Инструкция цб по кассовым операциям. Правила ведения кассовых операций

В процессе регулирования наличного денежного обращения ЦБ РФ осуществляет такую функцию, как определение порядка ведения кассовых операций.

К кассовым операциям относятся операции юридических лиц в процессе их деятельности по приему, хранению и выдаче наличных денежных средств РФ.

В целях ограничения налично-денежного обращения все юридические лица независимо от их организационно-правовой формы:

Важно! Следует иметь ввиду, что:

Каждый случай уникален и индивидуален.
Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
должны производить расчеты по своим обязательствам с другими организациями в безналичном порядке через учреждения банков;
могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;
обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждениями банков;
имеют хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

В соответствии с ограничениями по осуществлению расчетов в наличной форме ЦБ РФ установил порядок ведения кассовых операций предприятиями, организациями, а также кредитными организациями на территории РФ.

Все наличные деньги, поступающие на предприятия, в организации и учреждения, а также наличные деньги, выдаваемые юридическими лицами, должны документально оформляться. Основными денежными документами в данном случае выступают приходный и расходный кассовые ордера, которые оформляются на основе первичных документов (договоров и т.п.).

В кассовой книге отражаются все операции по приему и расходованию денег по каждому операционному дню. Приходные и расходные ордера, а также чеки на получение денег в кредитных организациях подписывает получатель средств, которым выступает руководитель предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченное им лицо.

У юридических лиц наличные деньги могут храниться лишь в пределах лимита, который устанавливает банк, обслуживающий данное юридическое лицо. По окончании рабочего дня сверхлимитные суммы наличных денег должны сдаваться в банк. В кассе предприятия, учреждения или организации может оставаться в пределах лимита лишь такая сумма денег, которая необходима для осуществления на следующий день неотложных небольших платежей. Исключения из этого правила специально оговариваются в соответствующих нормативных актах Правительства РФ или Банка России.

В целях сохранности средств помещения кассы должны быть соответствующим образом оборудованы.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных (старших) бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Банки обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями действующего порядка ведения кассовых операций и в случае выявления нарушений принимать необходимые меры к их устранению.

Особый порядок ведения кассовых операций предусмотрен для юридических лиц, принимающих наличные деньги от населения за продаваемые товары, оказанные услуги и выполненные работы, что позволяет осуществлять финансовый контроль за законностью проводимых операций, а также за полнотой и своевременностью уплаты налогов .

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт » установил, что денежные расчеты с населением по торговым операциям или оказанию услуг производятся всеми предприятиями (в том числе физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольно-кассовой техники.

Перечисленные юридические лица, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны иметь зарегистрированную контрольно-кассовую технику в исправном состоянии, выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный техникой чек, подтверждающий исполнение обязательства по , и обеспечивать беспрепятственный доступ к этим машинам сотрудников налоговых органов.

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Комментарий к новому порядку ведения кассовых операций. Комментарий к Положению ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"

Новое Положение о порядке (далее - Положение) действует с 1 января. Одновременно утратили силу (Указание ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У) старый Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - Порядок) (Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) и Положение ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения в Российской Федерации (Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П).
Новые правила дают больше свободы, чем прежние, но только организациям. Для предпринимателей они, наоборот, означают ужесточение условий работы, поскольку с 2012 г. однозначно распространяются и на них (Пункт 1.1 Положения). А это означает, что и предприниматели теперь должны устанавливать лимит остатка наличных в кассе, сдавать сверхлимитные наличные в банк, оформлять ПКО и РКО при внесении денег в кассу и выдаче из нее, и т.д.
Посмотрим, что изменилось по сравнению с прежним Порядком и что нужно учесть, работая по новым правилам.

Как установить лимит кассы

(+) Теперь лимит остатка наличных денег в кассе не нужно согласовывать с банком. Вы должны установить его самостоятельно, а директор - утвердить своим приказом (Пункт 1.2 Положения). Однако произвольно сделать это нельзя. Лимит нужно рассчитать по специальной формуле (Пункт 1.3 Положения; Приложение к Положению). Она учитывает объем поступления наличных в прошлом. За какой период взять этот показатель, вы решаете сами. Единственное ограничение - расчетный период не должен быть больше 92 рабочих дней вашей организации (а не тех, которые не являются выходными и праздничными в соответствии с ТК (Статьи 111, 112 ТК РФ)). Кроме того, при установлении лимита ориентируйтесь на ваши планы по инкассации выручки.
Итак, если наличная выручка у вас бывает, лимит нужно посчитать так (Часть I Приложения к Положению):

