă. Adesea, întreprinderile nici măcar nu se pot concentra pe practicile din industrie (această abordare a funcționat bine atunci când aleg un furnizor de sisteme IT, cum ar fi ERP, CRM, HRM etc.). Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o întreprindere la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar și în cadrul aceluiași grup de companii. Câteva exemple simple: întreprinderea funcționează conform standardelor GOST sau nu? Cât de clar respectă munca cu documentele standardelor GOST? Este managementul de vârf pregătit să lucreze în sistem sau asistenții și secretarii vor lucra pentru managementul de vârf? Compania folosește practici de management occidentale? Ce instrumente de automatizare folosesc angajații la locul de muncă? Și deși, în general, complexul de sarcini de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Se pare că una dintre principalele cerințe pentru dezvoltatorii unui EDMS modern este să ofere o soluție adecvată ca preț, calitate și timp de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricăror specificități).

Capabilitățile tehnice ale sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor

Revizuirea examinează cele mai comune nouă EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Flux de documente (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co). . Group), CASE (EOS), EUFRATES (Tehnologii cognitive), MOTIV (Motive). Nu am inclus în mod deliberat soluții de la dezvoltatori ruși bazate pe platforma Documentum (EMC Documentum), deoarece în acest caz nu putem vorbi despre nicio funcționalitate și replicare specifică. Pentru pregătirea revizuirii au fost folosite informații din surse deschise: materiale informative și versiuni demo ale produselor software. Viziunea prezentată a EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și pregătirea produselor software pentru a rezolva problemele actuale de organizare a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Criteriile evidențiate în recenzie vă vor ajuta să analizați capacitățile soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate capabilitățile sunt împărțite în șapte circuite funcționale:

• înregistrarea și introducerea documentelor;
• lucrul cu documente;
• Gestionarea și controlul fluxului de lucru;
• căutare și analiză de informații;
• securitatea informațiilor;
• suport pentru fluxul de documente pe hârtie;
• instrumente de configurare standard.

Caracteristicile generale ale sistemelor au fost enumerate într-un tabel separat.

Analiza oferă o serie de criterii evidente inerente tuturor sistemelor luate în considerare (și tuturor sistemelor din clasa EDMS, în principiu) și criterii care fac posibilă distingerea soluțiilor unele de altele. În general, funcționalitatea sistemelor este aceeași și doar o defalcare detaliată a unora dintre sarcinile fundamentale ale fluxului de documente și caracteristicile implementării lor fac posibilă compararea diferitelor soluții. Este de remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire există destul de multă practică de implementare. Aceste sisteme sunt folosite de sute de organizații pentru a automatiza fluxul de documente. Pe lângă aceste soluții, pe piață există peste 50 de produse software care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm versiuni noi de sisteme care ocupă poziții de lider pe piață, este de remarcat faptul că în ultimii trei ani dezvoltarea lor a vizat în principal îmbunătățirea capacităților de servicii, deoarece capacitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate anterior. . Dacă vorbim de noi capacități tehnice, putem observa potențialul de dezvoltare a EDMS către management diverse tipuri conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de auto-procesare și analiza conținutului documentului. Dar până acum o astfel de funcționalitate nu este obligatorie pentru EDMS și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu s-a format încă pe deplin.

La comparare funcţionalitate EDMS a adoptat următoarele denumiri:

• „+” - oportunitatea a fost implementată;
• „+/−” - caracteristica este disponibilă cu funcționalitate limitată sau necesită achiziționarea unui software suplimentar;
• „−” - oportunitatea nu a fost implementată.

Tabelul 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Orez. 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Tabelul 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Orez. 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Tabelul 3. Lucrul cu documente

Orez. 3. Lucrul cu documente

Tabelul 4. Managementul și controlul fluxului de lucru

Orez. 4. Gestionarea și controlul fluxului de lucru

Tabelul 5. Căutarea și analiza informațiilor

Orez. 5. Căutarea și analiza informațiilor

Tabelul 6. Securitatea informațiilor

Orez. 6. Securitatea informațiilor

Tabelul 7. Suport pentru documente pe hârtie

Orez. 7. Suport pentru gestionarea documentelor pe hârtie

Tabelul 8. Instrumente de configurare standard

Orez. 8. Instrumente de configurare standard

Tabelul 9. Evaluarea finală a funcționalității EDMS

Orez. 9. Evaluarea finală a funcționalității EDMS

Pentru a efectua o evaluare cuprinzătoare, vom lua în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul „preț/funcționalitate”, care este pe înțelesul tuturor. Nu luăm în considerare al treilea criteriu important - „Timpul de implementare”, deoarece depinde foarte mult nu numai de instrumentele de configurare furnizate de sistem, ci și de calificările și motivația echipei de proiect. Mai jos este prezentată poziția sistemelor în ceea ce privește raportul „preț/funcționalitate optim” pentru proiecte mici (pentru 20 de utilizatori) și pentru proiecte destul de mari (pentru 100 de utilizatori).