Обратите внимание: последний показатель в формуле вы устанавливаете самостоятельно. То есть, прежде чем рассчитывать лимит, нужно решить, как часто вы хотите сдавать наличную выручку в банк. Либо изучите ваш договор инкассации с банком.
Для вновь созданной организации лимит можно рассчитать исходя из ожидаемого объема выручки в расчетный период.
Если наличной выручки у вас нет, рассчитать лимит нужно исходя из объема выдачи наличных (за исключением денег, предназначенных для выдачи зарплаты и прочих выплат работникам) (Часть II Приложения к Положению):

Для вновь созданной организации, если у нее не планируется поступления наличной выручки, лимит можно рассчитать исходя из ожидаемого объема выдачи наличных.
В расчетный период необязательно включать рабочие дни, непосредственно предшествующие году, в котором вы устанавливаете лимит. То есть вы можете взять любой удобный для вас период. К примеру, если вы хотите, чтобы лимит был максимально возможным, примите за расчетный период 1 день, на который у вас пришелся пик поступления выручки либо выплат из кассы (если наличной выручки у вас нет).
Если у вас есть обособленные подразделения без расчетного счета, то в расчет лимита головной организации нужно включить наличные деньги, хранящиеся в таких подразделениях. А для каждого подразделения, которому открыт свой расчетный счет, нужно установить отдельный лимит исходя из показателей этого подразделения (Пункт 1.2 Положения).
Раньше лимит устанавливали на весь предстоящий год (Приложение 1 к Положению ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П) (правда, банк мог его пересмотреть по просьбе клиента (Пункт 5 Порядка)). Теперь период, на который следует установить лимит, не определен. Лучше, утверждая лимит, вовсе не указывать, до какого дня он действует, а оговорить только дату, начиная с которой он действует. Тогда при необходимости вы в любой момент сможете лимит изменить. Так, если наличная выручка (или расход наличности) увеличилась и остаток в кассе перестал умещаться в ранее установленный вами лимит, то ничто не мешает установить на будущее новый лимит исходя из выросших поступлений.
Нести приказ о лимите в банк ни для согласования, ни для ознакомления не нужно.
А если в расчете лимита допущена ошибка, которая привела к его завышению? Тогда за накопление в кассе наличных сверх верно рассчитанного лимита налоговики могут вас оштрафовать (Часть 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 23.5, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ).

Для справки
Оштрафовать могут за следующие нарушения кассовой дисциплины (Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- расчеты наличными с организациями или предпринимателями на сумму больше 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У);
- неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных;
- несоблюдение порядка хранения свободных денег;
- накопление в кассе наличных сверх лимита.
Для организаций штраф - от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц и предпринимателей (Примечание к ст. 2.4 КоАП РФ) - от 4000 до 5000 руб.

Когда придется сдавать наличную выручку в банк

(!) Как и раньше, наличные сверх лимита их остатка в кассе (они в Положении отнесены к свободным деньгам) организации обязаны хранить в банке (Пункт 1.4 Положения).
То есть, как только лимит будет превышен, сверхлимитные деньги нужно будет сдать в банк. Но есть исключения.
Теперь не только хранение, но и накопление в кассе наличных сверх лимита допустимо:
- в дни выдачи зарплаты, стипендий и прочих социальных выплат. Раньше накапливать в кассе наличную выручку для этих целей было нельзя - деньги на это необходимо было получить в банке (Пункт 7 Порядка);
- в выходные и праздничные дни, если в эти дни есть кассовые операции.
Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты, стипендий и прочих социальных выплат, можно хранить в кассе не 3, а 5 рабочих дней (включая день их получения) (Пункт 4.6 Положения).

На что можно расходовать наличные из кассы

(!) Раньше наличные, полученные в банке, можно было тратить только на цели, указанные в чеке (Пункт 4 Порядка). Теперь никаких ограничений для расходования таких денег нет. Помните только о лимите расчетов наличными по договорам между организациями (предпринимателями) - 100 000 руб. по одной сделке (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
А вот наличную выручку по-прежнему нельзя тратить на все подряд. Хотя в Положении о возможных целях ее расходования ничего не сказано, их закрытый перечень закреплен в другом документе ЦБ РФ (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Наличная выручка может идти только:
- на выдачу зарплаты, стипендий и прочих выплат работникам;
- закупку товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- командировочные расходы;
- возврат покупателям денег за оплаченные ранее наличными и возвращаемые ими вам товары, не выполненные вами работы, не оказанные вами услуги.
То есть вы не можете, к примеру, из наличной выручки вернуть или выдать заем.

Двери с решеткой - в лом

(+) Никаких общеобязательных требований к оборудованию кассовой комнаты больше не существует. Руководители отныне сами решают, как им обеспечить сохранность наличных при их хранении и транспортировке в банк (Пункт 1.11 Положения).

Предупреждаем руководителя
Если не принять меры, которые обеспечат сохранность денег при их хранении в кассе и при перевозке, то кассир не будет нести материальной ответственности за них. Ведь такая ответственность наступает при наличии вины работника и его противоправном поведении (Статья 233 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52). А в том, что работодатель не позаботился о сохранности денег, вины кассира нет.

Так что штрафы за отсутствие двойных дверей и прикрепленного к полу сейфа ушли в прошлое.

На что обратить внимание при оформлении кассовой документации

(!) В Положении сказано, что на квитанциях к ПКО, в расчетно-платежной ведомости нужно ставить штамп, содержащий "реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции" (Пункты 2.3, 3.2 Положения). Успевшие ознакомиться с Положением бухгалтеры недоумевают: что это за реквизиты? Все просто: имеются в виду традиционные штампы "Оплачено", "Принято", "Выдано" с текущей датой. Такими штампами нужно снабдить кассира (Пункт 2.3 Положения).
Кроме того, у кассира должна быть карточка с образцами подписей всех, кто вправе оформлять кассовые документы (Пункты 2.1, 2.2, 2.3 Положения). Это могут быть руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер либо иной работник, уполномоченный на то руководителем (которому директор выдал доверенность) (Пункт 2.2 Положения). При выдаче и приеме денег кассир обязан сверять подпись на кассовом ордере с имеющимся у него образцом (Пункты 3.2, 4.2 Положения). Собственно, такой порядок подразумевался и раньше - кассир обязан был удостовериться в подлинности подписи на кассовых документах (Подпункт "а" п. 20 Порядка), только оформлять карточку с образцами подписи не требовалось.

(+) Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме N КО-5 (в нее заносят операции между старшим кассиром и кассирами) Положение разрешает вести в электронном виде, не распечатывая бумажный экземпляр. Но лишь при условии, что старший кассир и кассиры подписывают ее при помощи ЭЦП, а руководитель и главбух (бухгалтер) заверяют ЭЦП количество листов в ней (Пункт 2.5 Положения).

Подотчет - по заявлению

(!) Деньги под отчет теперь можно выдавать работникам только по их заявлениям, на которых есть собственноручная надпись руководителя о сумме наличных и сроке, на который их нужно выдать, а также его подпись и дата (Пункт 4.4 Положения). До сих пор, напомним, достаточно было подписи руководителя и главбуха на РКО (Пункт 14 Порядка). Директор может своим приказом (доверенностью) передать полномочия по подписанию таких заявлений кому-то из подчиненных, ведь под руководителем в Положении понимаются также и уполномоченные им лица (Пункт 1.2 Положения).

Как вести кассовую книгу, если есть обособленные подразделения

(+) Прежний Порядок предусматривал, что у организации может быть только одна кассовая книга (Пункт 23 Порядка). Теперь же обособленные подразделения, у которых есть расчетный счет, сами оформляют свои кассовые операции и ведут свою кассовую книгу (Пункт 5.6 Положения), поскольку:
- имеют свою кассу и свой лимит остатка наличных (Пункт 1.2 Положения);
- могут сами сдавать свои наличные в банк (Пункт 1.5 Положения).
Лист этой книги после выведения остатка наличных на конец дня нужно передавать головной организации не позднее чем на следующий рабочий день. Если книга на бумаге, то передавать нужно отрывной лист, а если в электронном виде - то его распечатанный второй экземпляр. Можно и переслать лист в электронном виде, тогда распечатку с подписями все равно придется отдать, но не обязательно в тот же день - порядок передачи должен утвердить директор (Пункт 5.6 Положения).

Предприниматели теперь обязаны соблюдать кассовую дисциплину

(-) Как мы уже сказали, все нормы Положения действуют не только для организаций, но и для предпринимателей. Исключения для них ЦБ РФ не сделал несмотря на то, что личные и занятые в предпринимательской деятельности деньги у них никак не разделены (Статья 24 ГК РФ).
Понятно, что на деньги ИП Положение распространяется лишь до тех пор, пока они заняты в предпринимательской деятельности. Иное противоречило бы Конституции, по которой каждый человек вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом (Статья 35 Конституции РФ). Не ясно только, как фиксировать переход наличных из одного качества в другое. Вопрос, который в связи с этим возникает у ИП: как теперь забрать из кассы деньги на личные нужды и обязательно ли хранить все деньги в банке?