Diagrama 1. „Preț/funcționalitate optimă” a EDMS (20 utilizatori)

Orez. 10. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Diagrama 2. „Preț/funcționalitate optimă” a EDMS (100 de utilizatori)

Orez. 11. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Aceste diagrame sunt construite pe principiul „Gartner Magic Quadrant”, în care sistemele situate în Quadrant I au raportul optim conform criteriului „preț optim/funcționalitate”. Cadranele II și IV ale diagramei conțin sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu ne permite să evaluăm diverse EDMS din punctul de vedere al pregătirii acestora de a rezolva probleme reale de gestionare a documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri atât în ​​cazul proiectelor mici (Diagrama 1) cât și al proiectelor mari (Diagrama 2) a inclus sistemele Directum, DocsVision, MOTIV și EUFRAT. Sistemele rămase sunt situate în cadranele II și IV. Singura excepție a fost sistemul DELO, care a intrat și în primul cadran al diagramei pentru EDMS pentru 20 de utilizatori. Rezultatele obținute de EDMS Globus Professional, PayDox, 1C:Document Flow, Boss Referent, DELO, arată că aceste sisteme nu oferă o abordare integrată a automatizării muncii cu documente, ci sunt oferte de nișă concentrate doar pe rezolvarea unei anumite clase de documente electronice. probleme de flux. Absența sistemelor din Cadranul III se explică prin faptul că revizuirea a considerat cel mai comun EDMS din Rusia și nu toate sistemele oferite în prezent clienților.

Sperăm că recenzia prezentată vă va fi utilă atunci când alegeți un sistem. Aș dori să remarc că prin introducerea unui EDMS astăzi, organizația nu numai că își mărește eficiența activităților sale, dar și, ceea ce este foarte important, câștigă experiență și practică valoroasă în lucrul în condiții noi - în condițiile managementului documentelor electronice.

P.S. Pentru pregătirea recenziei au fost folosite doar public materiale disponibile de pe site-urile web oficiale ale producătorilor de EDMS. După publicarea articolului, s-a dovedit că, din cauza descrierilor incomplete ale produselor de către Industrial Information Systems, informațiile despre soluția lor au fost inexacte. Vom studia această problemă în detaliu și vom descrie rezultatele în materialul următor.

Un cookie este un fișier text mic de pe dispozitivul dvs. care permite funcțiile și funcționalitatea unui site web.

Un cookie este un fișier text mic pe care un site web îl solicită de la browserul dvs. web și îl stochează pe dispozitivul dvs. pentru a vă aminti preferința de limbă și alte informații similare despre dvs. și pentru a activa caracteristicile și funcționalitatea site-ului.

La Comindware, ne străduim să fim clari și transparenți cu privire la datele pe care le colectăm despre dumneavoastră și la modul în care le folosim. Și această Politică prevede informatii detaliate despre ce cookie-uri colectăm și cum folosim datele despre dvs. Această politică privind cookie-urile se aplică site-ului web Comindware.

Mereu pornit

Asigurați-vă experiența personalizată și asigurați-vă că site-ul funcționează corect.

Cookie-urile care sunt întotdeauna activate ne ajută să vă oferim o experiență personalizată pe site și nu pot fi dezactivate în sistemul nostru. Puteți seta browserul dvs. web să blocheze sau să vă avertizeze despre aceste cookie-uri, dar unele părți ale site-ului pot să nu funcționeze ulterior.

Viteza site-ului

Folosit pentru optimizarea și îmbunătățirea continuă a site-ului.

Cookie-urile de performanță ne ajută să optimizăm și să îmbunătățim continuu site-ul. Aceste cookie-uri ne permit să numărăm recomandările către site, să urmărim sursele de trafic, să stabilim care pagini sunt cele mai populare și să ofere valoare vizitatorilor și să înțelegem cum navighează utilizatorii pe site. Toate datele sunt colectate în aceste module cookie în formă agregată și, prin urmare, sunt anonime.

Lucrul cu documentația ocupă partea leului din timpul și resursele oricărei organizații, deoarece documentele însoțesc toate etapele activității de afaceri. Raționalizarea proceselor de flux de documente crește imediat în mod dramatic eficiența managementului și a contabilității, deficiențele sistemului de flux de documente creează multe probleme pentru afaceri.

Automatizarea a afectat și această latură a antreprenoriatului.

• Să luăm în considerare caracteristicile creării și funcționării unui sistem organizațional unificat la o întreprindere care asigură circulația documentelor în formă electronică,
• vom discuta despre cum să alegem cel mai potrivit sistem,
• Să facem cunoștință cu cele mai populare EDMS.