Как предпринимателю забрать выручку на личные расходы

Вариант 1. В конце дня забирать выручку из кассы, выписывая РКО и указывая в нем, к примеру: "На личные нужды". Это не будет нарушением правил кассовой дисциплины - ни тех, что ограничивают цели расходования наличной выручки (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У), ни тех, что обязывают хранить сверхлимитные наличные в банке. Ведь в момент такого изъятия деньги перестают участвовать в предпринимательской деятельности (и вы это зафиксировали, составив РКО), а значит, нормы Положения и Указания N 1843-У больше на них не распространяются.
При таком подходе установление лимита остатка наличных в кассе теряет всякий смысл. И если вы до сих пор работали без расчетного счета, то открывать его нет надобности.
Пока неизвестно, как налоговики отнесутся к такому варианту. Нельзя исключить, что они усмотрят в нем нарушение правил хранения свободных денег (поскольку те не сдаются в банк, а изымаются в карман ИП) и попытаются вас за это оштрафовать (Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Вариант 2. Поэтому самые осторожные предполагают действовать иначе: сдавать всю сверхлимитную наличность в банк для зачисления на свой "предпринимательский" расчетный счет и затем уже снимать с него деньги с формулировкой "на личные нужды". Таким образом, переход наличных из предпринимательской сферы в личную будет зафиксирован банком.
Этот вариант плох прежде всего тем, что заставляет платить банковские комиссии. Кстати, они могут оказаться ощутимо больше штрафа для предпринимателей (он составляет максимум 5000 руб.).

Как ИП вести кассовую документацию

Кассовые операции предприниматель может вести и оформлять сам (Пункты 1.2, 1.6 Положения). Поэтому нанимать кассира не обязательно. Пусть вас не смущает, что все формы документов для учета кассовых операций предназначены для юридических лиц (Пункт 2 Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Ведь в Положении прямо указано на то, что ими должны пользоваться и предприниматели. Заполняя документы, они ставят подписи за руководителя (Пункт 2.2 Положения). Если предприниматель ведет кассовые операции сам, то расписываться за главбуха и кассира не следует. Счета бухучета в документах указывать не нужно, поскольку ИП бухучет пока не ведут (Пункт 4 ч. 1 ст. 2, п. 1 ч. 2 ст. 6, ст. 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При расходовании наличной выручки на закупки оформлять это как выдачу денег под отчет самому себе не нужно. Это абсурдно, да и под отчет деньги могут быть выданы только работнику (Пункт 4.4 Положения). Лучше составить РКО, просто указав, на какие цели будут потрачены деньги.

Проводить проверки соблюдения кассовой дисциплины банки больше не будут, отныне у них нет такой обязанности. А проект закона, передающего эти полномочия налоговикам, хоть и одобрен Правительством, но пока не принят. Однако налоговики по-прежнему вправе проверять полноту оприходования кассовой выручки в рамках контроля за применением ККТ (Пункт 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Понятно, что "заодно" они могут обнаружить и другие нарушения правил ведения кассовых операций, составить протокол и оштрафовать (Подпункт 1 ч. 1 ст. 28.1, ч. 1 ст. 23.5, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ).

Декабрь 2011 г.

ПИСЬМО

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА

ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

(в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247)

Для руководства в работе сообщаем, что в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. N 3537-1 "О денежной системе Российской Федерации" (статья 15) Совет Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 утвердил "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

В связи с этим, утратило силу Постановление Госбанка СССР от 8 августа 1991 г. N 2 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве".

Доведите указанный документ до коммерческих банков и расчетно-кассовых центров с просьбой проинформировать обслуживаемые ими хозорганы об утверждении Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Обеспечьте действенный контроль со стороны учреждений банков за соблюдением предприятиями, учреждениями и организациями данного Порядка.

Первый заместитель

Председателя Центрального банка

Российской Федерации

А.В.ВОЙЛУКОВ

Письмами ЦБ РФ от 17.02.1994 N 14-4/35 и от 16.03.1995 N 14-4/95 направлены Разъяснения по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Утверждено

Решением Совета Директоров

Центрального Банка России

Порядок ведения кассовых операций в российской федерации

I. Общие положения

1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее - банках).

2. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

12. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ» от 04.10.1993 №18. Орг-ции независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления наличных расчетов денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных ДС орг-циями при осуществлении расчета с населением производится с применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги полученные орг-циями в банках расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

В кассе можно храить денежные суммы в пределах установленного банком лимита. Превышение установленного лимита в кассе допускается лишь в течение 3-х рабочих дней в период выплаты з/п работникам орг-ции (в районах крайнего севера – 5 дней).Нарушение лимита расчетов грозит организации-плательщику штрафом в двухкратном размере суммы произведенного платежа.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Документы заполняются шариковой ручкой или при помощи компьютера. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных Денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных Документов оформляются подписями.

П/п выдает наличные деньги под отчет только из кассы орг-ции в размерах и на сроки, определяемые руководством п/п.

Лица, получившие нал. ДС под отчет обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию п/п отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача нал. Денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лицапо ранее выданному ему аванса. Передача выданных под отчет нал. Денег одним лицом другому запрещено.

ДС в кассе учитываются на активном синтетическом счете 50. В дебет записываются поступления ДС, а в кредит – выбытие ДС из кассы. К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.