Esența sistemelor EDMS

Fluxul documentelor– termen care caracterizează toate procesele dintr-o întreprindere legate de înregistrarea diferitelor acte sub formă de documentare:

• scris sau chitanță originală;
• înregistrare;
• asigurarea executării acțiunilor corespunzătoare conform documentului;
• control asupra executiei;
• contabilitate;
• arhivare;
• depozitare;
• reutilizare;
• anchetă;
• buletinul informativ.

REFERINŢĂ! Fluxul documentelor include și procesul de organizare a tuturor activităților menționate mai sus. Este important să se facă distincția între fluxul de documente și munca de birou: acest din urmă concept este mai larg, se referă la întreaga industrie de afaceri legată de documentare și îl include pe primul.

Multă vreme, procesul de flux de documente s-a desfășurat exclusiv pe hârtie, dar tehnologiile moderne fac posibilă automatizarea acestui sistem și trecerea la o versiune complet fără hârtie sau reducerea semnificativă a fluxului de documentație pe hârtie.

Există mai multe opțiuni pentru denumirea unui astfel de sistem electronic automatizat pentru lucrul cu documentația:

• EDMS – sistem electronic de management al documentelor;
• EDDD – sistem electronic de gestionare a documentelor și de birou;
• SAD – sistem de automatizare de birou;
• EDMS – sistem electronic de management al documentelor;
• SADO este un sistem de automatizare a documentelor.

Cea mai des folosită abreviere este SED.

O componentă obligatorie a EDS este utilizarea semnătură electronică– un identificator al unui document electronic care garantează autenticitatea acestuia (acţionează ca o viză personală pe un document pe hârtie).

Avantajele implementării EDMS

Cel mai evident avantaj al utilizării gestionării electronice a documentelor într-o întreprindere este abilitatea de a evita cu bucurie multe probleme care sunt aproape inevitabile cu forma tradițională de hârtie de birou. Acestea includ:

• erori datorate factorului uman;
• pierderea unui document solicitat;
• timpul petrecut căutând hârtia necesară;
• probleme cu trimiterea, livrarea și primirea documentației;
• dificultăți la realizarea duplicatelor;
• acțiuni suplimentare legate de depozitarea, arhivarea și distrugerea documentelor acumulate;
• costuri pentru rechizite de birou;
• grad mai scăzut de securitate împotriva contrafacerii și posibil prejudiciu etc.

Calitățile pozitive ale EDMS, care afectează în mod dramatic eficiența proceselor de afaceri, provin din principiile utilizării acestui sistem.

1. Identificare fără ambiguitate– în formă electronică, un document este înregistrat o singură dată, după care poate fi ușor identificat automat.
2. Operații paralele– în formă electronică puteți interacționa cu mai multe documente aproape simultan, ceea ce crește eficiența și reduce costurile de timp.
3. Unitatea bazei documentare– toate documentele sunt compilate într-un sistem consistent, ca urmare a căruia nu sunt duplicate sau pierdute.
4. Căutare ușoară– sistemul automat de identificare vă permite să găsiți rapid documentul solicitat folosind un minim de date inițiale.
5. Posibilitate de atasare– puteți atașa unul sau mai multe fișiere oricărui document în formă electronică, ceea ce vă permite să îi furnizați aplicațiile și atributele necesare.
6. Raportare avansată– formularul electronic vă permite să grupați documentele în funcție de temeiurile necesare, ceea ce vă permite să controlați toate etapele deplasării documentației și să asigurați o contabilitate completă și fiabilă a factorilor necesari.
7. Adaptare flexibilă– managementul electronic al documentelor este ușor de adaptat rapid oricăror nevoi de producție.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI! Pentru a asigura toate avantajele notate ale EDMS, personalul care lucrează cu documentație va trebui să se recalifice și să învețe noi abilități.

Care sunt tipurile de EDMS?

Un produs software conceput pentru a îndeplini funcții de automatizare a documentelor diferă în setul de funcții incluse în acesta.

1. EDMS universal(se mai numesc „pachet” sau „cutie” - sisteme standardizate care oferă funcții de bază de management de birou. Caracteristicile lor distinctive:
   • funcționalitate relativ mică;
   • lipsa de adaptare la specificul firmei;
   • accesibilitate și ușurință în instalare și implementare;
   • cele mai ieftine.

ATENŢIE! Atunci când implementează un EDMS universal la o întreprindere, angajatorul va trebui să achiziționeze o licență pentru noile locuri de muncă care se introduc.

2. EDMS personalizat– sisteme fabricate special pentru a satisface nevoile unui anumit client. Aceste produse se caracterizează prin:
   • personificare maximă;
   • cheltuieli suplimentare pentru recalificarea angajaților și achiziționarea de echipamente;
   • cost ridicat;
   • necesită mai mult timp pentru dezvoltare, instalare și implementare.
3. EDMS combinat– sunt adăugate suplimente individuale suplimentare pe baza platformei universale. Instalarea unui astfel de sistem vă permite să rezolvați următoarele probleme:
   • pe deplin potrivite pentru a răspunde nevoilor organizației;
   • costurile de dezvoltare, instalare și punere în funcțiune sunt reduse;
   • modulele de bază vă permit să stăpâniți rapid sistemul și să instruiți personalul;
   • poate interacționa cu alte produse software;
   • clientul primește drepturi depline asupra produsului software.

În funcție de configurație, capacitățile unui anumit EDMS asigură automatizarea diferitelor domenii de activitate de producție, care pot fi combinate în diferite moduri:

1. Munca de birou.
2. Circulația generală a documentelor.
3. Managementul contractelor.
4. Arhivare.
5. Management de proiect.
6. Documentatie speciala.
7. Interacțiunea cu documentația primită.

Cum să alegi un EDMS potrivit

A ridica cea mai buna varianta Pentru a automatiza fluxul de documente al unei organizații dintr-o gamă destul de largă de produse de pe piață, trebuie să știți la ce parametri ar trebui să acordați atenție.

Factorii cheie în selecție sunt următoarele puncte caracteristice pentru organizație:

• disponibilitatea de a înlocui documentația pe hârtie cu omologul său electronic („maturitatea” fluxului de documente);
• obiectivele implementării EDMS;
• posibilitatea de dezvoltare ulterioară;
• resursele alocate pentru implementare (timp și bani).

Să ne uităm la fiecare factor mai detaliat:

1. Maturitatea fluxului documentului sursă. Cu cât fluxul de documente pe hârtie este organizat mai bine într-o companie, cu atât este mai ușor să implementezi un EDMS, deoarece acesta va înlătura imediat toate dificultățile, oferind în schimb beneficiile unui lucru de birou mai eficient. Pentru instalarea sistemului și formarea personalului vor fi necesare timp și costuri financiare relativ mici. La nivelurile inferioare de gestionare a documentelor, va trebui mai întâi să depui efort pentru formalizarea proceselor de bază ale documentelor, apoi să le transferi în formă electronică.
2. Obiective de implementare. Alegerea este determinată de setul de funcții pe care unul sau altul EDMS le va oferi. În fiecare caz specific, conducerea va decide dacă caracteristicile de bază vor fi suficiente sau dacă este necesară personalizarea.
3. Rezerve. Atunci când automatizarea este necesară pentru procesele deja formalizate, există o mare probabilitate de specificitate a acestora. Dezvoltarea unei organizații implică și schimbări în fluxul documentelor, de care sistemul ar trebui să fie capabil. Prin urmare, cu rezervele de dezvoltare stabilite, EDMS implementat ar trebui să fie cât mai flexibil posibil.
4. Resurse. Costul, exprimat în timp și bani, este în cele din urmă componenta investiției. Prin urmare, trebuie să luați în considerare nu numai prețul software-ului și instalarea acestuia, ci și cât va costa deținerea acestui sistem. Costurile suplimentare pot include fonduri pentru „actualizarea” unui EDMS deja funcțional, recalificarea angajaților etc.

Scurtă prezentare generală a mai multor EDMS populare

Pe piața rusă modernă de astăzi, sunt utilizate aproximativ 20 de EDS diferite. Să analizăm cele mai frecvent utilizate dintre ele, care s-au dovedit cu succes în creșterea eficienței managementului întreprinderii.

1. "Practica".În 2012, Ministerul Telecom și Comunicații de Masă a introdus acest sistem ca principal pentru fluxul de documente, are aproximativ 4 mii de clienți. Sistemul este folosit de majoritatea agentii guvernamentale Moscova. Acest program poate fi utilizat în versiunea cloud sau server. Costul unei taxe de abonament pentru o organizație este relativ scăzut pentru fiecare utilizator suplimentar;
2. „Naumen DMS”– o dezvoltare bazată pe NauDoc (în trecutul recent unul dintre cele mai populare EDMS), dar într-o versiune îmbunătățită și extinsă. Face parte dintr-un sistem mai larg de management al proceselor de afaceri.
3. "Directum"– un sistem care pune accent pe principiile interacțiunii colective. Conține mecanisme convenabile pentru crearea bazelor de date de documentare, organizarea de conferințe, interviuri, întâlniri etc.
4. „CompanyMedia”– dimpotrivă, oferă personalizare maximă. Cu ajutorul acestui EDMS este ușor să creați locuri de muncă personale și să asigurați funcționarea acestora.
5. "Caz" este un produs lider, ocupând aproape jumătate din piața EDMS din Federația Rusă, utilizat de Banca Centrală, Sberbank, Rostelecom și alte organizații mari.